Какие документы главбуху лучше не подписывать — опасно для компании и для него самого

Старая первичка

На документах, которые забыл подписать ваш предшественник, бесполезно ставить свою подпись. Если подпись главбуха — обязательный реквизит документа, то без нее он будет недействительным. И от того, распишетесь вы в нем или нет, ничего не изменится. В тот день, когда документ составляли, вы не были главбухом компании. А значит, не имели права его подписывать.

Первичные документы, которые подписаны неуполномоченным лицом, нельзя принимать к учету (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последствия такого нарушения зависят от документа. Например, если вы сами подпишете за предшественника больничный лист, то ФСС может отказать в возмещении (п. 66 приказа Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н, п. 18 постановления Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101). Конечно, для этого специалисты фонда должны заметить, что в тот период был другой главбух.

Из-за вашей подписи на старой первичке проблемы возможны не только у компании, но и у контрагентов. Случается, что налоговики на встречке запрашивают выданные счета-фактуры, а предыдущий главбух не распечатал вторые экземпляры. Или покупатель не получил документы и просит их передать. В таких случаях не стоит расписываться за прежнего бухгалтера. Иначе у налоговиков будет основание отказать покупателю в вычете НДС. Отстаивать свои права ему придется в суде (постановление ФАС Уральского округа от 9 июля 2007 г. № Ф09-5205/07-С2). Но передавать документы без подписи тоже нельзя.

Решение. Вот три варианта подписать старую первичку:

1) пригласите бывшего главбуха, пусть он подпишет все документы, на которых забыл поставить визу;

2) оформите дубликат документа: поставьте в нем свою подпись, а сверху сделайте надпись «Дубликат»;

3) обратитесь к сотруднику, у которого в то время действовала доверенность на заверение нужных вам документов. Попросите его расписаться. Этот вариант подойдет в том числе для больничного. ФСС разрешает подписывать листки нетрудоспособности по доверенности (п. 12 письма ФСС РФ от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956).

Документы за дни, когда главбух был в отпуске или на больничном

Документы, которые бухгалтер подписывает в отпуске или на больничном, можно принимать к бухгалтерскому и налоговому учету. Во время отдыха или болезни главбух не обязан трудиться. Но от работы его никто не отстранял. Поэтому полномочия главбуха сохранятся, даже если обязанности переложили на другого сотрудника. А значит, документы, подписанные главным бухгалтером, будут законными (апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14 января 2015 г. по делу № 33-4778/2014).

Но для компании возникают другие опасности. Привлекать к работе сотрудника во время болезни или отпуска запрещает трудовое законодательство. За нарушения могут оштрафовать до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). А в случае с больничным еще и снизят главбуху пособие по нетрудоспособности.

Врач может узнать, что пациент работал, и сделает в больничном отметку о нарушении режима. В специальной строке поставит дату и код 25 — «Выход на работу без выписки». А работодатель обязан начиная с указанной даты считать пособие исходя из МРОТ (ст. 8 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Даже если врач не заметит нарушения режима, пособие может сократить фонд. На проверке чиновники из ФСС увидят подписанные документы и поймут, что главбух во время болезни работал, значит, нарушал режим. Поэтому снимут часть пособия, доначислят взносы, штраф и пени (постановление ФАС Уральского округа от 20 апреля 2011 г. № Ф09-1302/11-С2).

Решение. Есть два способа подписать документы, когда главбух в отпуске или на больничном:

1) оформить отзыв главбуха из отпуска;

2) попросить расписаться другого сотрудника с доверенностью или работника, который по приказу исполняет обязанности главбуха.

Бумаги, за которые отвечают другие бухгалтеры

Подписывать документы за подчиненных главбух не вправе. Первичку визируют сотрудники, которые совершили сделку или операцию, и те, кто отвечает за ее оформление (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Конкретные должности работников и перечень документов закон не устанавливает. В каждой компании этот перечень свой. Пять документов, которые дают бухгалтерам вашей компании право подписывать первичку, — в таблице.

Например, один из сотрудников бухгалтерии ведет кадровый учет и рассчитывает зарплату. Эти обязанности перечислены в его должностной инструкции. Без приказа руководителя главный бухгалтер не вправе подписывать за подчиненного кадровые и другие документы, связанные с расчетом зарплаты, например табели учета рабочего времени и расчетные ведомости. Аналогичная ситуация с подписью кассира. Хотя главбух и расписывается в кассовых ордерах, но второй раз поставить подпись за кассира он не вправе. А документы, подписанные неуполномоченным лицом, не подтверждают расчеты (определение Верховного суда РФ от 3 августа 2015 г. № 306-КГ15-8420 по делу № А65-2680/2014).

В некоторых компаниях главбухи время от времени принимают и различные материальные ценности, и работы. Например, канцелярку, небольшие ремонтные работы в офисе или услуги по обновлению программ. Как правило, такие функции не входят в обязанности бухгалтера. Поэтому без доверенности его подпись на первичке будет нелегитимной. Получается, что хозяйственную операцию оформили первичным документом, подписанным неуполномоченным лицом. А значит, принимать к учету такие документы запрещено.

Налоговики посчитают, что компания грубо нарушила правила учета доходов и расходов, и оштрафуют ее на 10 000 руб. А если бухгалтер признает такие расходы в налоговом учете, то штраф будет еще выше — 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Решение. Главбух вправе подписать документы за подчиненных или других сотрудников, если:

1) получил доверенность от компании на право подписи;

2) упоминается в приказе руководителя как сотрудник, который уполномочен визировать первичку.