Упростите себе работу с подотчетниками — новые правила Центробанка позволяют
Переделайте документы по подотчетным с 19 августа. Центробанк переписал кассовый порядок, и вы теперь можете упростить себе работу. Мы выяснили в ЦБ, как применять поправки, и подготовили для вас новые шаблоны заявления, приказов и Положения о подотчетниках. Что поменять в работе с приходниками и расходниками, смотрите в таблице.
Шпаргалка для сотрудниковСкрытьПроще
Скачайте шаблон нового заявления с подсказками для подотчетников. Повесьте его на виду у всех.
Уберите лишнюю оговорку из заявления о выдаче подотчетных
Вы можете упростить форму заявления о выдаче подотчетных. Теперь компания вправе выдать деньги под отчет сотруднику, даже если он не отчитался за предыдущий аванс. Значит, из заявления можно убрать оговорку о том, что работник сдал авансовый отчет по ранее полученным подотчетным. Образец нового заявления — ниже.
Допустим, вы хотите, чтобы сотрудники не затягивали с авансовыми отчетами и не копили долги. Тогда можете оставить в заявлении условие о том, что новый аванс компания выдает только тем, кто отчитался по старому. Такое же правило оставьте в Положении о подотчетниках. Новые формулировки для него — далее.
Как упростить заявление о выдаче подотчетных
- Старые долги
Старые долги
С 19 августа можете убрать из заявления оговорку о том, что сотрудник отчитался за прошлый аванс. Теперь выдавать подотчетные можно и подотчетникам с долгами.
На заметку
Две причины, по которым Центробанк исправил кассовый порядок
| 1. В кассовом порядке были лишние ограничения, которые не работали, а только усложняли учет. Например, компании давно научились обходить запрет выдавать новый аванс только тем, кто отчитался по предыдущему. Когда подходил срок авансового отчета, бухгалтеры делали приходник на весь аванс, как будто сотрудник ничего не потратил. Затем в тот же день оформляли расходник на того же сотрудника на сумму старого и нового авансов. | 2. Некоторые нормы в кассовом порядке мешали перейти на электронный документооборот. Так, по старым правилам на кассовых документах нужны были собственноручные подписи ответственных работников. Такое ограничение противоречило нормам, которые позволяют составлять электронные приходники и расходники. А чиновники планомерно идут к тому, чтобы в будущем компании могли полностью отказаться от бумажной первички, в том числе по кассе. |
Заменяйте заявления приказами, когда это удобно
Документ
Изменения в кассовый порядок Центробанк утвердил Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У.
Можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Новые правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора. Это удобно в трех ситуациях. Первая — бывает, что получить подпись на приказе проще, чем заявление. К примеру, если деньги берет сам директор. Вторая — если в один день подотчетные получают несколько сотрудников. Третья причина — сотрудник каждый месяц получает одну и ту же сумму.
В новых правилах нет требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных. В ответе на наш запрос Банк России привел только одно ограничение. По мнению специалистов ЦБ, в приказе обязательны Ф.И.О. подотчетника, сумма и срок, на который ее выдают.
Распорядительный документ оформляйте на каждую выдачу наличных с указанием Ф.И.О. подотчетного лица, суммы и срока, на который они выдаются (из ответа ЦБ на запрос «Главбуха»)
Приказы с расплывчатыми формулировками о подотчетных оформлять рискованно. Налоговики могут оштрафовать компанию на 50 000 руб. за нарушение правил хранения наличных (ст. 15.1 КоАП РФ).
Образцы новых приказов и шпаргалка с опасными и безопасными формулировками — ниже.
Приказ на случай, если надо выдать подотчетные нескольким сотрудникамОбразец приказаСкрыть
- Сумма
Сумма
Перечислите в приказе всех, кому выдаете деньги, и расшифруйте сумму.- Срок
Срок
ЦБ рекомендует для каждой суммы указывать срок, на который выдаете деньги.- Подпись
Подпись
Ознакомьте с документом каждого сотрудника из приказа. Пусть распишутся.
Приказ на случай, если подотчетник каждый месяц получает одинаковую сумму
- Дата
Дата
Укажите в приказе, когда и сколько денег нужно выдавать сотруднику и в каких числах.- Отчет
Отчет
Напишите, когда подотчетник должен отчитаться о расходах или вернуть деньги.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word
Шпаргалка
Опасные и безопасные формулировки в приказе о подотчетных
 «разрешаю в будущем выдавать без заявлений А.А. Иванову денежные средства до 50 000 руб.» «разрешаю без заявлений выдавать А. А. Иванову денежные суммы до тех пор, пока размер аванса не достигнет 50 000 руб.» | Да «выдать А. А. Иванову под отчет 50 000 руб. на семь рабочих дней для приобретения канцтоваров» «выдать под отчет А. А. Иванову 50 000 руб., В. В. Петрову 20 000 руб. на семь рабочих дней для приобретения канцтоваров» |
Исключите устаревшие пункты из Положения о подотчетниках
Проще
Скачайте образец Положения о расчетах с подотчетниками. Мы составили его с учетом всех изменений в кассовых правилах.
