Не пропустите ни одного важного изменения  годовой 4 ФСС

До 15 января 2015 года включительно предстоит отчитаться перед ФСС РФ за 2014 год. Форма расчета осталась прежней. Но изменился порядок ее представления. В частности, годовую отчетность должны сдать в электронном виде все компании, в которых работают более 25 человек. Хотя все предыдущие промежуточные отчеты в этом году нужно было представлять электронно, только если в компании более 50 сотрудников.

Также на заполнение годовой отчетности в ФСС повлияли изменения в Гражданском кодексе РФ. Подробнее обо всех важных тонкостях в итоговой форме-4 ФСС вы узнаете далее в статье, а в таблице ниже — свежие разъяснения, которые тоже безопаснее учесть.

Еще три официальных разъяснения, которые помогут подготовить 4 ФСС за 2014 год

Больше компаний должны отчитаться за 2014 год электронно

К 15 января 2015 года нужно успеть настроить электронный документооборот с ФСС РФ. Это касается всех компаний, среднесписочная численность работников в которых за 2014 год превышает 25 человек. Ведь с 1 января 2015 года электронная отчетность в ФСС РФ для них станет обязательной. И, как нам подтвердили в фондах, новое правило распространяется в том числе на отчетность за 2014 год.

Те же организации, в которых среднесписочная численность за этот год не выходит за пределы порогового значения, могут сдать форму-4 ФСС на бумаге (ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ в ред. Федерального закона от 28 июня 2014 г. № 188-ФЗ).

Конечно, сотрудники фондов обязаны принять расчет на бумаге в любом случае. Но за несоблюдение порядка представления формы в электронном виде компанию могут оштрафовать на сумму 200 руб. (ч. 2 ст. 46 Закона № 212-ФЗ).

Коды ОКВЭД надо взять из старого классификатора

В форме-4 ФСС нужно отражать основной код ОКВЭД. В разделе I его приводят плательщики взносов, применяющие пониженные тарифы. К ним относятся компании на упрощенке, основным видом деятельности которых является производство продукции, научные исследования и др. (п. 8 ч. 1 ст. 58 Закона № 212-ФЗ). В IIразделе отчета код ОКВЭД должны проставить все без исключения плательщики. Сам код надо взять из Классификатора ОК 029–2001. Это нам подтвердили и представители ФСС РФ (см. комментарий чиновника ниже).

В отчетности за 2014 год отразите прежние коды ОКВЭД

Разъясняет Елена Егорычева, заместитель руководителя Департамента администрирования страховых взносов ФСС РФ:

— В 2014 и 2015 годах действуют два Общероссийских классификатора видов экономической деятельности. Однако в форме-4 ФСС нужно привести коды из Классификатора ОК 029–2001 (постановление Госстандарта России от 6 ноября 2001 г. № 454-ст). Объясняется это тем, что в 2014 году страхователи применяют тарифы по страховым взносам в зависимости от тех видов деятельности, которые они подтверждали в ФСС РФ по итогам деятельности за 2013 год. В тот период новый Классификатор ОК 029–2014 еще не действовал. Впрочем, если компания приведет в отчете новые коды, то такая ошибка некритична и исправлять ее через уточненку не нужно. Ведь уточненный расчет надо представлять, только если ошибка привела к занижению взносов (ст. 17 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

С 1 февраля 2014 года действует новый Общероссийский классификатор видов экономической деятельности ОК 029–2014 (приказ Росстандарта от 31 января 2014 г. № 14-ст). Изначально для него установили переходный период до 2015 года. То есть и старый, и новый классификаторы действовали одновременно на протяжении практически всего 2014 года.

Теперь переходный период на применение нового классификатора видов экономической деятельности ОК 029–2014 (сокращенно — ОКВЭД2) продлен до 1 января 2016 года. Об этом сообщил Росстандарт в письме от 7 августа 2014 г. № ВР-101-26/6366. Комментарий к этому письму можно прочитать в статье «Переход на новые коды ОКВЭД отложили еще на год».

