Первичка, от которой можно отказаться

Бухгалтеры составляют лишнюю первичку — показал опрос «Главбуха». Узнайте, от каких документов можно отказаться без вреда для учета. Безопасность гарантируют закон, письма ФНС, чиновники и юристы.

Первичка по кассе

Компании, которые перешли на онлайн-кассы, вправе не применять первичку по расчетам с населением при торговле с применением контрольно-кассовой техники. Это, к примеру, журнал кассира-операциониста, сведения о показаниях счетчиков и выручке (подп. 1.1 п. 1 постановления Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132). Весь список — в шпаргалке ниже.

Данные о расчетах теперь передаются напрямую в налоговую инспекцию. А значит, нет необходимости вести и проверять прежние документы по ККТ. Те, кто перешел на онлайн-кассы, уже могут не оформлять эти документы (письмо Минфина России от 16 сентября 2016 г. № 03-01-15/54413). А компаниям и предпринимателям, которые еще не перешли на онлайн-кассы, безопаснее по-прежнему оформлять унифицированную первичку по ККТ (письмо ФНС России от 26 сентября 2016 г. № ЕД-4-20/18059).

Отказываться от кассовой первички — право, а не обязанность компании. Если хотите, можете применять ее и дальше либо изменить эти формы под специфику своей компании. С одной стороны, с этими документами привычнее разбираться в прошлых операциях, а также остаются сведения по каждой из них. С другой — в онлайн-ККТ есть возможность через личный кабинет просматривать данные чеков и формировать сводные отчеты в Excel онлайн. Также можно выгружать нужные данные на компьютер и распечатывать. Выбирайте, как вам удобнее.

Cписок лишней первичкиСкрыть 

Акты по аренде

Часто арендаторы для подтверждения расходов на аренду требуют от арендодателей акты оказанных услуг. Но акт обязателен, только если его нужно оформлять согласно условиям договора аренды. Если таких условий нет, то достаточно самого договора и акта приема-передачи помещения (письмо Минфина России от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/1/12764).

Убедитесь, что в договоре и акте приемки-передачи есть характеристики конкретного объекта, который вы получили в аренду. Проверьте, чтобы в договоре была сумма арендной платы. Иначе договор посчитают незаключенным (п. 1 ст. 654 ГК РФ).

Если арендодатель и арендатор на общей системе налогообложения, для вычета НДС понадобится также счет-фактура.





 

Авансовый отчет

Иногда коллеги требуют авансовый отчет у сотрудников, которые расплатились за корпоративные траты собственными деньгами. Это стандартная форма, в ней есть обязательные реквизиты. Поэтому бухгалтеры и просят сотрудника заполнить ее. Но поскольку сотрудник не брал аванс, то и авансовый отчет необязателен (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Вместо авансового отчета работник может написать заявление на возмещение расходов. К нему он приложит подтверждающие документы, например кассовые и товарные чеки, товарные накладные, квитанции. Чтобы упростить работу, воспользуйтесь готовым образцом из статьи.


 

Разъясняет ФНС

Первичка по ККТ больше не нужна

Компании, которые применяют онлайн-кассы, не обязаны оформлять первичку по ККТ по старым унифицированным формам КМ-1, КМ-2 и дальше по списку, включая КМ-9. Инспекторы не будут их проверять — все данные поступят в налоговую в форме электронных отчетов. На проверках их тоже не запросят. Компания может отказаться от этих документов и безопасно упростить работу.

АЛЕКСЕЙ БАТАРИН,

заместитель начальника организационно-методологического
отдела Управления оперативного контроля ФНС России

Образец заявленияСкрыть 

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Счета на оплату

Многие бухгалтеры всегда выставляют счета на оплату. Но закон не требует этого от поставщика в обязательном порядке.

Есть две ситуации, когда счет нужен:

— договор не оформляли, и счет после оплаты является документом, который подтверждает сделку;

— в договоре сказано, что надо выставлять счет.

Также оформляйте счет, если об этом сказано во внутренних правилах компании или счета требуют покупатели. Например, если руководитель компании-покупателя не разрешает проводить оплату без счета. Так, в иностранных компаниях часто обязателен оригинальный счет с живыми подписями и печатью к каждому платежу.

