Налоги, бухучет и взносы
Первичные документы
Проверяйте свою первичку на опасные ошибки по карте рисков
Мы сделали карты рисков самых ходовых бухгалтерских документов: акта, счета-фактуры,
Где в акте на услуги искать опасные ошибки
| Реквизит | Как заполнить | В чем опасность |
|---|---|---|
 | ||
| Дата и период оказания услуги | Дата — обязательный реквизит первички. Период нужен, чтобы без риска учесть расходы | Если из акта непонятно, в каком периоде исполнитель оказал услуги, то налоговики могут снять расходы |
| Название документа | Акт на услуги составляют в свободной форме. Но надо не забыть про название документа, это обязательный реквизит | Первичка, в которой нет названия, не подтверждает расходы. Налоговики доначислят налог на прибыль |
| ИНН заказчика и исполнителя | Возьмите данные из договора. Они должны совпадать с выпиской из ЕГРЮЛ | По ИНН налоговики идентифицируют организацию. Из-за ошибки могут снять расходы |
| Наименование и стоимость услуг | Стоимость приводите в рублях и копейках. Название пишите конкретное, избегайте обтекаемых наименований типа «Информационно-консультационные услуги» | Общее название и нестыковка между стоимостью в договоре и в акте — признак нереальной сделки. Попросите у исполнителя отчет с детализацией услуг (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 18 декабря 2015 г. по делу № А42-8166/2014) |
| Подписи, расшифровки и печати | Расписаться может директор или сотрудник по доверенности. В этом случае пишут его должность, Ф.И.О и реквизиты доверенности. Печать можно не ставить, если компания от нее отказалась | Акт без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не дает права на расходы. Если на документе нет печати, то безопаснее попросить контрагента прислать письмо с подтверждением, что они отказались от печати. Иначе могут быть споры с налоговиками |
 | ||
| Договор | Безопаснее сослаться в акте на договор, в рамках которого исполнитель оказал услуги | Ссылка на договор — не обязательный для первички реквизит. Но это поможет идентифицировать услугу |
| Наименование заказчика и исполнителя | Наименование можно привести краткое или полное, это не важно | При правильном ИНН ошибка в названии компании не мешает учесть расходы (письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Но лучше ее исправить |
| КПП заказчика и исполнителя | КПП возьмите из договора. Сверьтесь с ЕГРЮЛ | При правильном ИНН ошибка в КПП некритична. Она не мешает идентифицировать компанию. Но если ее исправить, то на проверке у налоговиков будет меньше вопросов |
Где в авансовом отчете искать опасные ошибки
| Реквизит | Как заполнить | В чем опасность |
|---|---|---|
 | ||
| Дата | Сотрудник должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней после срока, на который ему выдали деньги | Налоговики снимут расходы, если в авансовом отчете не будет даты. Это обязательный реквизит первички. А по дате утверждения отчета определяют период для затрат. К примеру, для командировок (п. 7 ст. 272 НК РФ). Но если работник отчитается позже, чем надо, то это не мешает признать затраты |
| Данные о подотчетнике | Выдавать деньги можно не только работникам, но и тем, с кем компания заключила гражданско-правовой договор на работы или услуги | Из-за ошибок в Ф.И.О. налоговики не смогут идентифицировать сотрудника и снимут расходы |
| Суммы и реквизиты платежки на остаток и перерасход | Выдавать новый аванс можно после того, как сотрудник отчитается по предыдущему. На каждую сумму в отчете должен быть подтверждающий документ (чеки, квитанции, накладные) | Без подтверждающих документов налоговики признают подотчет доходом работника и доначислят НДФЛ (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14 июля 2016 г. № Ф07-5021/2016) |
| Подписи | Авансовый отчет должен утвердить руководитель или сотрудник, у которого есть на это доверенность. В отчете также должны быть подписи бухгалтера и самого подотчетного лица | Если на отчете не будет всех подписей, то инспектор может признать документ недействительным и снять расходы |
 | ||
| Номер | Авансовые отчеты нумеруются в хронологическом порядке | Номер не является обязательным реквизитом первички. Поэтому даже если его не поставили, это не влияет на учет расходов |
| Название компании | Можно написать полное или краткое название, это не важно | Из-за ошибки расходы не снимут. Ведь можно по другим реквизитам определить, что отчет относится к данной организации |
