Как убедить директора и сотрудников в том, что нужно именно вам
Вам наверняка знакома ситуация, когда пытаешься доказать свою точку зрения собеседнику, уже закончились все аргументы, слов нет и нервы на пределе, а он никак не соглашается. Как добиться того, чтобы вас услышали, а еще лучше — согласились с вами? Советы дает постоянный автор рубрики «Руководство бухгалтерией» Павел Меньшиков, эксперт по повышению эффективности бухгалтерских служб.
Сейчас уже недостаточно быть главбухом, который хорошо знает, как правильно и эффективно организовать учет. Нужно еще уметь донести свои мысли до тех, кто принимает бизнес-решения, так, чтобы они согласились с вами, а не думали, что главбух надоедает со всякой ерундой, которая никому не нужна.
Необязательно для этого быть великим оратором. Важна практика — чем больше будете тренироваться, даже по мелочам, тем скорее наловчитесь убеждать людей в том, что нужно именно вам. А с каждым успехом будет расти и ваш авторитет. Это как заповедь для студента: «Сначала ты работаешь на зачетку, а потом зачетка работает на тебя». Отличие лишь в том, что никаких специальных знаний для этого не требуется. Достаточно вашей смекалки и небольшой подготовки. Опрятный и соответствующий обстановке внешний вид даже не обсуждается.
Павел Меньшиков, эксперт по повышению эффективности бухгалтерских служб. Автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии». Много лет работал главным бухгалтером, поэтому знает, о чем говорит. Коллекционирует купюры и монеты разных стран. Любит отдыхать там, где теплое море.
Всегда готовьтесь к разговору
Даже если вы не боитесь идти на разговор к директору, все равно готовьтесь. А если боитесь — тем более.
Чем лучше вы продумаете, что сказать, тем вам будет проще это произнести и добиться желаемого. Даже если вы не боитесь идти на разговор к директору, все равно готовьтесь. А если боитесь — тем более. Для этого конспективно запишите основные мысли. На бумаге их структурировать проще. Перед разговором можно пробежаться по пунктам и восполнить все в памяти.
Заранее отрепетируйте разговор. Можно наедине с зеркалом. А с кем-нибудь — еще лучше. Если есть возможность, к примеру, с мужем, попросите его сыграть роль директора. Пусть со смехом, пусть с заминками, в любом случае это хорошая репетиция перед серьезным разговором. Снизите так хотя бы градус стеснительности.
Чтобы научиться убеждать, нужно как можно чаще убеждать кого-либо в чем-либо. Поэтому всегда используйте любую возможность отточить свой навык в жизни. Тогда с каждым разом и на работе вам будет проще доказывать свою позицию. Например, убедите сына-подростка поехать в выходные с вами на дачу.
Если у вас возникают вопросы, то будьте уверены, они возникнут и у вашего руководства.
Еще очень важно подготовиться к возможным возражениям. Попробуйте представить, что с похожим предложением к вам пришел ваш подчиненный. Говорит, просит, даже аргументирует. Что бы вы его спросили в ответ? Если у вас возникают вопросы, то скорее всего они возникнут и у вашего руководства. Поэтому заранее продумайте, как ответить и чем доказать. Например, если вы пришли к директору с просьбой взять нового бухгалтера, то на вопрос «почему такая зарплата?» имейте готовый анализ рынка труда по аналогичной позиции. А, допустим, на возражение, что сейчас тяжелые кризисные времена, приведите статистику, согласно которой выручка компании за последний год не снизилась, а немного выросла.
Ваш голос должен быть спокойным и размеренным, а эмоции — контролируемыми. Если вы внутренне не уверены, значит, плохо подготовились. Подумайте еще, переформулируйте, придумайте дополнительные аргументы. Чтобы убедить кого-то, нужно прежде всего убедить самого себя.
И главное в подготовке к любому разговору — сформулировать максимальный и минимальный результаты, которые вы хотите получить по его итогам. Например, в разговоре об увеличившихся объемах работы в лучшем случае удастся выбить у директора дополнительную штатную единицу, а в худшем — получить согласие на ежемесячную премию имеющимся сотрудникам.
Говорите уверенно и без демагогии
Всегда начинайте с главного. Например, «подпишите, пожалуйста, этот счет».
