Как считать аванс, если сотрудника долго не было на работе
- 1Сотрудник всю первую половину месяца был в командировке
- Надо ли перечислять ему аванс
- 2Работник был в отпуске
- Роструд разъяснил, как платить, чтобы не нарушить зарплатные сроки
- 3Сотрудник проболел полмесяца
- Когда выдать пособие и зарплату, чтобы ничего не нарушить
- 4На производстве случился простой
- Когда платить компенсацию и другие начисления
Важная деталь
Средний заработок за время командировки выплачивайте в те же сроки, что и обычную зарплату.
У проверяющих новое требование: они хотят, чтобы компания платила аванс не в фиксированной сумме, а за отработанное время, как и зарплату (письмо Минтруда России от 3 февраля 2016 г. № 14-1/10/В-660). Но бывает, что работника дольше двух недель нет на работе. Обязательно ли в таком случае соблюдать условие о выплатах каждые полмесяца? Ведь если человек не работал, получится, что заплатим вперед, а потом эту сумму, возможно, придется удерживать. Мы разузнали в Роструде, как правильно, и показали на примерах.
Срочная новость про зарплатную отчетность от 20 октября
Утвердили новый отчет по зарплате
По итогам октября проверяющие из статистики ждут от компаний новый отчет № 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям». Бланк отчета есть в приказе Росстата от 26 июня 2017 г. № 430. Однако отчитываться обязаны не все компании. Сдать форму № 57-Т должны только те, кому проверяющие прислали специальное информационное письмо. К примеру, получить его могут компании оптовой и розничной торговли или те, кто ремонтирует автомобили. Отчитаться нужно не позднее 30 ноября. Если опоздать, компании грозит штраф в размере от 20 000 до 70 000 рублей (ст. 13.19 КоАП РФ).
Сотрудник всю первую половину месяца был в командировке
Когда сотрудник едет в командировку в начале месяца, возникает вопрос, надо ли включать средний заработок за время командировки в зарплату за первую половину месяца. И непонятно, надо ли вообще выдавать аванс сотруднику, который с начала до середины месяца пробыл в командировке. Часто эту сумму включают в итоговую выплату за месяц.
В командировке сотрудник выполняет свою работу, поэтому средний заработок за это время — часть зарплаты (ст. 167 ТК РФ). Платить ее нужно в сроки, установленные для выплаты первой или второй части зарплаты, смотря в какой период месяца сотрудник был в служебной поездке. Если эти сроки приходятся на период командировки, зарплату надо перевести на банковскую карту сотрудника в общем порядке.
На заметку
Что будет, если платить фиксированный аванс, как раньше
Налоговики и трудовики заставляют бухгалтеров считать зарплату по два раза в месяц. Платить фиксированный аванс и делать расчет в конце месяца, как раньше, стало опасно. Ведь выдавать зарплату сотрудникам надо не реже чем два раза в месяц, и это должна быть именно оплата труда за каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Срок — не позднее 15 календарных дней с момента окончания периода, за который она начислена. Конкретные дни выплаты нужно установить в Правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Если нарушить это правило, компанию могут оштрафовать на сумму до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Конкурс!
Пройдите тест по этой статье. За верный ответ получите звезду. Соберите все звезды, чтобы стать Читателем октября и выиграть приз.
Если такой карты у сотрудника нет, можно использовать три варианта:
— попросить сотрудника выдать доверенность на получение зарплаты коллеге или другому человеку, например родственнику. Этот человек распишется в платежной ведомости с пометкой «по доверенности», а саму доверенность либо ее копию приложите к расходнику. Доверенность вправе заверить работодатель. Сотрудник может написать ее заранее;
— отправить зарплату почтовым либо банковским переводом. Расходы на перевод несет организация, ведь это именно ее обязанность — обеспечить своевременную выдачу зарплаты работникам (абз. 7 п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749);
— попросить сотрудника написать заявление с просьбой перечислять зарплату в период, когда он находится в командировке, на банковский счет любого другого человека.
Пример 1. Когда выплачивать командировочные сотруднику
26 октября 2017 года бухгалтеру передали приказ о направлении сотрудника в командировку по России с 1 по 15 ноября. Зарплату за первую половину месяца в компании выдают 20-го числа текущего месяца, а за вторую половину — 5-го числа следующего месяца. Рассчитаем средний заработок за период командировки.
В расчетный период попадают 12 месяцев до начала командировки, то есть период с 1 ноября 2016 года по 31 октября 2017 года. За это время сотрудник был в отпуске с 3 по 30 апреля 2017 года. Отпускные в расчет среднего заработка для командировки не включайте. Остальные месяцы отработаны полностью. Количество отработанных дней — 228. Оклад сотрудника составляет 50 000 руб. в месяц. Заработок за расчетный период составляет:
50 000 ₽ × 11 мес. = 550 000 ₽.
