Опасные ловушки в обычном приказе на отпуск
Из-за ошибок в приказе на отпуск налоговики могут снять расходы, а проверяющие из инспекции труда оштрафовать компанию на 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Смотрите на образцах, в каких реквизитах приказа спрятались опасные ловушки.
Ловушка № 1. В дате приказа
Компания обязана выплатить сотруднику отпускные минимум за три календарных дня до того, как он уйдет в отпуск (ст. 136 ТК РФ). Деньги выдают на основании приказа директора, из которого видно, как долго работник будет отдыхать. Поэтому приказ надо составлять максимум за три дня до отпуска работника. Если приказ оформить уже после, то налоговики могут заявить, что компания не подтвердила расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Тогда они исключат их из расчета налога на прибыль, доначислят пени и штраф (ст. 75, 122 НК РФ).
вместо нескольких можно оформить на всех сотрудников, которые идут в отпуск в одно время. Образец.
Ловушка № 2. В периоде работы
Коллеги часто путаются, какой период работы ставить в приказе. В этой графе приказа всегда пишите индивидуальный рабочий год сотрудника, за который ему предоставляете отпуск (письмо Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1). Это может быть как текущий рабочий год, так и более ранние, если сотрудник давно не ходил в отпуск. Отсчитывать рабочие годы надо со дня трудоустройства человека в компанию. Обычно рабочий год не равен календарному, и это не ошибка. Если написать в приказе неверный рабочий год, в кадровом учете возникнет путаница. Так, например, сотрудник при увольнении может заявить, что у него остались неиспользованные дни отпуска, и потребовать компенсацию.
Бывает, что сотрудник берет отпуск сразу за несколько лет работы в компании. В этом случае каждый рабочий год отражайте в приказе отдельной строкой. Например, так: «с 15 августа 2014 года по 14 августа 2015 года» и «с 15 августа 2015 года по 14 августа 2016 года». Но можно объединить рабочие годы и в один период. Например, так: «с 15 августа 2014 года по 14 августа 2016 года». Рабочие годы в приказе всегда пишите полностью. Даже если сотрудник берет отпуск авансом.
Ловушка № 3. В количестве дней отпуска
Основной отпуск всегда отделяйте в приказе от других отпусков. Например, от дополнительного или неоплачиваемого. Это поможет не запутаться, сколько дней какого отпуска осталось у работника. Кроме того, если в приказе объединить в одну строку оплачиваемый отпуск и дни без сохранения зарплаты, можно начислить отпускных больше, чем нужно. Когда об ошибке узнают проверяющие, они отменят часть расходов, доначислят налог на прибыль, пени и штраф.
Ловушка № 4. В форме приказа
Проще всего использовать унифицированные формы приказов на отпуск — № Т-6 и № Т-6а. Первая подходит, когда нужно оформить отпуск одному работнику. Вторая — если отдыхать собрались сразу несколько человек.
Никто не запрещает вам разработать и собственные формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Какие бы формы документов вы не использовали, утвердите их в учетной политике (письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). Самовольно переходить на другие формы приказов нельзя.
Коллективный приказ об отпуске безопаснее использовать только по назначению. Заполнять его на одного человека не стоит. Это может привести к спору с налоговиками о том, подтверждает ли такой документ расходы на отпускные.
за правильный ответ
Подсказки Роструда к кадровым документам этого лета
Сотрудник идет в отпуск по графику. Брать ли с него заявление?
Сотрудник идет в отпуск по графику. Брать ли с него заявление?Не обязательно. Достаточно уведомить сотрудника под роспись о начале отпуска. Срок — минимум за две недели до первого дня отдыха (ст. 123 ТК РФ). Форма — произвольная (письмо Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Например, можно в графике отпусков добавить колонку «Извещен об отпуске».
Как писать период отпуска в заявлении?
Как писать период отпуска в заявлении?Есть два варианта. Первый — написать конкретный период отпуска: «с 4 по 31 июля 2016 года». Второй — поставить дату начала отпуска и его продолжительность: «с 4 июля 2016 года продолжительностью 28 календарных дней». Третий — комбинированный: «с 4 по 31 июля 2016 года продолжительностью 28 календарных дней». Все варианты правильные. Главное не включать в продолжительность праздничные дни.
Сотрудник-пенсионер подал заявление на ежегодный отпуск. Просит добавить еще 14 дней за свой счет. Можно отказать?
Сотрудник-пенсионер подал заявление на ежегодный отпуск. Просит добавить еще 14 дней за свой счет. Можно отказать?Нет, нельзя. Пенсионеру положен отпуск за свой счет общей продолжительностью 14 календарных дней (ст. 128 ТК РФ). Взять его можно в любое время, достаточно заявления.
Обязана ли компания оплачивать своим сотрудникам занятия спортом?
Обязана ли компания оплачивать своим сотрудникам занятия спортом?Нет, не обязана. Но компания должна тратить на улучшение условий труда сотрудников как минимум 0,2 процента от своих затрат (ч. 3 ст. 226 ТК РФ). И в Типовом перечне таких мероприятий есть, к примеру, занятия в спортивных клубах и секциях, оборудование помещений для занятий спортом, приобретение спортивного инвентаря, организация соревнований (приказ Минтруда России от 16 июня 2014 г. № 375н). Чтобы эти суммы вошли в 0,2 процента, включите их в свой перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда.
Можно ли разбить отпуск сотрудника на части без его согласия?