При перерегистрации нужно обнулить базу

В связи с поправками в Гражданский кодекс РФ акционерные общества, зарегистрированные до 1 сентября 2014 года, должны поменять наименование. Это можно сделать при внесении других изменений в устав (ст. 3 Федерального закона от 5 мая 2014 г. № 99-ФЗ). ОАО и ЗАО должны перерегистрироваться в ПАО (публичное акционерное общество) или просто АО (это будет означать, что акционерное общество непубличное). Кроме того, многие ЗАО уже успели провести реорганизацию и стать ООО.

В первом случае в форме-4 ФСС надо привести суммы облагаемой базы и начисленных взносов нарастающим итогом с начала года. То есть в обычном порядке. Изменится лишь наименование на титульном листе расчета. Ведь по сути реорганизации не происходит, компания по-прежнему продолжает свою деятельность.

Другое дело, если компания сменила организационно-правовую форму в результате реорганизации (например, с ЗАО на ООО). В этом случае базу по страховым взносам безопаснее обнулить. И начать исчислять ее заново. То есть тут действуют те же правила, что и для вновь созданных организаций. Ведь после реорганизации в форме преобразования образуется совершенно новая компания (п. 4 ст. 57 ГК РФ). В частности, такие выводы не так давно сделали в Минтруде России (письмо от 5 сентября 2014 г. № 17–3/10/В-5634).

Отчетность в ФСС РФ за реорганизованную компанию представляет организация-правопреемник (ч. 16 ст. 15 Закона № 212-ФЗ). Причем расчетный период в таком случае начинается 1 января 2014 года, а заканчивается в день завершения реорганизации. Форму-4 ФСС за реорганизованную компанию необходимо представить сразу в момент преобразования. Это нам подтвердили в ФСС РФ. Кстати, внебюджетные фонды необходимо письменно уведомить о реорганизации в течение трех рабочих дней со дня принятия такого решения (п. 3 ч. 3 ст. 28 Закона № 212-ФЗ).

Для вновь созданной организации расчетный период начнется со дня ее возникновения до окончания календарного года. Соответственно, надо завести новые личные карточки по взносам и узнать вновь присвоенный регистрационный номер в ФСС РФ. Если в расчете показать проверяющим базу по взносам, образовавшуюся еще до возникновения самой компании, то это приведет к спору. Приведем пример.

Фрагмент формы-4 ФСС РФ (безопасный вариант) 

Фрагмент формы–4 ФСС РФ (рискованно) 

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Excel >>

Такой подход невыгоден компаниям. Ведь как только предельная величина базы в отношении конкретного работника достигает лимита (624 000 руб.), компания вправе прекратить начислять страховые взносы по тарифу 2,9 процента (ч. 1 ст. 58.2 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-Ф). А если начать суммировать доходы работника заново, то понадобится возобновить начисление взносов. Но пока компаниям только в суде удается доказать, что даже после реорганизации можно считать лимит по взносам с начала года. Ведь она не является основанием для прекращения трудовых отношений с работниками (ст. 75 ТК РФ). Кроме того, после реорганизации отчетность по начисленной зарплате и страховым взносам передается правопреемнику. То есть он должен учитывать эти сведения при определении облагаемой базы (постановления ФАС Московского округа от 28 мая 2014 г. № Ф05-4753/14, ФАС Восточно-Сибирского округа от 19 ноября 2013 г. по делу № А19-2568/2013, ФАС Западно-Сибирского округа от 29 марта 2013 г. по делу № А75-5144/2012, определение ВАС РФ от 16 октября 2013 г. № ВАС-14361/13).

Если компания готова к спору, то расчет по взносам можно заполнить с учетом базы, образовавшейся с самого начала года. Приведем пример.