Ваше Положение о подотчетниках, возможно, устарело. Например, в нем может быть сказано, что компания выдает деньги только по заявлению или после полного расчета по прошлому авансу. Тогда внесите в Положение изменения.
Компания вправе ограничить размер подотчетных, если есть риск, что работники будут злоупотреблять новыми выгодными правилами. Например, можно сделать в Положении оговорку, что разовая выплата или общий долг сотрудника не должны превышать лимит.
Новые формулировки для Положения о подотчетниках — далее.
Новые формулировки для Положения о подотчетниках Новые формулировкиСкрыть
- Приказ или заявление
Приказ или заявление
Чтобы оставить возможность выдавать деньги по заявлению сотрудника, не удаляйте ссылку на него из старого Положения.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word
- Для осторожных
Для осторожных
Боитесь накопить долги — оставьте в Положении оговорку, что выдаете подотчетные тем, кто отчитался по прошлому авансу.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word
- Разные лимиты
Разные лимиты
Компания вправе ограничить сумму задолженности для всех сотрудников или выборочно. Для подотчетников можно установить различные лимиты.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word
Добавьте конкретику в платежки по подотчетным, чтобы снизить налоговые риски
Компания, которая перечисляет сотруднику подотчетные по безналу, не обязана брать с него заявление или оформлять приказ. Кассовый порядок распространяется только на расчеты наличными. Но безопаснее оформлять какой-то из этих документов. На этом настаивает Минфин. Кроме того, чиновники рекомендуют включить в локальный акт условие о том, что компания имеет право переводить подотчетные на карты сотрудников (письмо Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288).
Налоговики не оштрафуют компанию за то, что она не собирает заявления на безналичный подотчет. Но есть другие риски.
Подотчетные, которые вы перечислили на карту, сотрудник может посчитать своими деньгами. Если работник не напишет заявление или не ознакомится с приказом, он может не узнать, что на карту пришла подотчетная сумма. Перепутает ее с зарплатой и потратит не по назначению. Тогда спор между компанией и сотрудником может дойти до суда.
Налоговики тоже могут переквалифицировать подотчет в доход сотрудника. Такая опасность возникает в ситуации, если подотчетник вовремя не принес авансовый отчет. Проверяющие в подобных случаях доначисляют на просроченный долг НДФЛ и страховые взносы.
Чтобы свести риски к минимуму, напишите в платежке, что выдаете деньги под отчет. Формулировка — в образце ниже.
Как заполнить платежку на подотчетные
- Приказ
Приказ
Ссылку на приказ делать не обязательно, но так проще отследить, вовремя ли сотрудник отчитался за аванс.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word
С 19 августа по-новому оформляйте кассовые документы
| Как было | Как стало |
|---|---|
| Кассир в конце дня мог выписать один приходник на всю выручку на основании контрольной ленты ККТ или бланков строгой отчетности | На основании чеков ККТ или бланков строгой отчетности в конце дня можно оформить не только общий приходник, но и расходник. Например, если кассир в течение дня пробивал чеки на возврат денег покупателю (письмо Минфина России от 24 мая 2017 г. № 03-01-15/31944). Как нам пояснили в Центробанке, за получателей в расходнике может расписаться кассир |
| Компания вправе была выдавать только бумажные квитанции к приходникам | Компания вправе по просьбе плательщика отправить ему квитанцию к приходнику по электронной почте. Это при условии, что сам приходник тоже электронный |
| На кассовых документах нужны были собственноручные подписи получателя и плательщика | Собственноручная подпись обязательна только для бумажных экземпляров. Для электронных документов нужны электронные подписи |
| В порядке было сказано, что кассовую книгу заполняет кассир. Но вести кассовые операции мог другой сотрудник, назначенный руководителем. Он же заполнял кассовую книгу | Из порядка убрали оговорку о том, кто конкретно вносит записи в кассовую книгу. ЦБ пояснил «Главбуху», зачем понадобились изменения: записи в кассовой книге могут формироваться программным путем, если компания автоматизировала учет |
за правильный ответ
