Пять полезных советов, чтобы быстро сдать РСВ‑1

Электронный РСВ-1 за полугодие надо сдать не позднее 22 августа (перенос с 20 августа). Форма прежняя (утв. постановлением Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п). Поэтому проблем со сдачей вроде бы быть не должно. Тем не менее каждый раз находятся компании, которые представляют РСВ-1 или с опозданием, или вовремя, но с ошибками. О них нам рассказали специалисты сервиса «Отчетность». Вот пять советов для тех, кто хочет «сдать и забыть» РСВ-1 за полугодие.

Совет № 1: убедитесь, что у вас есть соглашение с фондом

Чтобы ПФР принял электронные отчеты, компания должна заключить с фондом соглашение об обмене электронными документами и подать заявление о подключении к электронному документообороту (п. 11 Технологии, утв. распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 г. № 190р). Без этих документов фонд пришлет отрицательный протокол.

Если компания так и не направит в фонд соглашение и заявление, то это может стать причиной штрафа. Сумма — 5 процентов от начисленной суммы взносов за последние три месяца отчетного периода. Его начислят за каждый месяц просрочки. Правда, есть ограничение по сумме: максимальный размер составляет 30 процентов, а минимальный — 1000 руб. (ч. 1 ст. 46 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). И если не успеть исправить эту ошибку и не отправить отчет вовремя, то есть риск, что судьи поддержат фонд и не отменят штраф (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 20 марта 2014 г. № 09АП-5380/2014, от 17 января 2014 г. № 09АП-44746/2013).

Если вы обнаружили, что таких документов нет, то заполните их и отправьте в фонд. Формы можно распечатать из приложения № 3 и № 4 к распоряжению № 190р. Готовые бланки можно взять и в своем территориальном управлении фонда. Они могут отличаться от утвержденных форм, зато в них уже будут реквизиты вашего отделения и вы не сделаете ошибку.

Процесс подключения к электронному обмену занимает до двух недель. Бывают случаи, что срок затягивается на месяц. Поэтому, чтобы успеть сдать отчетность за полугодие, безопаснее заняться этим вопросом уже в июле.

Совет № 2: проверьте имя файла

Имя файла формируется автоматически, когда отчет выгружают из программы. В имени есть обязательные данные: год, за который отчитываются, регистрационный номер организации в ПФР, номер пачки компании и ее подразделения (постановление Правления ПФР от 2 июля 2015 г. № 243п). Изменять название, переименовывать и добавлять цифры нельзя, иначе отчет не пройдет форматно-логический контроль.

Часто бухгалтер выгружает отчет в папку и из нее копирует в другую или сохраняет файл несколько раз в одно и то же место. Тогда к имени файла компьютер автоматически проставляет суффикс с номером попытки сохранения. Например, получается такое название — PFR-700-Y-2016-ORG-033-011-020025-DCK-00003-DPT-000000-DCK-00000(1).XML. Если это вовремя не заметить и не исправить, то файл с таким названием не уйдет в фонд.

Чтобы отчет прошел, создайте новую папку и назовите ее так, чтобы сразу понять — здесь лежит РСВ-1 за полугодие 2016 года. Это поможет избавиться от суффиксов и быстро проверить названия. Но даже если в имени появилось лишнее число, то его можно просто удалить. Для этого надо переименовать файл. Главное правило — не трогать обязательные значения.

Совет № 3: сверьте номера в отчете и подписи

Регистрационный номер компании в ПФР на титульном листе РСВ-1 должен совпадать с номером в электронной подписи. Иногда компании забывают обновить подпись. Например, когда фактический адрес регистрируют как юридический и встают на учет в новом отделении фонда. В этом случае, если завизировать отчет старой подписью, из ПФР придет отрицательный протокол.

Чтобы заменить сертификат подписи, обратитесь к оператору связи, через которого отправляете отчеты.

Совет № 4: пересчитайте пачки

В РСВ-1 в подразделах 2.5.1 и 2.5.2 указывают, сколько в отчете будет пачек раздела 6. Если ошибиться, то фонд не примет отчетность.

Количество заполненных строк в подразделе 2.5.1 должно совпадать с количеством пачек раздела 6 со значением «исходная» в графе с типом корректировки сведений. А в подразделе 2.5.2 надо заполнить столько же строк, сколько будет пачек корректировочных и отменяющих разделов 6 (п. 17.2, 17.8 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п). Образец 1 — ниже.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Excel

Перед отправкой отчета за полугодие 2016 года пересчитайте пачки раздела 6 и сравните полученное значение с данными из раздела 2. Если все правильно, отправьте отчет. Если нет, то внесите исправления. Однако отчет может не пройти форматно-логический контроль, если бухгалтер правильно заполнил подраздел 2.5, но забыл прикрепить пачки раздела 6. Поэтому перед тем, как отправить отчет в ПФР, проверьте, все ли файлы вы вложили.

Совет № 5: пересчитайте застрахованных лиц

Количество застрахованных лиц, которое пишут на титульном листе формы РСВ-1, должно совпадать с количеством заполненных разделов 6 (п. 5.10 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п). В расчет не берут уволенных работников и тех, с кем расторгли гражданско-правовой договор в предыдущих периодах. Также количество застрахованных в титульном листе должно быть равно максимальному значению граф 4, 5 и 6 по строке 207 подраздела 2.1 раздела 2. Образец 2 — ниже.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Excel