Командировочные расходы, которые отныне инспекторы считают обоснованными и разрешают списывать
Чем поможет эта статья: Мы расскажем, как в налоговом учете отражать затраты на электронные билеты, визы, страховки, такси и вип-залы для командированных сотрудников. Все рекомендации, приведенные в статье, основаны на самых свежих разъяснениях Минфина России.
От чего убережет: От переплаты налога на прибыль.
В решении по проверке было сказано: «Налогоплательщик не подтвердил расходы на командировки работников на сумму 686 356 руб.». В результате сумма доначисленного налога на прибыль превысила 100 000 руб. Компания не согласилась с решением инспекторов, и суд ее поддержал (постановление ФАС Поволжского округа от 17 июня 2013 г. по делу № А55-26059/2012).
Важная деталь
Командировочные расходы, которые раньше вызывали претензии у контролеров, теперь можно списывать.
Это один из последних случаев, когда инспекторы доначислили организации крупную сумму, придравшись к затратам на командировки. Примеров таких сейчас довольно много (самые интересные решения судов в пользу компаний мы привели в таблице ниже). Однако в ближайшее время число подобных споров должно сократиться. Причина — свежие разъяснения Минфина России. Чиновники этого ведомства последнее время все чаще высказываются в пользу налогоплательщиков, разрешая им учитывать при расчете налога на прибыль те расходы, которые инспекторы на местах считают необоснованными. В этой статье мы рассмотрим самые распространенные затраты такого рода.
Ситуации, когда компаниям удается защитить крупные суммы командировочных расходов
| Ситуация | Действия налоговиков | Выводы судей, рассмотревших дело, и реквизиты решения |
|---|---|---|
| Списали командировочные расходы, несмотря на то, что гостиница оформила документы с ошибкой в своем ИНН | Контролеры могут запросить сведения о гостинице в ЕГРЮЛ. Если таковых не окажется, то инспекторы скорее всего доначислят налог на прибыль | В документах об оплате услуг гостиницы изначально были указаны все обязательные реквизиты. Их правильность можно проверить только после того, как услуга будет оказана. В то же время выявлять незаконное предпринимательство должны налоговики, а не организации (ст. 32 НК РФ). Нереальность сделки, как и преднамеренный выбор сомнительного контрагента, инспекторы должны доказать (постановление ФАС Поволжского округа от 17 июня 2013 г. по делу № А55-26059/2012) |
| Признали расходы на командировку без удостоверения | Раз на командировку сотрудника не выписано командировочное удостоверение, то расходы на проезд и другие командировочные затраты нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Так утверждают налоговики | Если еще до поездки известно, что отметки в командировочном удостоверении никто не поставит, то смысла выписывать его нет. Такая ситуация может сложиться, к примеру, на выставке, форуме. Вместо удостоверения есть приказ о командировке и проездные билеты. К тому же, когда тема форума или выставки соответствует деятельности предприятия, расходы можно считать обоснованными (постановление ФАС Уральского округа от 1 июня 2012 г. № Ф09-4722/12) |
| Расходы на командировку приняли, а договор по итогам поездки так и не был подписан | Контролеры заявили, что командировочные расходы в данном случае необоснованны. Ведь работник командирован на выставку, в которой организация не участвовала. Вдобавок поездка не привела к заключению новых договоров. А значит, из облагаемой прибыли их исключили зря | Отсутствие оправдательных документов, подтверждающих положительный результат от командировки (заключенные предварительные договоры, подписанные протоколы о намерениях), еще не повод считать расходы необоснованными. Целью командировки вполне может быть исследование продукции на рынке (постановление ФАС Поволжского округа от 11 июля 2012 г. по делу № А55-17726/2011) |
Стоимость электронного билета можно списать без дополнительных документов об оплате
Сотрудники компаний все чаще предпочитают оформлять электронные билеты через Интернет. То есть билета как такового работники не получают. Вместо него они прикладывают к авансовому отчету распечатки. Маршрут/квитанции и посадочные талоны, если оплачивали перелет, или контрольные купоны в случае с железнодорожным транспортом. Достаточно ли этих документов для подтверждения расходов на проезд?
