Как безопаснее всего переустановить лимит кассы по новым правилам

С 1 июня действуют новые правила установления лимита остатка наличных денег в кассе компаний, ее обособленных подразделений и у предпринимателей (Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Все изменения выгодные. Во-первых, у компаний появилась возможность пересчитать лимит по выгодной формуле. Во-вторых, малые компании и предприниматели больше не обязаны устанавливать и соблюдать лимит остатка наличности.

Безопаснее издать новый приказ о лимите

Новый порядок действует с 1 июня 2014 года. Возникает вопрос: а если компания не переутвердит лимит по новому порядку, будет ли действовать ее старый приказ? В Указании Банка России № 3210-У ответа нет. Мы считаем, что будет. Однако в старом приказе стоит дата его утверждения и скорее всего ссылка на реквизиты прежнего порядка ведения кассовых операций. Поэтому есть риск, что инспекторы посчитают такой приказ недействующим, лимит нулевым, всю выручку в кассе — сверхлимитной. А за это возможен штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Чтобы избежать претензий, в первую очередь переутвердите старый лимит новым приказом директора с 1 июня (см. образец ниже). Если у компании 1 июня — нерабочий день, то утвердить лимит кассы можно 2 июня.

Важная деталь

К приказу приложите подробный расчет лимита. Так будет проще потом доказать проверяющим, что в нем нет ошибок.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Этот документ обезопасит вашу компанию от обвинений в том, что вы работаете без лимита. А потом в любой момент можете спокойно выбрать для расчета другую формулу и установить новый размер лимита. Или вообще его отменить, если ваша компания относится к малым.

Как пересчитать лимит по кассе

У всех компаний, кроме малых, осталась обязанность соблюдать лимит. Не изменились и формулы для его расчета. Но зато теперь у предприятий есть выбор — считать лимит исходя из наличной выручки или исходя из наличных расходов (п. 2 Указания № 3210-У). Другими словами, компания, у которой есть наличные поступления, может взять для расчета формулу, привязанную к сумме наличных трат. Притом что раньше воспользоваться ею могли только компании, у которых вообще не было наличной выручки.

Получается, вы можете посчитать предельную сумму наличных по двум формулам, выбрать более выгодный вариант и утвердить новый повышенный лимит. Так, если наличная выручка в компании незначительна, выгоднее установить лимит исходя из суммы расходов, а не доходов.

В то же время для компаний, у которых нет наличных поступлений, новый порядок ничего не меняет. Ведь эти организации в любом случае не смогут воспользоваться формулой, привязанной к доходам.

Устанавливать лимит кассы нужно в рублях без копеек. В этой части правила не поменялись. Но по каким правилам округлять итоговую сумму, если она получилась в рублях и копейках, новое Указание умалчивает. Поэтому остается ориентироваться на разъяснения ФНС России по старому кассовому порядку. Из них следует, что округлять лимит нужно по правилам математики (письмо ФНС России от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-2/4116@). То есть сумму меньше 50 копеек нужно отбросить, а сумму в 50 копеек и больше округлить до рубля.

Новый лимит кассы компания вправе утвердить на любой период, не обязательно на год. Либо можно не указывать срок, в течение которого действует лимит. Тогда не понадобится отслеживать сроки действия лимита наличных денег в кассе и периодически его переутверждать.

Если вы решили пересчитать лимит по более выгодной формуле, приложите к новому приказу приложение с расшифровкой расчета. Тогда на проверке не понадобится вспоминать, откуда взялась итоговая сумма лимита, и доказывать налоговикам, что его рассчитали без ошибок.

Кто и когда вправе отказаться от лимита

Представители малого бизнеса с 1 июня вправе работать как с лимитом, так и без лимита, на свое усмотрение (п. 2 Указания № 3210-У). В связи с этим есть два варианта действий.

Первый — компания хочет отказаться от лимита с 1 июня. В таком случае издайте приказ об отмене старого лимита (см. образец ниже). Из нового приказа должно прямо следовать, что в компании больше не будет действовать лимит остатка наличных в кассе.

Осторожно!