Ни в коем случае не начинайте разговор со слов «я переживаю», «я скорее всего не прав», «я не очень хорошо умею говорить». Наоборот, преподносите себя уверенно, особенно если с вами спорят или не соглашаются. Все должны чувствовать вашу внутреннюю уверенность в том, что вы говорите.
Говорите только о том, чего именно вы хотите добиться. Пожалейте время собеседника и не перегружайте его лишней информацией. Если потребуется что-то пояснить дополнительно, он сам вас об этом попросит.
Например, если вам нужно подписать у директора счет на оплату доступа в информационно-справочную систему, не стоит начинать издалека и рассказывать о том, как много изменений вносится в законодательство, и чтобы быть в курсе всего и не допустить ошибок… Начните с главного: «Подпишите, пожалуйста, этот счет». Если директору потребуется что-то пояснить дополнительно, он вас сам об этом попросит.
Исключите из речи сорняки
Избегайте уменьшительно-ласкательных слов, например «документик», «телефончик», «денюжки». А то несолидненько и непрофессиональненько.
Забудьте о неконкретных выражениях как «это общеизвестный факт», «так было всегда» или «так никогда не было», «это любому понятно», «все знают об этом», «много-мало», «быстро-медленно», «тяжело-легко», «быстро-долго» и другие. Все подкрепляйте цифрами и фактами. Иначе у бухгалтера быть не может. К примеру, если директор спрашивает, сколько денег на расчетном счете, не отвечайте в стиле «совсем мало» или «предостаточно», а просто назовите конкретную сумму.
Исключите из разговора уменьшительно-ласкательные слова: «документик», «договорчик», «телефончик», «денюжки». С такими словами ваша речь выглядит несолидненько и непрофессиональненько.
Откажитесь от любых форм отрицания, даже если «не» употребляется в хорошем смысле. Лучше сказать «это хорошая идея», чем «эта идея неплохая». Или: «Пожалуйста, помните о…" вместо «Пожалуйста, не забудьте о…». Любые негативные выражения превращайте в позитивные. Почувствуйте разницу: «У нас все плохо — мы платим слишком много налогов». И другой вариант: «У меня есть хорошая новость. Мы можем платить меньше налогов».
Учитывайте особенности собеседника
Все цифры и факты обязательно подкрепляйте таблицами, диаграммами, макетами, презентациями и другими элементами, помогающими лучше раскрыть суть ваших слов. Также учитывайте, что разные люди одну и ту же информацию воспринимают по-разному. Есть четыре типа.
Визуалы — люди, воспринимающие большую часть информации глазами.
Кинестетики — люди, которым важны чувства, ощущения и движения.
Аудиалы — люди, получающие информацию преимущественно с помощью слуха.
Дигиталы — люди, осмысляющие информацию через логику, цифры, знаки.
Если вы заранее поймете, к какому типу относится ваш слушатель, сможете правильно преподнести информацию. По статистике, больше всего среди людей визуалов и кинестетиков, то есть тех, кто воспринимает мир глазами и через эмоции.
Выберите подходящий момент
Не торопитесь бежать к директору и с радостным видом презентовать свое гениальное предложение. Сначала узнайте, в каком он настроении.
Если у вас настроение не очень, обязательно поднимите его перед тем, как идти на важную встречу. Можно прочитать что-нибудь духоподъемное, позвонить близким и т. п. Дело сделано — вы готовы. Но не торопитесь бежать в кабинет к руководству и с радостным видом презентовать свое гениальное предложение. Сначала узнайте, в каком настроении собеседник. Если оно оставляет желать лучшего, то разговор лучше не начинать. Выждите. Иначе рискуете получить отказ или, хуже того, попасть под горячую руку.
В начале встречи улыбнитесь собеседнику. Начните разговор с приятной новости или шутки, настроив его на позитивный лад. Если вы пришли что-то просить у директора, очень полезно будет сначала рассказать о каких-то достижениях. Например, что сверка с налоговой инспекцией прошла успешно.
Иногда человеку требуется время, чтобы спокойно взвесить все «за» и «против». Не всегда следует ждать немедленного согласия. Зароните идею в голову и подождите.
