Как обязать сотрудников других отделов вовремя приносить документы в бухгалтерию

Постоянная задержка документов от различных служб компании — проблема любой бухгалтерии. Из-за неслаженной работы главбуху часто приходится выбивать отсутствующие, но довольно важные документы. Или уговаривать коллег переделывать неправильно оформленные бумаги. В общем, исправлять чужие недоработки.

Изменить ситуацию к лучшему может сам главбух. Для этого я рекомендую разработать специальные документы — регламенты бизнес-процессов. И расписать в них, кто, в какие сроки и в каком виде передает документы в бухгалтерию.

Нужно разработать специальные регламенты

Регламенты бизнес-процессов описывают движение документов внутри компании. Это не только те документы, которые поступают в бухгалтерию, но и те, которые выходят из нее. Я советую создавать регламенты не для каждого типа первички (накладные, акты и т. п.), а по всем бумагам в рамках участков учета. Участки можно выделить, к примеру, такие: «Расчетные счета», «Валютные операции», «Касса», «Подотчет», «Покупатели и заказчики», «Учет основных средств» и т. д.

Для сложных операций, которые входят в тот или иной участок учета, желательно подготовить отдельные регламенты. Тогда они будут более понятными и прозрачными.

Например, из общего описания участка «Учет товарно-материальных ценностей» можно выделить небольшую часть — «Учет и списание горюче-смазочных материалов» или «Учет импорта», а из участка «Расчетные счета» — «Учет эквайринга» или «Платежи в бюджет».

Также можно разбивать участки на разделы. Допустим, для «Учета внешнеэкономической деятельности» можно создать два регламента: «Учет внешнеэкономической деятельности (поставщики)» и «Учет внешнеэкономической деятельности (покупатели)».

Пусть вас не смущает, что некоторые регламенты будут частично пересекаться. Так и должно быть, ведь весь бухгалтерский учет построен на принципе двойной записи. Так, описание хозяйственной операции, которую отражают проводкой Дебет 10 Кредит 60, будет встречаться и в регламенте «Учет ТМЦ» (со стороны счета 10 «Материалы»), и в регламенте «Учет расчетов с поставщиками» (со стороны счета 60).

А вот объединять регламенты по сотрудникам не стоит. Даже если два участка — скажем «Касса» и «Расчетный счет» — ведет один бухгалтер, надо создать два регламента, а не один. Ведь распределение функций между сотрудниками бухгалтерии может поменяться в любой момент. А у главбуха нет времени на то, чтобы без конца переписывать регламенты.

Кроме того, необходимо разработать регламенты по общим процессам, которые охватывают не отдельные счета учета, а всю бухгалтерию. Например, «Инвентаризация имущества и обязательств», «Аудиторские проверки», «Сверка по налогам». Таким образом, в среднестатистической бухгалтерии наберется несколько десятков регламентов. Где-то их будет 20, где-то 50 — все зависит от сферы деятельности и размеров бизнеса.

Что учесть при разработке регламентов

Все знакомы с такой ситуацией: вы возвращаетесь на рабочее место после обеденного перерыва и обнаруживаете у себя на столе какие-то документы, которые кто-то принес. Причем все это происходит 19-го числа, а отчетность по налогам вам нужно сдавать уже 20-го.

Чтобы исключить подобные ситуации, в описании бизнес-процессов важно оговорить крайние сроки передачи первички в бухгалтерию, а также сроки, в течение которых бухгалтерия должна эти документы обработать. Тогда несложно будет определить, по вине какого именно отдела произошла задержка.

И еще одна ситуация, с которой наверняка сталкивался практически каждый главбух. Когда тот или иной документ теряется, виновата в этом всегда бухгалтерия. Сотрудники соседних подразделений клянутся, что сдавали документы, а бухгалтерия сама их куда-то задевала.

Такой неконтролируемый документооборот надо оставить в прошлом. Для этого в регламентах необходимо расписать процедуру передачи документов из одного подразделения в другое. Каждую приемку-передачу нужно фиксировать письменно. Причем доказывать, что бумаги сданы, нужно передающему подразделению, а не принимающему.

Аналогию найти несложно. Представьте, что налоговая инспекция предъявляет вам претензию из-за того, что вы не сдали отчетность. А вы отвечаете, что ничего не знаете, вы все сделали, это инспекторы, наверное, куда-то подевали ваш отчет. В таком случае именно вы должны будете представить доказательства того, что отчетность сдана, — бумажную декларацию с отметкой ИФНС, почтовую квитанцию, сообщение из инспекции о получении электронного отчета.