В других случаях счет на оплату оформлять необязательно, но часто это удобно. Во-первых, так вы напомните клиенту, что пора заплатить. Во-вторых, бухгалтер покупателя берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора. Не нужно каждый раз поднимать договор. А если реквизиты поменялись и уведомление об этом еще не дошло или затерялось, оплата по счету гарантирует, что деньги придут вовремя и по назначению.

Таким образом, не выставлять счета можно, если у компании надежные контрагенты, которые вовремя проводят оплату, и реквизиты не меняются. В этом случае не включайте условие о счетах в договор. Укажите в договоре условие об оплате, чтобы не пришлось ежемесячно выписывать счета, например, так: «Заказчик ежемесячно не позднее 10-го числа текущего месяца перечисляет на расчетный счет Исполнителя плату за услуги охраны в размере 80 000 (Восемьдесят тысяч) рублей, включая НДС — 18 процентов».







 

Счета-фактуры

Некоторые компании и предприниматели на упрощенке выставляют счета-фактуры и указывают в них «без НДС». Но компании и индивидуальные предприниматели на упрощенке не платят НДС (п. 2, п. 3 ст. 346.11 НК РФ). А значит, они не обязаны выставлять счета-фактуры (п. 3 ст. 169 НК РФ, письма Минфина России от 24 октября 2013 г. № 03-07-09/44918, от 21 августа 2015 г. № 03-11-11/48495). Покупателю счет-фактура без НДС не нужен, ведь получить вычет по нему невозможно.

Иногда по просьбе контрагента компании на упрощенке выставляют счета-фактуры или УПД с НДС. Имейте в виду, что тогда компания обязана уплатить НДС в бюджет и подать декларацию по НДС в электронном виде (письмо ФНС России от 15 сентября 2016 г. № ЕД-4-15/17338).

Командировочное удостоверение

Многие компании продолжают оформлять командировочные удостоверения, а бухгалтеры — требовать их у сотрудников. Но этот документ отменили с 8 января 2015 года (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Чтобы признать командировочные расходы, он больше не нужен.

В отдельных компаниях руководители для контроля решили оставить командировочное удостоверение. Тогда оно понадобится. В остальных случаях этот документ можно не использовать, тем более что часто его оформляют с ошибками.

Разъясняет юрист

Если грамотно составить договор,
можно обойтись без счетов

Законодательство не устанавливает обязательного требования о составлении счета на оплату. Поэтому составляйте счет, только если это предусмотрено в условиях договора или договора нет вообще. Если же в договоре подробно расписаны условия оплаты и при этом о счетах ничего не сказано, их можно не оформлять.

АЛЕКСЕЙ АБРАМОВ,

директор юридической практики КПМГ в России и СНГ,
адвокат (допущен к практике в России и США), LLM

Заявление на отпуск

Если сотрудники ходят в отпуск по графику, заявления можно от них не требовать. Достаточно получить подпись о том, что за две недели сотрудника известили о предстоящем отпуске (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Отпуск по графику компания должна предоставить независимо от того, написал работник заявление на отпуск или нет. В Трудовом кодексе нет требований, чтобы работник оформлял заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск, запланированный по графику. Заявление требуйте, только когда сотрудник переносит отпуск на другое время или если он не отработал шесть месяцев в компании (ч. 2, 3 ст. 122 ТК РФ).

Если в компании нет формы уведомления об отпуске или специальной колонки в графике отпусков, то заявление подтвердит, что сотрудник был в курсе о датах отпуска. Тогда стоит оформить этот документ.






 

Разъясняет Роструд

Заявление на отпуск по графику
не обязательно

Если сотрудник идет в отпуск согласно графику, то брать с него заявление на отпуск не обязательно. Достаточно его подписи и даты в специальной колонке графика отпусков или в отдельном уведомлении о времени начала отпуска. Эта дата должна быть не позже чем за две недели до начала отпуска. Заявление нужно, если сотрудник перенес отпуск или трудится в компании менее 6 месяцев.

ИВАН ШКЛОВЕЦ,

заместитель руководителя Роструда