Павел Меньшиков о вреде калькуляторов, правильной лени и подвигах бухгалтеров

В то время, когда зарождался «Главбух», я тоже делал первые шаги в своей бухгалтерской карьере. Правда, учился в институте тогда совсем не на бухгалтера, а на факультете информатики и экономики. Но именно в 94-м году в нашем расписании появился новый предмет — бухучет. Фундаментальный принцип двойной записи я понял очень быстро, это же закон сохранения энергии. Но вот выучить названия счетов было сложно. Это сейчас меня ночью разбуди, спроси — назову любой счет. А тогда я даже представить себе не мог, что бухгалтерия станет моей профессией. Помог случай.

Один из преподавателей предложил мне читать курс по бухучету для студентов неэкономических факультетов. Я возразил: «Да я его сам плохо знаю!» На что преподаватель ответил: «Это же хорошо! Заодно и узнаешь». Это очень помогло мне. Потому что одно дело, когда ты что-то учишь для себя, и совсем другое — когда собираешься объяснять другим. Тут схалтурить нельзя, нужно очень хорошо разбираться в предмете. А затем в 97-м году предложили место главбуха в небольшой компании. Теперь уже пришлось осваивать профессию в реальной жизни.

«Я завел корпоративные карты, когда даже в банках плохо понимали, что это. Просто не хотелось каждый раз заполнять чековую книжку»

Вот тогда я впервые и прочитал «Главбух». Все журналы были очень академичные и скучные. А «Главбух» сразу взял курс на то, чтобы о сложном рассказывать понятным и живым языком. Чтобы действительно помогать. Появлялись интересные статьи специалистов-практиков, арбитражные споры, материалы из жизни бухгалтеров. В нем с каждым годом что-то совершенствовалось, динамично менялось. Я стал постоянным подписчиком.

Чуть позже мне повезло встретить замечательного человека, наставника, который помог начать карьеру безнес-тренера. Придумали тренинг «Бухгалтерия без авралов». Очень востребованный, аналогов ему не было вообще. Меня увлекло. Стал рассказывать на тренингах о том, как грамотно управлять именно бухгалтерским подразделением. Мой прежний опыт сильно помог. Кстати, я и сейчас по просьбе своих клиентов помогаю им с учетом. Например, недавно в крупной компании заменял главбуха во время ее декрета.

Вспомните, кого раньше назначали главбухом? Самого ответственного и знающего законодательство. А это не всегда правильно. Потому что если у тебя есть коллектив, то нужно уметь управлять людьми. Не самому за все браться, а делегировать задачи. Иногда надо принимать жесткие решения, увольнять. Необходимо инвентаризировать загрузку своих бухгалтеров, оптимизировать бизнес-процессы.

«Одна компания переехала за город, вернуться домой можно было на автобусе, который ровно в 18.00 уезжал. И бухгалтеры в этой компании все успевали вовремя»

Я рассказываю про абсолютно простые вещи — как не заниматься бестолковой работой. Я называю это — «правильная лень». Когда я работал главбухом, то одним из первых в Москве, а может быть, и в России, оформил в банке корпоративные пластиковые карты. Мне было дико лень заполнять чековую книжку, с утра везти ее в банк, стоять в очереди, затем с деньгами ехать на общественном транспорте. Я решил упростить весь этот процесс и оформил карты. Потом просто переправлял деньги со счета на счет. Люблю простые, но эффективные технологии из жизни.

Основная сложность бухгалтерии в том, что у нее четкие сроки. Если менеджер по снабжению может принести документы от контрагента через полгода, то у бухгалтера есть 20-е число, от которого не уйти. Поэтому бухгалтерия часто оказывается в роли заложника, приходится за всеми бегать и просить бумаги. Я советую очень четко выстраивать графики документооборота и разграничивать ответственность.

 «Человек, не отдохнувший в этом году, в следующем году начинает работать крайне неэффективно»

При этом бухгалтерия — часто закрытый отдел, варится сама в себе. Она знает, как правильно составлять бумаги, и удивляется, почему этого не понимают остальные. А надо уметь себя пиарить, пропагандировать роль бухгалтерии в компании. Главным союзником должен быть директор. Нужно согласовывать с ним новые дела: «Я могу сделать вот это и для того-то. Компании это нужно? Если да, то я с удовольствием». Тогда от директора другие подразделения узнают, что бухгалтерию надо слушать, а просьбы ее — выполнять. Решать проблемы компании надо тоже вместе с другими подразделениями: составить для них инструкции, слать напоминающие сообщения.

Но сложная специфика работы бухгалтеров вовсе не означает, что нужно задерживаться в офисе допоздна. Уверяю вас, это неэффективно. Сам себя утешаешь: мол, некогда отдыхать и некогда менять принципы работы. И вот ты в стрессе, в депрессии, а выхлоп минимальный.

«Своим бухгалтерам я запретил пользоваться калькулятором. Все сложные расчеты надо автоматизировать, а простые считать в уме»

Недавно на семинаре я спросил: «Все ли регулярно уходят в отпуск»? Ответы: я не брала отпуск шесть лет, я не отдыхала десять лет. Это ужасные вещи. Человек, не отдохнувший в этом году, в следующем году начинает работать крайне неэффективно. То же самое с буднями. Вот один известный мне офис переехал за город. И сотрудники физически не могли задерживаться. Если не хотелось ночевать на работе, то надо было брать дорогое такси или успевать на служебный автобус. Его водителя звали Петрович, и все жили по его часам. Его не волновали чужие авралы, он ровно в 18.00 нажимал педаль газа и уезжал. И бухгалтеры в этой компании все успевали вовремя, потому что у них было явление природы под названием Петрович. Так что нужно относиться к отпуску, к концу рабочего дня, к выходным так, как к явлению природы — это просто должно быть.

А если мы хотим все успевать, то должны рабочее время очень ценить, каждые пять минут. Отвлекают ненужным разговором? Вежливо пресечь. Молчу о калькуляторе. Я своим бухгалтерам запретил пользоваться калькулятором. Они сначала были в шоке, а теперь вспоминают с улыбкой. Все сложные расчеты надо автоматизировать, а простые считать в уме. Когда вижу, что человек умножает на калькуляторе 5 на 6, то это меня расстраивает.

Еще важно, чтобы бухгалтеры не стеснялись показывать ценность своей работы. Ведь они не только тратят деньги, а экономят и порой зарабатывают. В одной компании бухгалтер выбивал у банка выгодный курс валюты, и получались немаленькие суммы. В течение 15 минут таких торгов он окупал свою месячную зарплату. О таких вещах нужно рассказывать. В первую очередь — директору.

«Все чаще встречаю главбухов, которых можно смело назначать гендиректором, и компания при них будет процветать»

А главбух знает о компании все. Даже чем один гвоздь отличается от другого. Потому что все проходит через двойную запись, деньги. Я все чаще встречаю главбухов, которых смело можно назначать директором компании, и она будет процветать.

На одном из семинаров я познакомился с главбухом, которая еще и профессионально издает книги об Урале. Она родом из Екатеринбурга и очень расстраивается, что об Урале мало знают. Книги издаются не только на русском, но и на японском, английском, немецком языках. Эта женщина — человек высочайшей эффективности. Видите, все в наших руках.