Как коллеги справляются с подотчетным долгом директора

Переоформляют подотчетные в заем

Иногда подотчетную сумму, по которой нет закрывающих документов, закрывают с помощью займа. Перечисляют по безналу директору сумму займа, за счет которой он гасит долг по подотчету. Либо оформляют возврат долга в кассу и подписывают с директором договор займа на соответствующую сумму. Этот способ самый простой, но полностью не решит проблему с зависшим долгом. Рано или поздно директор должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.

Если компания оформляет беспроцентный заем или заем под низкий процент, то нужно рассчитать НДФЛ с материальной выгоды по ставке 35 процентов (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ).

Если установить проценты, чтобы у работника не возникало материальной выгоды, надо будет оформлять документами и отражать в учете не только заем, но и начисление и уплату процентов. К тому же у компании возникнут доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.

Сравним на примере, что дешевле обойдется компании — подотчетная сумма или заем.

Закрывают подотчетный долг материальной помощью или подарком

Если сумма в подотчете небольшая, закрыть ее можно, выдав директору материальную помощь или подарок. За счет этого он погасит долг. Можно выдать директору и премию, но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами. Материальная помощь, которая не превышает на одного сотрудника 4000 руб. за год, не облагается НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Чиновники считают, что аналогичные правила действуют и для взносов. Но в суде можно оспорить такой подход (постановления Президиума ВАС РФ от 14 мая 2013 г. № 17744/12, Девятого арбитражного апелляционного суда от 30 мая 2017 г. по делу № А40-239184/16). Аргумент — выплаты социального характера, в том числе и матпомощь, не относятся к оплате труда. Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Трудовые отношения между компанией и ее работником не означают, что все выплаты работника относятся к оплате труда. А значит, взносы на материальную помощь начислять не надо, даже если она больше 4000 руб.

От НДФЛ также освобождены подарки, стоимость которых не превышает 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Это правило относится и к подаркам деньгами (ст. 572 ГК РФ). Взносы на подарок директору начислять не надо. Если подарок дороже 3000 руб., оформите договор дарения. Безопаснее, чтобы выдача подарков работникам не была одним из условий коллективного и трудового договора, а также положения об оплате труда. Подарки, которые предусмотрены в трудовых или коллективных договорах, локальных актах, по мнению проверяющих, облагаются взносами, как обычная зарплата. Минусы способа в том, что матпомощь и подарки нельзя списать в налоговом учете, а с сумм более 4000 руб. в год все равно придется платить НДФЛ.

Берут что-нибудь в аренду у директора

Еще один способ закрыть долг — взять у сотрудника в аренду имущество, которое нужно для деятельности компании, например автомобиль. Главное, чтобы потом можно было обосновать необходимость такой аренды для деятельности компании. Из суммы арендной платы можно будет постепенно погашать долг по подотчету.

С арендной платы нужно будет удерживать НДФЛ по ставке 13 процентов. А вот взносами она не облагается. В отличие от матпомощи и подарков расходы на аренду можно списать в налоговом учете.

Также можно выплачивать сотруднику компенсацию за использование автомобиля. В таком случае удерживать НДФЛ и платить взносы не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ). При расчете налога на прибыль в таком варианте учитывайте только выплаты в пределах норм, которые закреплены в локальном акте.

Рассказывают коллеги