Можно ли разбить отпуск сотрудника на части без его согласия?Нет. Разбивать ежегодный отпуск на части можно только по соглашению сторон (ст. 125 ТК РФ). Одна из частей в любом случае не должна оказаться меньше 14 дней. При этом вторые 14 дней можно разделить на сколько угодно частей. Такое правило полностью соответствует положениям Конвенции МОТ № 132 «Об оплачиваемых отпусках».
Работник хочет сначала взять два отпуска по неделе, а потом — две. Имеет право?
Работник хочет сначала взять два отпуска по неделе, а потом — две. Имеет право?Да, использовать дни отпуска можно в любой последовательности. Необязательно сначала брать большую часть — 14 дней. Можно и наоборот. Разумеется, такое возможно, если стороны договорятся разделить отпуск на части.
Сотрудник в конце апреля получил уведомление о сокращении с 1 июля. 3 июня ушел по графику в ежегодный отпуск на 28 дней и заболел. Продлевать ли отпуск?
Сотрудник в конце апреля получил уведомление о сокращении с 1 июля. 3 июня ушел по графику в ежегодный отпуск на 28 дней и заболел. Продлевать ли отпуск?Да. Если работник заболел в отпуске, его можно либо продлить на дни болезни, либо перенести на другое время (ст. 124 ТК РФ). Но в данном случае переносить некуда. А уволить сотрудника в отпуске или на больничном нельзя (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Поэтому надо дождаться, когда сотрудник выздоровеет, отгуляет остаток отпуска и выйдет на работу. Этот день и будет днем увольнения. Рассчитайтесь с работником и выдайте ему трудовую книжку. При этом для оплаты больничного сотрудник должен предъявить листок нетрудоспособности.
Сотрудница в отпуске по уходу за ребенком работает неполный день. Полагается ли ей ежегодный отпуск?
Сотрудница в отпуске по уходу за ребенком работает неполный день. Полагается ли ей ежегодный отпуск?Да, но для этого она должна прервать отпуск по уходу за ребенком. Использовать сразу два отпуска нельзя (письмо Роструда от 15 октября 2012 г. № ПГ/8139-6-1). После того как закончится ежегодный отпуск, сотрудница вправе возобновить детский.
Сколько оформлять приказов на отпуск внутреннего совместителя?
Сколько оформлять приказов на отпуск внутреннего совместителя?Это зависит от формы приказа. Если компания использует типовую форму № Т-6, то понадобится два приказа — отдельно по каждой должности. Если в компании своя форма приказа, то, возможно, она позволяет составить и один документ. Либо используйте форму № T-6a, которую применяют по двум сотрудникам и более.
Работник обязан замещать руководителя во время его отпуска. Такое условие есть в трудовом договоре. Доплачивать ли за совмещение?
Работник обязан замещать руководителя во время его отпуска. Такое условие есть в трудовом договоре. Доплачивать ли за совмещение?Нет, так как эта работа в рамках трудового договора. Работодатель не обязан оплачивать ее дополнительно (письмо Роструда от 24 мая 2011 г. № 1412-6-1).
РАЗЪЯСНЯЕТ ИВАН ШКЛОВЕЦ — заместитель руководителя Роструда. С 1998 по 2004 год работал в Министерстве труда и социального развития, с 2002 года возглавлял Правовой департамент Минтруда России. С 2004 года работает в Роструде. С 2008 года — заместитель руководителя Роструда. Вице-президент Международной ассоциации инспекций труда (МАИТ).
Ни разу не выдали сотрудникам копии СЗВ-М
Чем рискуете: штрафов от ПФР не будет, но возможен конфликт с сотрудником.
Компания обязана выдавать копии СЗВ-М сотрудникам и тем, кто работает по гражданско-правовым договорам (ст. 11, 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Но закон не предусматривает штрафов за нарушение такой обязанности. Единственный маловероятный риск — скандальный сотрудник может затеять спор и потребовать денег.
Выдать копию компания обязана в тот же срок, что и сдать форму СЗВ-М в ПФР — не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2, 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). За двумя исключениями:
1) сотруднику, который выходит на пенсию, — в течение 10 календарных дней с даты заявления о том, что ему нужны документы для оформления пенсии в ПФР;
2) сотруднику, который увольняется, — в день увольнения, а подрядчику — в последний день действия гражданско-правового договора.
Важная деталь
Если нет времени составлять расписку, распечатайте копии СЗВ‑М в двух экземплярах. Работник распишется на вашем экземпляре, что получил свой.
На каждого сотрудника сформируйте в учетной программе и распечатайте отдельный отчет. Такой выписки из СЗВ-М будет достаточно. Копию полного отчета с данными обо всех работниках компании выдавать нельзя. Ведь это их персональные данные, а значит, являются тайной, которую работодатель не имеет права раскрывать (ст. 7 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).
ПФР не оштрафует вас за то, что сотрудники не получают копий СЗВ-М или РСВ-1 либо получают их с опозданием. Таких санкций нет в законе. Большинству работников эти выписки тоже не нужны, да и об обязанности компании их выдавать знают единицы. Поэтому маловероятно, что из-за выписки кто-то пойдет жаловаться в трудовую инспекцию, прокуратуру или требовать в суде компенсацию морального вреда (ст. 151 ГК РФ).
Если же сотрудник попросил копию, то лучше ее выдать. Это не сложно, а лишние споры с работниками компании ни к чему. Но вам нужно доказательство, что копию вы выдали.
Есть несколько способов, какой выбрать, решите сами. Первый — возьмите с работника расписку в свободной форме. Образец приведен ниже. Второй — распечатайте выписку в двух экземплярах: один отдайте, а второй, с подписью работника, оставьте у себя. Третий способ — заведите журнал для учета выданных документов, в котором сотрудники будут расписываться, что получили выписку из СЗВ-М.
