Как составить удобный для работы график отпусков на 2014 год

В первый раз график отпусков на 2014 год вы можете составлять в произвольном виде и не пользоваться громоздкой формой № Т-7. Ведь с 2013 года все компании вправе самостоятельно разрабатывать формы кадровой первички. Главное, чтобы при этом они содержали те обязательные реквизиты, что предусмотрены частью 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). Мы предлагаем вам воспользоваться упрощенным и более наглядным бланком, образец которого приведен в этой статье. Срок для утверждения графика на 2014 год — 17 декабря 2013 года (ст. 123 ТК РФ). Иначе возможен штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Какие графы убрать из графика, а какие оставить

Вы вправе и впредь использовать форму № Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Но в ней есть графы, которые только загромождают документ ненужной информацией. Поэтому унифицированный бланк можно взять за основу, переделав его под себя. Образец наиболее удобной формы приведен ниже. При этом красным цветом мы выделили те строки и графы, без которых можно обойтись. А зеленым – которые стоит добавить или изменить.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Из типовой формы можно безболезненно убрать шапку документа с указанием классификаторов, реквизиты мнения профсоюза, табельный номер сотрудника. А графы 5—9, которые касаются продолжительности отпуска, лучше переделать. Во-первых, можно убрать графы о переносе отпуска. Ведь та же самая информация, по сути, учитывается в двух других графах — «Отпуск фактический» и «Отпуск запланированный». Во-вторых, их стоит тоже немного изменить по сравнению с документом Госкомстата. Для наглядности вместо дат начала запланированного и фактического отпусков можно написать их конкретные периоды и количество календарных дней каждой части запланированного и фактического отпусков.

Если при этом были какие-то переносы отпуска, основание можно указать в графе «Примечания». Для подобных пометок ее надо оставить. Например, в ней также можно указывать продолжительность накопившихся с прошлых лет отпусков.

С графиком нужно обязательно ознакомить работников. Мы советуем внести в график дополнительную графу «Ознакомлен». В ней каждый работник поставит свою подпись и дату.

Остальные сведения в графике стоит оставить такими, как в унифицированной форме.

Какие сведения включать в график

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Поэтому в него должны быть включены все сотрудники, работающие по трудовому договору.

Перед тем как заполнить график, определите, на какое количество дней отпуска каждый работник вправе претендовать в будущем году, есть ли у него право выбора времени отпуска (см. таблицу ниже). Учтите, что отпуск можно разбивать на части только по соглашению сторон (письмо Роструда от 17 июля 2009 г. № 2143-6-1). То есть нужно согласие как самого работника, так и администрации. При этом одна из частей отпуска в любом случае должна быть не меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Остальные его части могут иметь любую продолжительность.

Какие сотрудники могут взять отпуск без предварительного согласия руководства

В графике не надо отражать учебные отпуска за свой счет, а также отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком. Статья 123 Трудового кодекса РФ требует включать только ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Разумеется, в конце года далеко не все работники могут точно сказать, в какие сроки они планируют отдыхать в 2014 году. Укажите предположительные даты отпусков. Главное не оставляйте в графике пустых строк. Если в итоге работник пойдет в отпуск в другие дни, просто укажите эти новые даты в графике рядом с запланированными числами.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2013 году он использовал только 21 день, осталось еще 7. Следовательно, в графике отпусков на 2014 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 35 дней (28 + 7). При этом в примечании нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 7 дн. за 2013 год». Впрочем, если неиспользованные дни отпуска не включить в график отпусков, работник не утрачивает права использовать их по своему усмотрению. С согласия работодателя он может отгулять отпуск за прошлый год в любое время в течение текущего календарного года.

Заполнить график вы можете по алфавиту или по очередности отпусков, например, разбив график по месяцам. Правда, во втором случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться. И это усложнит поиск по конкретному сотруднику.

Допустим, график на следующий год утвержден. Но в январе в компанию пришел новый сотрудник. Нужно ли в такой ситуации менять график? Нет, не нужно, в законодательстве такого требования нет.

В то же время вы можете оформить приложение к графику, где будут указаны отпуска всех новых сотрудников. Только не забывайте: право на отпуск недавно принятые работники получают, отработав в компании шесть месяцев. Уйти раньше они могут только по согласованию с руководством.

Если вам подарили... лошадку :)

Человек от души желает вам всех благ. Потому что лошадь и подкова — символы 2014 года, означающие счастье, удачу, везение, легкость, красоту и грацию. Так что чем больше преподнесенная вам лошадка, тем больше вам желают счастья.

Тайна следующего подарка — в статье «Сотрудник отказывается выполнить срочное поручение руководителя»