В приказе об отмене лимита надо привести точную дату, с которой он перестает действовать. Это исключит споры с проверяющими о том, что в кассе есть сверхлимитные суммы.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Кроме того, надо прописать, с какой даты отменяется прежний лимит. Если приказ не составить, налоговики на проверке могут решить, что лимит все еще действует. А за его превышение оштрафуют организацию на сумму до 50 000 руб. за нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Второй вариант — компания и после 1 июня будет соблюдать лимит остатка наличных в кассе. Тогда безопаснее поступить так, как мы уже рассказали в первом разделе этой статьи. И сначала издать приказ о переутверждении старого лимита (см. выше). Отказаться от соблюдения лимита малая компания сможет потом в любой момент.

Право хранить деньги в кассе в любой сумме получили и индивидуальные предприниматели. С 1 июня они тоже не должны соблюдать лимит и сдавать сверхлимитные наличные на банковский счет, как это требовалось ранее (письмо Банка России от 2 августа 2012 г. № 29-1-2/5603).

Как теперь устанавливать лимиты обособленным подразделениям

Порядок расчета лимита теперь зависит от статуса обособленного подразделения компании. А конкретно от того, сдает ли это подразделение деньги на счет самостоятельно или же полученную выручку оно передает в головной офис, а тот уже везет их в банк.

Обособленное подразделение сдает наличные деньги на банковский счет

Для подразделения, которое сдает наличные на банковский счет, необходимо установить отдельный лимит. Раньше правила были схожие, но в качестве обособленных подразделений прямо упоминались только филиалы и представительства (п. 1.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). В связи с этим был дискуссионным вопрос: надо ли устанавливать лимит для подразделений, у которых нет статуса филиала (представительства)? Теперь темы для спора нет. В новых правилах четко сказано, что к обособленным относятся любые подразделения компании, в которых оборудовано как минимум одно рабочее место.

Еще одно важное уточнение. Прежние правила требовали устанавливать отдельный лимит подразделению, для которого компания открыла банковский счет. При этом не пояснялось, о каком счете идет речь. О том, с которого подразделение вправе расходовать деньги или который открыт, только чтобы вносить на него наличную выручку подразделения?

Сейчас правила сформулированы четко — лимит устанавливать обязательно, если подразделение само зачисляет деньги на банковский счет. Может оно оплачивать свои расходы с этого счета или нет, не играет роли.

В правилах не сказано, что при расчете лимита наличных денег в кассе подразделения нужно использовать ту же формулу, что и для компании в целом. Это означает, что можно выбрать наиболее выгодный способ расчета лимита.

Например, головной офис компании определяет лимит кассы исходя из наличных расходов. А обособленное подразделение использует показатели наличной выручки, так как получает оплату за товары от покупателей. Впрочем, как к такому порядку расчета отнесутся налоговики, сказать сложно.

Поэтому компании, которая стремиться максимально оградить себя от лишних вопросов проверяющих, стоит применять для расчета лимита кассы головного и дополнительного офисов единую формулу.

Подразделение сдает выручку в кассу головного офиса

Если подразделение сдает деньги в кассу компании, а не на счет, тогда в компании должен быть единый лимит остатка наличности. В него включаются максимальные суммы наличных, которые могут храниться в кассах каждого из обособленных подразделений компании.

Прежний порядок был таким же (п. 1.3 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Но отличие в том, что по новым правилам компания должна передать обособленному подразделению приказ, в котором установлен лимит кассы именно для этого подразделения. Значит, алгоритм действий должен быть таким.

Сначала надо определить общую сумму лимита наличных денег по компании. При этом в расчет наличной выручки или расходов включите суммы, полученные или потраченные обособленными подразделениями.

После этого распределите сумму лимита между головным офисом и подразделениями. В правилах не сказано, как это делать. Поэтому можно разделить лимит кассы по подразделениям по той же формуле, которую компания использует для расчета общего лимита наличных денег. Другой вариант — компания может распределить лимит кассы между обособленными подразделениями на свое усмотрение.

Таким образом, теперь безопаснее контролировать остатки наличных денег в кассе каждого своего подразделения, а не только по компании в целом.