| Реквизиты кассового ордера | Напишите дату и номер расходника, по которому кассир вернул работнику перерасход. А если сотрудник, наоборот, внес остаток в кассу, то впишите реквизиты приходника | Из-за ошибок в реквизитах ордера расходы не снимут. Но могут запросить пояснения, так как непонятно, все ли подотчетники погасили долги и когда |
Где в товарной накладной искать опасные ошибки
| Реквизит | Как заполнить | В чем опасность |
|---|---|---|
 | ||
| Дата составления и дата принятия товара | Товарную накладную составляют в момент отгрузки или сразу после нее | Дата в накладной не должна быть раньше, чем в товарно-транспортной или транспортной накладной. Иначе налоговики посчитают сделку нереальной. А если в накладной нет даты принятия товара, то могут снять вычет (постановление ФАС Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/2014) |
| ИНН грузополучателя, поставщика и плательщика | ИНН должен быть такой же, как в ЕГРЮЛ | Если из-за ошибки в ИНН налоговики не смогут идентифицировать поставщика и покупателя, то снимут у последнего расходы |
| Товар, единица измерения, цена, сумма, НДС, количество мест и масса груза | Цена и стоимость должны быть в рублях и копейках без округлений | Количество и стоимость товаров должны быть такими же, как в счете-фактуре и транспортной накладной. Иначе налоговики решат, что сделка нереальная, и снимут расходы |
| Подписи, расшифровки и печати | Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О. Печать можно не ставить, только если компания от нее отказалась | Накладная без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы. Если на накладной нет печати, то безопаснее запросить у поставщика письмо о том, что он отказался от нее |
 | ||
| Компания, грузополучатель, поставщик и плательщик | Данные должны быть такие же, как в договоре или счете-фактуре | При правильном ИНН ошибки в этих реквизитах не мешают учесть расходы (письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Но если будут нестыковки с договором и счетом-фактурой, налоговики могут запросить пояснения |
| Основание и транспортная накладная | Продавец вписывает договор или заказ, по которому отгружает товар, и транспортную накладную, по которой перевозчик доставляет товары покупателю | Если не написать или написать с ошибкой реквизиты документов, то налоговики могут запросить у компании пояснения |
| Количество мест и масса товара под табличной частью | Количество мест и масса груза должны сходиться с данными в табличной части накладной | Если ошибиться, то проверяющие могут запросить пояснения |
Где в счете-фактуре искать опасные ошибки
| Реквизит | Как заполнить | В чем опасность |
|---|---|---|
 | ||
| ИНН продавца и покупателя | ИНН должен быть такой же, как в выписке из ЕГРЮЛ | Из-за ошибки в ИНН налоговики снимут вычет. Она мешает идентифицировать покупателя |
| Валюта | По рублевым договорам и договорам в у.е. с оплатой в рублях в строке 7 пишут: российский рубль, 643. Если поставить вместо названия значок ₽, то вычет у покупателя не снимут (письмо Минфина России от 13 апреля 2016 г. № 03-07-11/21095) | Ошибаться в коде валюты опасно, налоговики могут снять вычет из-за невозможности идентифицировать стоимость товаров и сумму налога |
| Наименование товара, количество, цена за единицу, стоимость | Эти показатели должны совпадать с данными в накладной или акте | Из-за ошибок покупателю откажут в вычете. Если налоговики обнаружат противоречия между счетом-фактурой и накладной, то усомнятся в реальности сделки и запросят пояснения |
| Налог и налоговая ставка | Налог пишут в рублях и копейках. Округлять нельзя. Рядом со ставкой нужен знак «%», но если его нет, не страшно | У покупателя снимут вычет, если продавец приведет в счете-фактуре неверную ставку или сумму налога |
| Подписи и расшифровки | За директора и главбуха могут расписаться другие сотрудники по доверенности. Тогда в расшифровке должны быть их Ф.И.О. Рядом можно вписать реквизиты доверенности | Из-за факсимиле или подписей неуполномоченных лиц налоговики могут снять вычеты (письмо Минфина России от 27 августа 2015 г. № 03-07-09/49478) |
 | ||
| Дата | Поставщик должен выставить счет-фактуру в течение 5 календарных дней после отгрузки. Позже тоже можно, покупатель не потеряет вычет | Дата счета-фактуры не должна быть раньше даты накладной. Иначе у покупателя могут снять вычет |
| Номер | Номер может быть каким угодно: с разделительной чертой, дефисом, буквами русскими или латинскими. Если сбился хронологический порядок нумерации, то тоже не страшно | Налоговики запросят пояснения, если в экземпляре покупателя будет не такой номер, как в экземпляре поставщика |
