ТОП-5 ошибок, которые мешают отправить РСВ-1

Вам знакома ситуация, когда РСВ-1 не отправляется и программа выдает ошибку? В этой статье пять типичных ошибок, из-за которых невозможно сдать электронный отчет, и конкретные рекомендации, как их быстро исправить, чтобы не опоздать.

Сдавайте за I квартал электронный РСВ-1, если среднесписочная численность работников за 2015 год больше 25 человек. Срок — не позднее 20 мая включительно. Если за прошлый год в компании среднесписочный состав 25 человек или меньше, отчетность можно сдать на бумаге до 16 мая 2016 года включительно.

Форма РСВ-1 — прежняя. Но когда вы будете отчитываться за I квартал, немного изменится порядок заполнения. Поправки технические и коснутся не всех. Подробнее — в разделе «На заметку».

Ошибка 1: тире и скобки в номере телефона

Журнал проверки расчета сообщает о неправильно введенном номере телефона на титульном листе РСВ-1. Скорее всего в нем посторонние символы.

Как исправить. В строке «Номер контактного телефона» приведите код города и мобильный или городской телефон компании. В ячейках ставьте только цифры. Убирайте все тире, скобки, пробелы. Образец 1 — ниже.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Excel

Ошибка 2: разные периоды в пачках

Если в сообщении об ошибке сказано, что все документы должны быть одного года, значит, файлы с отчетностью перепутали. РСВ-1 состоит из двух электронных файлов. Один — непосредственно расчет страховых взносов, второй — индивидуальные сведения, разделы 6. Часто их выгружают в папку, в которой уже содержатся файлы РСВ-1 за предыдущие периоды, скажем за 2015 год. А затем, загружая для отправки, берут один новый файл, а второй — старый.

Как исправить. Создайте пустую папку и назовите ее, чтобы было ясно — здесь РСВ-1 за I квартал 2016 года. Затем заново выгрузите файлы с отчетностью в эту папку. Через программу спецоператора загрузите их и отправьте в ПФР. Такая ошибка больше не повторится.

Ошибка 3: забыли индивидуальные сведения

Количество разделов 6 с индивидуальными сведениями должно совпадать с количеством застрахованных лиц. Если есть разница, то отчет не уйдет в ПФР. Часто о втором файле с разделами 6 забывают, отправляют один или не на всех работников заполняют раздел 6.

Как исправить. Убедитесь, что загрузили два файла электронной отчетности за один и тот же период — I квартал 2016 года. Если по-прежнему программа выдает ошибку, проверьте количество застрахованных лиц в подразделах 2.1, 2.5 и титульном листе. Показатель в каждом из них должен совпадать с количеством разделов 6.

Ошибка 4: опечатки в именах

Программа сверяет Ф.И.О. и СНИЛС каждого работника с единой базой данных. Малейшая неточность приводит к тому, что отчет не уходит в ПФР. Подобная проблема возникает, когда сотрудник меняет фамилию, но забывает сообщить об этом в бухгалтерию.

Как исправить. В сообщении об ошибке обычно написан правильный вариант сведений о работнике. Такой, как в базе ПФР. Исправьте эту ошибку в своей программе и выгрузите файл с индивидуальными сведениями заново. После этого повторите попытку отправить расчет.

На будущее сверяйте СНИЛС и Ф.И.О. каждого новичка с зеленой карточкой страхового свидетельства. Ведь такая ошибка в РСВ-1 скорее всего перекочует и в СЗВ-М. А это дополнительные штрафы.

Ошибка 5: перепутали уточненку с исходником

После того как отчет не ушел с первого раза, бухгалтер оказывается перед выбором: отправить заново как исходный отчет с номером корректировки 0 или как уточненку с номером 1. Интуиция не всегда дает верный ответ, в итоге — новая ошибка.

Как исправить. Первым делом определите, принял ПФР первичный отчет или нет. Если отчет принят с ошибками, то отправляйте уточненный расчет с номером корректировки 001. Если же отчет даже не удалось отправить, значит, он не принят. В таком случае нужно отправить исходный РСВ-1 повторно. В номере корректировки должно быть значение 000. Образец 2 ниже

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Excel