Ошибка в сумме — какую первичку оставить, а какую исправить

Орфографические ошибки допускают, когда первичку заполняют вручную. Досаднее других описки в кассовых документах, например в расходниках или в первичке, которая подтверждает расходы; в товарных чеках; в актах и накладных. Ведь исправить такие документы непросто.

Чаще всего коллеги находят ошибки в товарных чеках, ведь почти всегда их заполняют вручную на готовых бланках. Но в актах и накладных они тоже случаются, ведь в этих документах иногда ручкой вписывают сумму. Банковские документы не исключение. Ошибки делают, когда заполняют бланки вручную, а не через банковскую программу. Например, если в отделении банка отдают на оплату бумажные платежные поручения или чеки на выдачу наличных. Какие при этом могут быть риски для компании, читайте дальше.

Разъясняет ФНС

Орфографическая ошибка не помешает
списать расходы

Если в расходном кассовом ордере, товарном чеке или накладной сумма прописью указана с ошибкой, проблем с расходами не будет. Главное, чтобы все необходимые реквизиты присутствовали, а сумма была понятна. Привлекать к ответственности только за грамматическую ошибку, которая не мешает идентифицировать сумму операции, не будут.

ИРИНА ИЛЛАРИОНОВА,

советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса

Расходный кассовый ордер

В расходном кассовом ордере человек, который получает деньги из кассы, своей рукой указывает сумму прописью. Часто при этом он торопится или просто не придает значения правилам русского языка. В итоге сумму записывает с ошибкой.

Формально проверяющие вправе придраться к некорректному оформлению расходника. Они могут посчитать, что документа нет вообще, так как вносить исправления в расходный кассовый ордер нельзя (п. 4.1, п. 4.7 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В таком случае организации могут грозить два штрафа. За грубое нарушение правил учета доходов и расходов и за нарушение кассового порядка (ст. 15.1 КоАП РФ). Первый штраф — минимум 10 000 руб. А если выданную сумму учли в налоговых расходах — 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ). За нарушение порядка ведения кассовых операций могут оштрафовать на сумму до 50 000 руб.

Чем опасны ошибки в приказе о выдаче подотчетных, читайте в другой статье этого номера.

Мы выяснили у чиновников из ФНС, как на практике инспекторы относятся к грамматическим ошибкам в расходниках. Например, к таким, как на образце 1. Если в документе сумма цифрами указана верно, есть все необходимые реквизиты, то привлекать к ответственности только за грамматическую ошибку, которая не мешает идентифицировать сумму операции, не будут (письма ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104, Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547). Да и нарушением кассового порядка такую ошибку проверяющие вряд ли посчитают. Она малозначительная, поэтому компанию скорее всего освободят от ответственности, а налоговый инспектор ограничится устным замечанием (ст. 2.9 КоАП РФ).

Открыть подсказку

Распечатать образец

Товарный чек

Товарные чеки часто заполняют на готовых типографских бланках вручную. Поэтому здесь риск ошибиться в одном из реквизитов особенно высокий. Обычно товарные чеки прикладывают к авансовому отчету сотрудники, которым ранее выдали деньги на служебные расходы. Подотчетники не всегда проверяют, как продавец заполнил чек. Не читая, несут его в бухгалтерию. А бухгалтер потом сомневается, можно ли учесть расходы, которые подтверждены таким документом.

Не проблема, если в текст закралась орфографическая ошибка, которая не мешает определить сумму операции. Другое дело, когда сумма прописью непонятна. Например, как на образце 2. Тогда к чеку нужно обязательно приложить еще один документ с четко выделенным названием и стоимостью приобретенного товара. Например, кассовый чек или другой документ. Иначе на проверке расходы снимут, поскольку невозможно определить, сколько стоит товар, и подтвердить сумму операции (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Открыть подсказку

Распечатать образец

Акт, товарная накладная

Другая популярная первичка, которую отчасти заполняют вручную, это акты и товарные накладные. Хотя чаще всего эти документы составляют в программе и распечатывают, подписи на бумажных носителях всегда ставят вручную, а сумму и количество иногда пишут в момент сделки или отгрузки. Заполняют эти реквизиты не бухгалтеры, поэтому ошибки периодически закрадываются и сюда.

Чиновники из ФНС заверили, что орфографические ошибки в товарной накладной не опасны. Например, такая, как в образце 3. Определить сумму сделки можно, поэтому расходы не снимут (письма ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104, Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547).

Открыть подсказку

Распечатать образец

Платежное поручение

Платежки не всегда отправляют в банк через программу «Клиент-Банк». Бывает, что заполняют вручную. Реквизитов много, и несложно ошибиться. Мы поинтересовались у специалистов из банка, считают ли ошибку в сумме прописью критичной.

Платежное поручение с такой ошибкой не исполнят. Сумма должна быть указана верно. Обязательно с начала строки и с заглавной буквы. Слова «рубль» и «копейка» в соответствующем падеже не сокращаются (приложение 1 к Положению Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П). Платежные поручения в бумажном виде в банке сканируют и после этого исполняют, поэтому специалистам запрещено принимать платежки с такими ошибками, как на образце 4.

Открыть подсказку

Распечатать образец

Платежку или чек с ошибкой в сумме в банке
не примут. Документ не исполнят. Придется
его переоформить.

НИКОЛАЙ ПОТАПОВ,

главный специалист Управления по работе с проблемными активами
юридических лиц ПАО «АК БАРС» БАНК, юрист

Чек для снятия наличных из чековой книжки

Есть еще случаи, когда документы в банке приходится заполнять вручную. Самый распространенный — когда нужно снять наличные по чековой книжке. Банки очень серьезно относятся к проверке заполнения чеков. Их отказываются принимать за малейшие отступления от правил. Форма чека и порядок его заполнения установлены в законе и банковских правилах (п. 2 ст. 878 ГК РФ, гл. 8 Положения Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П). На них и ориентируйтесь.

Открыть подсказку

 Распечатать образец

По чеку с ошибкой в сумме, как на образце 5, деньги не выдадут. В банковских правилах обычно указано, что сумма прописью пишется в самом начале строки с заглавной буквы в именительном падеже. Слова «рубль», «рублей», «рубля» пишутся полностью, без сокращений. Копейки указываются цифрами и слова «копейка», «копейки», «копеек» пишутся полностью, без сокращений.