| Платежка | Эту строку заполняют как при получении аванса, так и при последующей отгрузке | Налоговики могут снять вычет, если платежку не указать. Если привести реквизиты с ошибками, то могут запросить пояснения |
| Название и КПП продавца и покупателя | Если продавцом или покупателем является обособленное подразделение компании, то в счете-фактуре нужен его КПП. Название может быть полным или сокращенным | Ошибка в КПП и названии при правильном ИНН не мешает идентифицировать компанию. Вычет не снимут, но могут запросить пояснения |
| Грузоотправитель и грузополучатель | Заполняют только в документе на отгрузку товаров. Если товар отгружает или получает обособка, то нужны его реквизиты | Ошибки в этих реквизитах не мешают идентифицировать компанию. Но налоговики могут запросить пояснения |
Где в товарно-транспортной накладной искать опасные ошибки
| Реквизит | Как заполнить | В чем опасность |
|---|---|---|
 | ||
| Дата составления | Накладную надо составить во время отгрузки или сразу после нее. Дата не должна быть раньше даты товарной накладной | Если дата в ТТН не стыкуется с датами в ТОРГ-12, счете-фактуре, договоре и бухучете, то налоговики могут снять расходы |
| Товар, единица измерения, цена, сумма, НДС, места и масса груза | Цена и стоимость должны быть в рублях и копейках без округлений | Количество и стоимость товаров должны быть такими же, как в счете-фактуре и товарной накладной. Иначе налоговики решат, что сделка нереальная, и снимут расходы на покупку и доставку |
| Подписи, расшифровки и печати | Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О. Печать можно не ставить, только если грузоотправитель от нее отказался | Накладная без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не доказывает факт доставки. Если нет печати грузоотправителя, то безопаснее запросить письмо, что он от нее отказался. Это защитит расходы покупателя |
| Транспортное средство и данные с расчетом стоимости | В накладной надо написать номера машин, на которых перевозят товары, и показать расчет стоимости перевозки | Налоговики проверят, есть ли у компании автомобиль, который написали в накладной. Если окажется, что машины нет в собственности или аренде, то могут снять расходы |
| Погрузочно-разгрузочные операции | В таблице записывают, кто и во сколько погрузил и выгрузил товар | Из-за нестыковок налоговики могут снять расходы (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 февраля 2012 г. по делу № А33-6676/2011) |
| Сведения о грузе | В таблице пишут краткое наименование груза, количество мест и массу. Количественные показатели должны совпадать с товарной накладной. Здесь же перечисляют документы, которые составили на груз | Если окажется, что машина, на которой перевозят товары, не может вместить в себя указанное количество груза, то налоговики снимут расходы (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24 марта 2016 г. № Ф06-6756/2016) |
| ИНН грузополучателя, поставщика и плательщика | ИНН должен быть такой же, как в ЕГРЮЛ | Из-за ошибки в ИНН налоговики не смогут идентифицировать поставщика и покупателя и снимут у последнего расходы |
 | ||
| Единица измерения | Данные должны совпадать с товарной накладной и счетом-фактурой | Если ошибиться, налоговики могут запросить пояснения. Им это нужно, чтобы сравнить вместимость машины с количеством груза |
| Наименование грузоотправителя, грузополучателя и плательщика | Данные должны быть такие же, как в договоре или товарной накладной | При правильном ИНН ошибки в этих реквизитах не мешают учесть расходы. Но если будут нестыковки, налоговики могут запросить пояснения |
Где в транспортной накладной искать опасные ошибки
| Реквизит | Как заполнить | В чем опасность |
|---|---|---|
 | ||
| Название и ИНН грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика | Напишите полные названия компаний и их ИНН | ИНН нет среди обязательных реквизитов первички. Но по нему идентифицируют компанию. Из-за ошибки могут исключить из расчета налога на прибыль расходы на сам товар и его доставку |
| Наименование груза, его количество и масса | Здесь надо написать, что перевозят и в каких количествах. Информация должна сходиться с договором поставки и товарной накладной | Если ошибиться в массе, то налоговики могут решить, что компания получила товара меньше, чем по документам. Тогда снимут часть расходов |
| Сопроводительные документы | В эту графу занесите все документы, которые есть по товару — товарные накладные, счета-фактуры, сертификаты и т. д. | Если ошибиться в реквизитах документов, которые вписали, налоговики могут усомниться в реальности сделки |