Как организовать передачу документов, решайте сами. Можно ставить штамп на копии с датой и фамилией бухгалтера, который этот документ принял. Либо делать запись в специальном журнале.

Регламенты лучше делать графическими, а не текстовыми

Для описания бизнес-процессов важно выбрать правильный формат. На практике самый распространенный способ — текстовый. Берется процесс (например, учет товарно-материальных ценностей) и начинается процедура создания регламента. Уходит время на подбор красивых формулировок, сложных фраз, разработку структуры документа (как описывать — разделяя по подпроцессам или по участвующим в них подразделениям?). А тут еще текучка отвлекает.

Такой подход нельзя назвать эффективным. На подготовку документа уходит не один месяц, и столько же, если не больше, на его согласование. Но самое главное, что за это время и сама компания, и ее бизнес-процессы, как правило, сильно меняются. И регламент появляется на свет уже устаревшим и, соответственно, бесполезным. А вносить в него изменения автору очень не хочется: столько сил и времени потрачено на создание первоначальной версии. Готовый документ отправляют на полку, потому что для использования в работе он уже негоден.

Гораздо предпочтительнее и удобнее графический способ описания бизнес-процессов, а именно метод технологических карт. Графические регламенты легко актуализировать. Ведь достаточно просто доработать график вместо того, чтобы переписывать многостраничные текстовые документы. И это очень важно, так как бизнес постоянно развивается. Появляются новые сферы деятельности, новые схемы взаимоотношений с контрагентами, новые технологии обмена информацией.

Что конкретно предусмотреть в регламенте

Рассмотрим составление графического регламента на примере образца регламента по передаче отчетов о платежах между отделами (образец ниже).

В любом регламенте используйте четыре элемента.

Первый — конкретный сотрудник или отдел (на рисунке это финансово-экономический отдел и бухгалтерия).

Второй — действие, которое совершает сотрудник. Например, проверка, визирование, ввод данных в программу. Действие обозначается любой геометрической фигурой — на рисунке это голубой прямоугольник.

Третий — документ (первичка, запись в бухгалтерской программе или сформированный отчет). Обозначается тоже геометрической фигурой — на рисунке это белый прямоугольник. Действие и документы в графическом регламенте лучше обозначать разными фигурами и цветами, чтобы не было путаницы.

Четвертый — стрелка, связь между действиями сотрудников и документами.

Существуют два правила, которые нужно соблюдать при описании бизнес-процессов. За каждое действие должен отвечать конкретный сотрудник (отдел). И все действия обязательно должны чередоваться с документом. Не должно быть такого, что договор незавизированный превращается в договор завизированный. Между ними нужна операция — визирование договоров.

Мы видим, что из финансово-экономического отдела в бухгалтерию поступает документ под названием «Сводный реестр служебных записок на оплату». После чего запускается действие «Проверка реестра и формирование платежных поручений», результатом которого становятся платежные поручения, сформированные в бухгалтерской программе. Таким же образом прописывается вся технологическая цепочка действий и документов в рамках бизнес-процесса.

Как обязать сотрудников придерживаться регламентов

Регламенты предназначены для руководителей тех подразделений, которые отвечают за соответствующие бизнес-процессы (верхний уровень описания), а для рядовых сотрудников (исполнителей) надо подготовить рабочие инструкции, где все расписывается подробно, по шагам с конкретными сроками выполнения действий. Еще к инструкциям можно приложить шаблоны документов или форм отчетности (например, как именно выглядит сводный реестр заявок на оплату).

Несмотря на то что разрабатывает регламенты главбух, утверждать их должен генеральный директор, ведь они описывают взаимодействие всех подразделений компании. А перед этим надо согласовать их с руководителями всех отделов, участвующих в процессе документооборота. Если во время обсуждения будут возникать разногласия между руководителями подразделений, надо обсудить это на совещании с участием директора. Он примет окончательное решение по каждой спорной ситуации.

Утвердить регламенты надо приказом. Тогда главбух сможет напоминать сотрудникам других подразделений об их обязанностях, ссылаясь не на слова, а на конкретный документ. В приказе нужно закрепить дату вступления регламентов, а также конкретные последствия для сотрудников, нарушивших регламенты.

Последствиями могут быть замечания, выговор или даже увольнение. Но применить к работнику такие меры взыскания можно лишь при условии, что обязанность соблюдать регламенты зафиксирована в локальном акте организации (самом регламенте, должностной инструкции работника и т. п.), а сотрудник расписался в том, что его заранее ознакомили с этим документом. Штрафовать за нарушение регламентов нельзя — в Трудовом кодексе РФ не значится такое взыскание.