Как сейчас заверять копии для налоговиков, фондов и работников

По-разному заверяйте копии для работников, налоговиков и фондов. Например, оформлять копии приказов для сотрудников можете по правилам из нового ГОСТа. Варианты заверительных надписей для разных случаев найдете в образцах.

Как заверить копии для сотрудников

Компания сама решает, как будет заверять копии документов для сотрудников. Можно разработать свои правила или ориентироваться на ГОСТ.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 должен был вступить в силу с 1 июля 2017 года. Но срок сдвинули на 1 июля 2018 года (приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст). А пока действует старый ГОСТ Р 6.30-2003.

И новый, и старый ГОСТы — это рекомендованные стандарты. Применять их не обязательно. Но лучше использовать стандартные правила. Они понятны всем — и тем, кто выдает документ, и тем, кто получает.

Правила из ГОСТа станут обязательными только для тех компаний, которые утвердят это в своем внутреннем документе, например в положении или приказе. Причем обязательным будет тот стандарт, который указан в документе. Если такого документа нет, заверяйте копии по правилам любого из ГОСТов, как в образце 1. Отличие нового ГОСТа от старого в том, что он требует ставить на копиях отметку, где хранится оригинал.

Образец 1. Как заверить копию приказа для сотрудника

По старым правилам

По новым правилам

Для копии трудовой книжки есть специальные правила. Как ее заверить, смотрите на образце 2.

Образец 2. Как заверить трудовую книжку

По старым правилам

По новым правилам

Как заверить копии для налоговой

Часто налоговая требует предоставить не один, а несколько документов. Для таких случаев чиновники установили специальные правила. Чтобы не пришлось ничего переделывать или платить 200 руб. штрафа за каждую забракованную копию, оформляйте сшивы так, как требуют налоговики (письмо Минфина России от 29 октября 2015 г. № 03-02-Р3/62336).

Копии многостраничных документов заверяйте так:

— сделайте копию только с одной стороны листа;

— соберите в пачки максимум по 150 листов;

— не повреждая текст, сделайте от 2 до 4 проколов и сшейте;

— свяжите нити свободно, чтобы каждый лист можно было открыть, прочесть или снять копию;

— пронумеруйте листы арабскими цифрами;

— сделайте прямоугольную наклейку из бумаги 40—60 мм × 40— 50 мм;

— приклейте ее на узел;

— выведите прошивные нити и обрежьте концы, они должны выходить за пределы наклейки не больше чем на 2—2,5 см;

— на бумажной наклейке сделайте заверительную надпись, как на образце 3;

— подпишите заверительную надпись у руководителя, проставьте его должность, фамилию, инициалы и дату заверения.

Печать, если она есть, поставьте так, чтобы оттиск частично заходил на наклейку и на последний лист.

Объединять в одну подшивку разные документы и заверять ее в целом не стоит (письма Минфина России от 30 ноября 2010 г. № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Но если вы все-таки сдали в инспекцию такие сшивы, то оснований для штрафа нет. Налоговики вправе штрафовать только за то, что компания вообще не принесла документы или передала их с опозданием.

Сейчас ФНС готовит новые требования к документам, которые компания представляет на бумаге. Чиновники разрешат заверять одной подписью сшив из нескольких разных документов.

Для работников компании и трудовой инспекции копии заверяют
подписью руководителя или другого сотрудника
по доверенности. Отметка о месте хранения
оригинала необязательна.

ИВАН ШКЛОВЕЦ,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Образец 3. Как заверить сшивы копий для налоговой

По старым правилам

По новым правилам

Кодекс не требует указывать на копии
место хранения оригинала. Поэтому
налоговые органы обязаны принимать
документы без такой отметки.

СЕРГЕЙ ТАРАКАНОВ,

советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса

Как заверить копии для фондов

Соцстрах не вправе отказать компании в приеме документов. Исключение только для электронного документа, который подписали недействительной электронной подписью (п. 16 Административного регламента, утв. приказом Минтруда России от 5 ноября 2013 г. № 658н). В остальных случаях сотрудники фонда обязаны принять документы.

Есть другая опасность, что после проверки проверяющие посчитают документы недействительными. Но для этого должны быть серьезные основания, например копии вообще не заверены или заверены неуполномоченным сотрудником. Как вы заверите документ — по новым правилам или по старым, не важно. Отметка о месте хранения документа значения не имеет.

Пенсионный фонд бумажные копии документов не принимает. Такое разъяснение нам дали чиновники. Компании обращаются с оригиналами, а сотрудники фонда самостоятельно снимают копии. В случае если представитель компании не может лично представить документы, их копии отправляют по почте. Но прежде заверяют у нотариуса.

Пенсионный фонд не принимает
бумажные копии документов,
заверенные компанией. Сотрудники
фонда сами снимают копии с оригиналов,
которые представила организация.

НАТАЛЬЯ БАКУЛИНА,

начальник отдела персонифицированного учета УПФР
в Краснозерском районе Новосибирской области

Компания может отправить в фонд документы в электронном виде. Для этого цветные скан-образы подписывают электронной подписью и отправляют через спецоператора. При этом заверительные надписи на документах не нужны.

Главное требование к копиям
документов для ФСС — они должны
быть заверены руководителем
или уполномоченным сотрудником.
Фонд не отказывает компаниям
по формальным основаниям.

АЛЕВТИНА ЗАХАРОВА,

начальник отдела администрирования
страховых взносов ГУ-СПб РО ФСС РФ