Поймите потребности и интересы собеседника
Создайте иллюзию выбора. Тогда выбранный вариант собеседник воспримет как собственное решение.
В разговоре будьте хорошим слушателем, старайтесь поставить себя на место собеседника, чтобы понять ход его мыслей. Желая переубедить, найдите те моменты, в чем вы согласны с ним, и используйте их.
Попробуйте заинтересовать собеседника, показать, что он тоже получит выгоду от вашего предложения. Например, дополнительный сотрудник в бухгалтерию нужен, чтобы навести порядок в дебиторской задолженности, а не потому, что «в бухгалтерии слишком много работы, и все зашиваются».
Ни в коем случае не принижайте в разговоре статус собеседника, чтобы не вызвать негативную реакцию. Представляя аргументы, демонстрируйте уважение к оппоненту и его позиции. И уж тем более избегайте слов или действий, которые могут привести к конфликту.
Многие руководители с трудом отказываются от своей точки зрения. Поэтому лучше исключить вопросы (предложения), на которые директор может ответить «да» или «нет». Пойдите на хитрость — озвучьте проблему и дайте к ней несколько конкретных решений, чтобы директор выбирал. Выбранный вариант он воспримет как собственное решение. Психологи называют эту технологию «созданием иллюзии выбора». Они доказали, что, когда даешь собеседнику выбор, ему сложно отказаться и сказать «нет». К примеру, на вопрос «Будете кофе?» легко ответить «Нет». А на вопрос «Вам чай или кофе?» — сложнее, обычно человек выбирает либо то, либо другое.
На заметку
Психологические уловки в разговоре
Правило трех «да». Если хотите получить положительный ответ, то перед тем, как озвучить вопрос, сначала задайте собеседнику два простых вопроса, на которые он, по вашему мнению, скажет «да». Слово «да» приводит к выделению гормонов удовольствия. Получив несколько порций эндорфинов, собеседник расслабляется, настраивается благожелательно, и ему психологически легче согласиться, нежели спорить.
Правило почетной капитуляции. Оставьте человеку, которого вы хотите убедить, возможность для «почетной капитуляции». Иногда собеседник внутренне согласен с вами, но признаться в этом вслух ему мешает нежелание потерять репутацию. Помогите ему сохранить лицо и с достоинством выйти из ситуации. Например, «вы принимали это решение до того, как стало известно о том, что…».
Правило авторитета. Как ни странно, но люди склонны больше доверять мнению посторонних, чем близких. Ищите авторитетное подкрепление на стороне. Например, если хотите убедить директора, что ответственность за первичку лежит на менеджерах, а не на бухгалтерии, подкрепите слова тем, что в другой авторитетной для директора компании ответственность распределена именно так. Тогда и ваши слова он воспримет весомее.
Вовремя остановитесь
Если вы чувствуете, что беседа заходит в тупик, закончите ее. Если вы доведете дело до конфликта, то сожжете все мосты. Оставьте этот вопрос на некоторое время. Не стремитесь быстро переубедить оппонента, лучше идти постепенными, но последовательными шагами. Возможно, к тому времени собеседник дозреет в этом вопросе и сам обратится к вам за советом. Например, вы уже неоднократно предупреждали директора, что отсутствие оригиналов договоров в случае судебного разбирательства может привести к неприятным последствиям. И пока гром не грянул, директор не обращал на ваши предупреждения никакого внимания. Но после первого же проигранного суда на крупную сумму пришел к вам с вопросом, что делать, чтобы эта ситуация больше не повторялась.
Проанализируйте неудачи
После каждой встречи, которая закончилась не так, как вам бы хотелось, обязательно ответьте на два вопроса.
Первый: «Что из задуманного вы не сказали и почему?»
Второй: «Что из сказанного было воспринято не так, как вам хотелось, и почему?»
Анализируйте спокойно, без эмоций и раздражений. Не торопитесь с выводами, возьмите небольшую паузу, чтобы успокоиться, ведь, как известно, утро вечера мудренее.
При анализе ситуации старайтесь быть объективными, и прежде всего к самому себе. Это поможет не допускать тех же самых ошибок в будущем. И главное, не опускайте руки. Если вашу идею не приняли, это не значит, что вы предложили глупость. Возможно, просто время для этого еще не пришло.
