Главбух визирует заявления подотчетников
Чем рискуете: на выплаты подотчетникам налоговики могут доначислить НДФЛ и взносы, а также оштрафовать компанию за превышение лимита кассы.
Вебинар Главбуха
Что сделать главбуху, чтобы не отвечать по долгам компании. Главное с вебинара
Директор компании все время в разъездах. Когда его нет, заявления сотрудников на подотчет подписывает главбух. Есть ли в этом риски? Да, если у бухгалтера нет полномочий, чтобы визировать подотчетные бумаги.
Выдавать деньги под отчет сейчас можно двумя способами: по распоряжению директора или заявлению сотрудника. На обоих документах нужна подпись руководителя компании (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Поэтому, если директор не может сам завизировать бумаги, он должен поделиться своими полномочиями. Иначе окажется, что заявление или приказ подписал сотрудник, который не имел на это права. Даже если этот сотрудник — главбух. На проверке налоговики могут заявить, что подотчета не было. Значит, деньги сотруднику выдали просто так, а не в производственных целях. Потраченную сумму инспекторы могут признать доходом сотрудника, доначислить на нее НДФЛ и взносы, потребовать пени и штраф (ст. 122, 123 НК РФ). Кроме того, есть риск, что эти деньги проверяющие добавят к остатку по кассе. Общую сумму сравнят с лимитом, который действует в организации. Если окажется, что этот лимит превысили, компании грозит штраф — 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Чтобы избежать проблем, получите право визировать подотчетные бумаги на случай, если директор в отъезде. Для этого можно составить доверенность или приказ директора, как на образце ниже.
- Важная деталь
Важная деталь
Напишите срок, в течение которого главбух вправе расписываться в подотчетных бумагах вместо директора. Продлите этот период новым приказом, если будет нужно.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word