Вполне, отвечают контролеры. Представлять документы об оплате билета, например выписку со счета банковской карты, не надо. Ведь контрольные купоны и маршрут/квитанции уже являются документами строгой отчетности и применяются при оплате наличными или банковскими картами (письмо Минфина России от 29 августа 2013 г. № 03-03-07/35554).
У таких документов есть свои перечни обязательных реквизитов (подп. 2 п. 1 приложения к приказу Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134, п. 2 приложения к приказу Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322). Надо тщательно проверять, верно ли заполнены сведения о работнике (см. врез ниже).
Какие сведения обязательно должны быть в документе, подтверждающем оформление электронного билета
Фамилия, имя, отчество, паспортные данные (другого документа, удостоверяющего личность) — если работник оформил внутренний авиабилет или билет на поезд. Эти данные должны быть в маршрут/квитанции (в случае с авиаперелетом) или контрольном купоне (при оплате поезда, электрички).
Фамилия и другие дополнительные сведения в соответствии с различными международными нормами (например, имя, пол) — если работнику был куплен авиабилет за границу. Таким образом, паспортные данные в этой ситуации в маршрут/квитанции могут быть не указаны.
Но как быть, если в маршрут/квитанции электронного билета не указано, например, отчество пассажира? Списать расходы вы вправе, если все остальные реквизиты в документе в порядке. Такой благоприятный для компании вывод следует из письма Минфина России от 19 августа 2013 г. № 03-03-07/33656.
Более того, в Минфине России уверяют, что расходы на перелет к месту командировки удастся списать, даже если сотрудник потерял посадочные талоны. Самое главное — приложить к авансовому отчету справку от авиакомпании, подтверждающую информацию о полете (письмо от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187).
Чтобы отразить в налоговом учете стоимость такси для командированного сотрудника, предусмотрите эти расходы во внутренних документах
Уезжая в командировку, некоторые работники (как правило, из руководящего состава компании) пользуются определенными привилегиями. Заказывают дорогое такси или дожидаются посадки на рейс в зале повышенной комфортности аэропорта. Долгое время расходы на такой сервис контролеры считали блажью руководителей. И всякий раз затраты пытались оспорить.
Теперь же суммы, истраченные на вип-зал и такси, можете отнести к командировочным расходам (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В первом случае представители Минфина России выразили свое мнение в письме от 15 августа 2013 г. № 03-04-06/33238. А во втором — в письме от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223.
Чиновники применили такую логику. Компания должна возместить работнику расходы на проезд, жилье, суточные и иные расходы с разрешения руководителя. А порядок и размеры таких компенсаций определяются коллективным договором или положением о командировках. То есть расходы на услуги зала повышенной комфортности можно учесть в составе прочих, если такие условия прописаны во внутренних документах компании.
Затраты на оформление визы и страховки можно списать еще до самой поездки
Если для загранкомандировки вашему сотруднику потребовалось оформить паспорт, визу и страховку, то затраты на такую подготовку надо ему возместить (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Работник тратится на все эти документы заранее. Поэтому может получиться так, что один авансовый отчет (подтверждающий расходы на визу и паспорт) работник сдаст вам в одном отчетном периоде, а второй (с затратами на проезд и жилье) уже в следующем. Когда же списывать суммы, истраченные на подготовку к поездке?
В Минфине России уверяют, что стоимость услуг по каждому из авансовых отчетов надо учитывать на дату его утверждения (письмо от 18 июля 2013 г. № 03-03-06/1/28117).
Главное, о чем важно помнить
1 Если ваш работник потерял посадочные талоны, то стоимость перелета удастся списать на основании распечатки маршрут/квитанции и справки из авиакомпании.
2 Командировочные расходы надо учитывать на дату утверждения авансового отчета.
Дополнительно про учет командировочных расходов
Статья: «В Минтруде рассказали о командировочных документах и о том, как считать суточные» («Главбух» № 14, 2013).
Документы: подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ; письмо Минфина России от 18 июля 2013 г. № 03-03-06/1/28117.
за правильный ответ
