Подотчетник принес чек, а продавец его отменил
Чем рискуете: инспекторы могут снять расходы, если узнают, что продавец оформил возврат. Возмещенную подотчетнику сумму включат в его доход и доначислят НДФЛ.
Бухгалтер перепроверял чеки по авансовым отчетам и выяснил, что продавец отменил один из них. Сотрудник, который сдал отчет, показал скриншот своей проверки. На нем видно, что чек корректный. Такую историю прислала наша читательница и спросила: принимать ли расходы в такой ситуации и что делать, если по уже списанным расходам обнаружился возврат по чеку. За разъяснениями мы обратились к налоговикам.
Как действовать, зависит от того, был ли чек корректным на дату, когда его принес подотчетник. Продавец обязан выдать чек покупателю в момент оплаты товара (ст. 5 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Уведомлять об отмене или замене чека закон не требует. Поэтому сначала проверьте чек удобным способом. Например, в специальном приложении или на сайте оператора фискальных данных.
Чек корректный. Проверьте первичку, которая подтверждает покупку товара, например товарный чек. Принимайте товар на учет, если есть все документы на оприходование и не было возврата и обмена товара. Сохраните скриншот проверки кассового чека и спишите расходы. Все это подтвердит вашу добросовестность как покупателя. Главное доказать, что покупка была реальной и в момент, когда принимали расходы к учету, чек был корректный.
Чек некорректный. Получили сообщение, что чек некорректный, — письменно обратитесь к продавцу за пояснениями. Если он ответит, что был возврат, не принимайте чек к учету и не возмещайте сумму подотчетнику. Иначе ее могут включить в доход сотрудника, доначислить НДФЛ, штрафы и пени (постановление Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 13510/12).
Допустим, продавец ответит, что была уважительная причина отмены чека, например сбой. Тогда расходы можно учесть. Переписка поможет подтвердить расходы, если отсутствие чека выявят на проверке. Если налоговики будут проверять продавца и обнаружат, что он нарушил порядок отражения выручки, оштрафуют только его.
Есть риск, что свою позицию придется отстаивать в суде. Если налоговики докажут, что покупатель действовал неосмотрительно и мог знать о нарушении, которое допустил контрагент, или умышленно воспользовался его фиктивными услугами, судьи встанут на сторону инспекторов.
