Выдали сотруднику отпускные с НДФЛ

Одна из коллег поделилась с нами такой ситуацией. Компания начислила сотруднику отпускные — 10 000 руб. С этой суммы рассчитали НДФЛ — 1300 руб. То есть на руки сотруднику должны были выдать 8700 руб. (10 000 – 1300). Но из-за ошибки бухгалтера сотрудник получил все 10 000 руб.

В итоге работнику выдали больше денег, чем ему причиталось. В этой ситуации компания рискует получить штраф в 20 процентов за НДФЛ, который вовремя не удержали и не перечислили в бюджет (ст. 123 НК РФ). Просто так заплатить налог из собственных денег компания не вправе (п. 9 ст. 226 НК РФ). Налоговый кодекс запрещает так поступать.

Как исправить ошибку, чтобы минимизировать налоговые риски для компании? Просто так удержать с сотрудника переплату не получится. Взыскать с него лишние деньги можно, если компания их переплатила из-за собственной счетной ошибки (ст. 137 ТК РФ). Но в ситуации, о которой мы говорим, такой ошибки не было. Ведь бухгалтер начислил отпускные верно. В день, когда переплатили сотруднику отпускные, попросите его вернуть переплату. Эту сумму перечислите в бюджет как НДФЛ. В ФНС нам сообщили, что претензий к компании в таком случае не будет — ведь получится, что налог вы удержали вовремя.

Если же сотрудник отказывается вернуть деньги или уже уехал в отпуск, придется корректировать учет. Без налоговых последствий это можно сделать, если сотруднику в текущем году не платили материальную помощь. Ведь такая выплата до 4000 руб. в год не облагается НДФЛ. Тогда достаточно будет провести лишние выплаты как материальную помощь. Но на руки эту сумму сотруднику не выдавать, а перечислить ее в качестве НДФЛ. Например, если сотруднику выдали 10 000 руб. вместо 8700 руб., то оформите материальную помощь на 1300 руб. После того как перечислите деньги в бюджет, все начисления по сотруднику сойдутся, и проблем не будет.

Если вариант с матпомощью невозможен, остается только удержать налог из последующих денежных выплат сотруднику. Если сделаете это в том же месяце, когда выдали отпускные, то на камералке 6-НДФЛ налоговики вряд ли придерутся к такой выплате. В ФНС говорят, что программа инспекций сопоставляет только даты по уплате НДФЛ. Если налог перечислили вовремя — до конца месяца, в котором выплатили отпускные, — то на дату удержания инспекторы даже не обратят внимания.