Сведения о спецоценке показывать не нужно

Результаты спецоценки условий труда, проведенной в 2014 году, в таблице 10 расчета за этот период приводить не надо. Ведь эти сведения отражаются по состоянию на 1 января расчетного периода — 2014 года. И соответственно, не меняются в течение всего года. То есть таблица 10 в расчете за 2014 год должна быть одинаковой и в отчетности за I квартал, и в отчете за полугодие, и в форме-4 ФСС, составленной по итогам 9 месяцев 2014 года.

Впервые данные о спецоценке, проведенной в этом году, вы покажете в отчетности за I квартал 2015 года. А пока в таблице 10 расчета надо привести либо данные о результатах проведенной аттестации, либо проставить прочерки, если аттестацию вы не проводили. Но в любом случае таблица 10 должна быть в составе расчета.

Среднесписочная численность рассчитывается по правилам статистики

В поле «Численность работников» на титульном листе формы-4 ФСС надо привести среднесписочную численность работников, рассчитанную в порядке, утвержденном приказами Росстата (п. 5.14 Порядка, утв. приказом Минтруда России от 19 марта 2013 г. № 107н). При расчете среднесписочной численности не учитываются внешние совместители, подрядчики, обучающиеся с отрывом от работы, и другие категории работников (п. 79–81 Указаний, утв. приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428).

Численность работников в форме-4 ФСС должна всегда совпадать со сведениями о среднесписочной численности, которые надо подать в инспекцию до 20 января включительно (см. также статью «Шпаргалка, которая поможет предельно точно подсчитать численность сотрудников за 2014 год»). Ведь сотрудники ФСС РФ передают данные о среднесписочной численности налоговикам ежеквартально в течение 30 дней с момента окончания каждого отчетного периода (п. 2.2.4 Соглашения от 23 июня 2011 г. № ММВ-27-2/15/14-03-40/08-1767П).

Те, в свою очередь, сравнивают этот показатель со сведениями, которые предоставили компании. Конечно, никаких санкций за несовпадение данных, представленных компанией в ФНС и в ФСС, нет. Но если данные разнятся, то это может вызвать у налоговиков вопросы. Тогда они, возможно, запросят пояснения.

Исправлять ошибки прошлых кварталов лучше в годовой 4 ФСС

Все ошибки, которые накопились за текущий и более ранние расчетные периоды, удобнее всего исправить в годовом расчете. Ведь в таком случае ошибочные показатели уже не попадут в отчетность 2015 года.

По общему правилу при обнаружении ошибок, приводящих к недоплате страховых взносов, компания обязана внести необходимые изменения в этот расчет и представить в территориальное отделение ФСС уточненные сведения (ч. 1 ст. 17 Закона № 212-ФЗ).

Однако на практике далеко не все местные ревизоры в ФСС РФ принимают уточненные расчеты. Это связано с тем, что в электронную базу, где сотрудники фонда отражают сведения из расчетов, уточненные расчеты не вводятся.

Тем не менее уточненку безопаснее представить. Ведь только такая мера способна уберечь компанию от штрафа за неуплату взносов (ч. 4 ст. 17 Закона № 212-ФЗ). Но в любом случае суммы недоплат по страховым взносам нужно отразить и в расчете по форме-4 ФСС за 2014 год, чтобы данные попали в электронную базу фонда. Представить уточненный расчет надо одновременно с текущим.

К примеру, ошибку, допущенную в I квартале 2014 года, обнаружили в ноябре этого же года. Безопаснее подготовить уточненный расчет по страховым взносам и представить его в Фонд соцстраха одновременно с годовой формой 4-ФСС.

Если проверяющие наотрез отказываются принимать уточненку, можно отправить ее почтой или по Интернету. В таком случае у компании будет доказательство отправки отчета в виде почтовой квитанции или электронного протокола. И оштрафовать ее не смогут.

Если ошибка не привела к занижению суммы взносов, то порядок исправления еще проще. Компания вправе внести необходимые измененные данные в годовой расчет без уточненки.