Как японская философия поможет сделать из ваших подчиненных ценных сотрудников

Любой из вас наверняка не раз сталкивался с неэффективной работой подчиненных, но не всегда получалось исправить ситуацию. В таких случаях я всегда предлагаю применять технологию Кайдзен, которая в переводе с японского языка означает «непрерывное совершенствование» (подробнее — см. ниже). Главная идея этой теории заключается в том, что сотрудники сами регулярно предлагают, что можно изменить и улучшить в их работе. По принципу обратной связи снизу вверх.

В бухгалтерии непрерывное улучшение может проходить по трем основным направлениям: методическое (профессиональное), техническое и организационное. Рассмотрим каждое из этих направлений подробнее.

Сотрудник должен совершенствовать знания

Не секрет, что качество профессиональной подготовки молодых специалистов в последнее время сильно снизилось. Сотрудники иногда не понимают экономический смысл того, что делают на своем участке учета, не говоря о смежных. Не все успевают следить и за меняющимся законодательством.

Навыки работы на компьютере у сотрудников тоже не на высоте. Так, далеко не все умеют пользоваться функцией групповой обработки первичных документов, которая есть в любой бухгалтерской программе. Другой пример — использование электронных таблиц MS Excel. Достаточно часто бухгалтеру нужно выгрузить из программы или создать самому тот или иной отчет, а он не знает элементарных основ форматирования таблиц.

Любому бухгалтеру, который хочет быть востребованным, надо постоянно повышать свои профессиональные знания и навыки. И кому как не ему самому лучше других знать, где надо подучиться, чего не хватает в опыте. Поэтому попросите подчиненных сообщать вам, если им необходимо пойти на семинар, требуется время для изучения законодательства , нужна помощь более опытного коллеги. Это и будет обратной связью «снизу вверх» в рамках технологии Кайдзен.

Пусть сотрудники сообщают вам о технических и организационных проблемах

Технологии постоянно меняют бухгалтерскую работу. Вместо чековых книжек мы используем корпоративные пластиковые карты, нам не приходится ездить в налоговую, потому что отчетность можно сдать в электронном виде, а с аудиторами мы консультируемся не лично, а через Skype. Современный главбух не должен бояться технических новинок, ведь они экономят наше время и облегчают жизнь.

Вы, как руководитель, конечно, постоянно следите за теми технологиями, которые используют в бухгалтерии. Но контролировать абсолютно все сложно. Поэтому постройте управление так, чтобы сотрудники сами оперативно сообщали вам о тех вещах, которые требуют обновления — будь то сломавшийся принтер или устаревшая программа. Иногда, чтобы оптимизировать рутинные операции, требуется принципиально новое программное обеспечение. А иногда достаточно доработать имеющееся. Скажем, настроить в бухгалтерской программе автоматизированную процедуру закрытия отчетного периода.

Главбухи малых предприятий вообще справляются с учетом в одиночку. По мере роста бизнеса приходится нанимать себе помощников. Самое важное здесь правильно распределить нагрузку , наладить бизнес-процессы так, чтобы бухгалтерия работала эффективно. Решить эту задачу без обратной связи с коллективом очень сложно.

Если кто-то из сотрудников бухгалтерии считает, что он перегружен или занимается работой, которая не соответствует его квалификации, то об этом он должен обязательно сообщить руководству. По возможности стоит исправлять подобные перекосы — перераспределять обязанности и нагрузку между подчиненными, чтобы организационно-функциональная структура бухгалтерии стала оптимальной.

Для повышения эффективности работы бухгалтерии иногда приходится вносить изменения в регламент взаимодействия со смежными подразделениями. Допустим, сотрудники других отделов могут приносить документы бухгалтеру по учету материалов в любое время в течение дня. В результате человек не может сосредоточиться на работе и вынужден задерживаться по вечерам. Попросите подчиненных рассказывать вам обо всех подобных проблемах, даже если они кажутся им неразрешимыми.

Постарайтесь получить от сотрудников предложения по улучшению их работы

На любом бухгалтерском участке найдется много того, что можно усовершенствовать по каждому из вышеперечисленных направлений. И главбуху нужно стимулировать подчиненных проявлять инициативу, то есть самостоятельно формулировать предложения по повышению эффективности их работы.

Конечно, не обязательно объявлять сотрудникам прямо — отныне и навсегда мы работаем по философии Кайдзен. Достаточно просто закрепить за каждым из ваших подчиненных обязанность регулярно выдвигать предложения по совершенствованию своей работы. Можно даже прописать это в должностных инструкциях. Далее необходимо установить норматив на количество таких рацпредложений. На первом этапе работы по технологии Кайдзен каждый сотрудник должен вносить не меньше трех предложений в неделю — по одному в каждом направлении совершенствования. Больше можно, а меньше — нет. Через некоторое время, если эффективность работы бухгалтерии повысится, можно снизить норматив до одного в неделю.

Чтобы подчиненным было понятно, чего именно вы от них хотите, я советую привести конкретные примеры таких предложений. Скажем, бухгалтер по зарплате хочет посмотреть вебинар, чтобы разобраться в новых правилах расчета пособий и страховых отчислений. Объясните, что это тоже считается рацпредложением, так как повысит профессиональный уровень специалиста.

Но нельзя допускать, чтобы подчиненные относились к новым задачам формально. Целесообразнее поощрять тех специалистов, которые придумывают, скажем, лучшее предложение месяца. Решать, кого именно поощрить, вы можете сами либо вместе с заместителем. За лучшую идею работнику можно вручать символический приз, а если есть возможность — премию.

Главное, чтобы разумные предложения сотрудников не откладывались в долгий ящик, а как можно быстрее воплощались в жизнь. Тогда их энтузиазм не погаснет. А вот если кто-то из бухгалтеров несколько раз подряд не смог сформулировать ни одной мысли по улучшению собственной работы, это повод серьезно задуматься — а нужен ли вам такой подчиненный?

Наладьте учет поступающих от сотрудников предложений

Идей по совершенствованию работы будет много, и они должны поступать от сотрудников регулярно. Поэтому необходимо организовать удобное место для их хранения и последующей обработки.

Идеальный вариант — завести на корпоративном сервере файл в виде таблицы, куда сотрудники сами могут вносить свои предложения, дату и фамилию автора. Так вам будет проще контролировать весь процесс.

Затем с определенной периодичностью (допустим, один раз в неделю) необходимо эти предложения анализировать. Можно на небольших совещаниях. Сразу прикидывайте бюджет, сроки реализации и количество необходимых исполнителей.

Для реализации выбирайте те идеи, которые при наименьших затратах средств, времени и сил принесут наибольший эффект. Например, именно перераспределение обязанностей между сотрудниками может существенно повысить производительность труда и при этом ничего не будет стоить компании.