| Прием и сдача груза, подписи | Здесь надо написать адреса, откуда и куда доставили груз, время, когда это было. Эту информацию заверяют ответственные сотрудники | Если в адресах и времени будут ошибки или не будет подписей сотрудников, то компании рискуют вычетами и расходами (постановление Северо-Западного округа от 2 апреля 2015 г. № Ф07-922/2015) |
| Транспортное средство и стоимость услуг перевозки | В накладной надо написать номер машины, в которой перевозят товары, и стоимость услуг перевозчика | Налоговики могут отказать в вычете и снять расходы на доставку, если вписать несуществующий номер машины (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 26 мая 2015 г. № А27-15353/2014) |
| Оговорки и замечания перевозчика | Если во время перевозки стороны решили поменять адрес доставки, то это должен отметить водитель в накладной | Если не вписать новые адреса или сделать в них ошибку, то налоговики не поймут, куда доставили груз и почему. Из-за этого могут снять расходы |
 | ||
| Условия перевозки | Сюда записывают сроки, по истечении которых груз считают потерянным. Плату за хранение груза и его максимальный срок. А также штрафы за нарушение правил перевозки | Если данные не совпадают с договором на перевозку, то налоговики могут запросить пояснения по расчету стоимости вознаграждения. А если начислили штрафы на нарушения, то приложите подтверждающие документы (фотографии, претензии, акты и другие) |
| КПП, адрес и телефон грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика | Приведите юридические адреса компаний и телефон, по которому можно связаться с ответственным сотрудником | Ошибки не мешают расходам, но налоговики могут усомниться в реальности сделки и запросить пояснения |
| Оговорки и замечания перевозчика | В накладной записывают информацию о повреждении товара или его упаковке | Расходам ошибки не мешают. Но отметку безопаснее сделать, это обезопасит перевозчика от претензий и штрафов за порчу товара |
Где в путевом листе искать опасные ошибки
| Реквизит | Как заполнить | В чем опасность |
|---|---|---|
 | ||
| Дата | Можно оформить путевой лист на день, неделю или месяц, но не больше | Если из путевого листа непонятно, за какой период его оформили, то он не подтверждает расходы на ГСМ, командировочные, зарплату водителя |
| Данные автомобиля и компании | Напишите марку машины и ее регистрационный номер. Впишите наименование компании | Инспектор проверит, действительно ли у компании есть машины, которые упоминаются в путевых листах. Если окажется, что в собственности или аренде их нет, то расходы по поездке снимут |
| Время выезда и въезда в гараж | Напишите дату и точное время, когда машина выезжала из гаража и возвращалась обратно | Из-за ошибок налоговики могут не признать расходы на горючее и командировку |
| Движение горючего | Запишите показания одометра на момент выезда и возвращения в гараж, приведите расход топлива | Инспектор посчитает, сколько километров проехал водитель по показаниям прибора и сравнит с маршрутом. Если они будут отличаться, то расходы на ГСМ снимут. Также поступят и из-за превышения норм (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25 сентября 2015 г. по делу № А53-24671/2014) |
| Маршрут следования | Чем подробнее маршрут, тем безопаснее для расходов | Путевые листы без маршрута не подтверждают расходы (постановление Арбитражного суда Московского округа от 8 апреля 2015 г. № Ф05-3450/2015) |
| Подписи, расшифровки и печать | Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О. | Путевой лист без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы на горючее и поездку. Печать можно не ставить, если компания официально отказалась от нее |
 | ||
| Медицинские отметки | Водитель должен пройти медицинскую комиссию перед поездкой и сразу после нее. Врач ставит свои отметки | Отсутствие отметок врача само по себе не мешает расходам. Но вместе с другими ошибками этот недочет может стать поводом для того, чтобы снять расходы на ГСМ |
| Удостоверение водителя | Запишите реквизиты водительского удостоверения сотрудника | Налоговики проверят, чтобы категория прав соответствовала виду транспорта |
| Лицензия на перевозку | Если у компании есть лицензия, то надо написать ее реквизиты | Если компания занимается лицензируемой деятельностью, а в путевой лист не написали лицензию, то налоговики могут попросить ее предоставить |
| Название и адрес компании | Адрес пишут такой же, как в ЕГРЮЛ. А название можно привести полное или сокращенное | При верных сведениях о водителе и машине ошибка в названии компании или адресе некритична. Но лучше исправить ее, чтобы не привлекать внимание налоговиков |