Средний дневной заработок сотрудника для расчета оплаты периода компандировки в ноябре 2017 года составит:
550 000 ₽ : 228 дн. = 2412,28 ₽.
За выходные дни, приходящиеся на время командировки, средний заработок сотруднику начислять не нужно. Но только если он не работал и не был в это время в дороге. Количество рабочих дней за период командировки — 10. Средний заработок за время командировки составит:
2412,28 ₽ × 10 дн. = 24 122,80 ₽.
Умножим эту сумму на коэффициент 0,87, чтобы хватило денег на НДФЛ, который нужно будет удержать при выплате зарплаты за месяц:
24 122,80 ₽ × 0,87 = 20 986,84 ₽.
Эту сумму бухгалтер должен перечислить сотруднику в день, установленный в компании для выплаты зарплаты за первую половину месяца — 20 ноября.
Работник был в отпуске
дня до начала отпуска — срок для выплаты отпускных. Как отменить штраф за нарушение срока
Когда сотрудник берет часть отпуска более 14 календарных дней с 1-го числа, выходит, что отработанных дней в первой половине месяца у него нет. Отпускные выдали в предыдущем месяце, а зарплата за вторую половину месяца будет в последний день текущего месяца или в следующем. Разрыв между выплатами больше месяца. Непонятно, надо ли выдать часть зарплаты авансом, чтобы выполнить требование Трудового кодекса о выплате зарплаты каждые полмесяца.
Если в первой половине месяца работник отработал хотя бы один день, начислите за него зарплату и выплатите в положенный срок. Если рабочих дней не было, то не за что делать начисления, получается, что и выплачивать будет нечего. Ведь работник в этот период не трудился, а значит, срок выплат не нарушили. В такой ситуации разрыв между оплатой отпуска и выплатой заработной платы может превышать полмесяца. По мнению Роструда, компанию не оштрафуют (см. комментарий ниже). Главное подтвердить отпуск работника не только приказом, но и отметками в табеле учета рабочего времени за соответствующий период.
Пример 2. Когда выплачивать зарплату сотруднику, который был в отпуске больше 14 дней
В компании установлены такие же сроки выплаты зарплаты, как и в предыдущем примере. 18 октября бухгалтеру передали приказ об отпуске сотрудника в период с 1 по 15 ноября. 27 октября сотруднику перечислили отпускные, а 3 ноября — зарплату за вторую половину октября.
Сотрудник вышел на работу 16 ноября. Отработанных дней в первой половине месяца у него нет. Значит, 20 ноября компания ничего перечислять ему не должна. Зарплату за вторую половину месяца сотрудник получит 5 декабря. Хотя между выплатами прошло больше месяца, это не нарушение.
Из-за отпуска можно платить зарплату реже
Зарплату выплачивайте не реже чем каждые полмесяца. То, что работник находился в ежегодном отпуске, не основание менять сроки выплат. Заплатите аванс за дни, которые сотрудник отработал. Если таких дней нет, аванс выплачивать не нужно. Даже если между выплатами прошло больше 15 дней, это не нарушение, поэтому штрафа не будет.
Сотрудник проболел полмесяца
дней после того, как сотрудник принесет больничный лист, есть у компании для того, чтобы начислить пособие
Сотрудник может надолго уйти на больничный. Если отработанных дней в первой половине месяца не будет, аванс сотруднику не полагается. Пособие выдадут после того, как сотрудник сдаст больничный лист, а зарплата за вторую половину месяца будет не скоро. Разрыв между выплатами будет больше чем полмесяца.
Если в первой половине месяца были рабочие дни, выплатите за них зарплату в положенный срок. Если отработанных дней не было, то выплачивать за первую половину месяца будет нечего. Дождитесь больничного листа и начислите по нему пособие в течение десяти календарных дней. В ближайшую после этого выплату зарплаты перечислите сумму работнику (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Если во второй половине месяца сотрудник выйдет на работу, зарплату за эти дни выдайте в срок для выплаты за вторую половину месяца.
Пример 3. Из-за болезни работника выплату зарплаты можно пропустить
В компании установлены такие же сроки выплаты зарплаты, как и в первом примере. Сотруднику перечислили зарплату за вторую половину октября 3 ноября. Но он заболел 1 ноября, на работу вышел только 16 ноября и принес больничный лист за период с 1 по 15 ноября. Начислить пособие по нетрудоспособности нужно не позднее 26 ноября. Зарплату за вторую половину ноября перечислили сотруднику на карту 5 декабря. Вместе с зарплатой перечислили пособие.
Хотя между выплатами прошло больше полмесяца, это не нарушение. Ведь в первой половине ноября у сотрудника не было отработанных дней.
Шпаргалка
В какую часть зарплаты включать доплаты и надбавки
На производстве случился простой
оплатите сотруднику, если простой был не по его вине и не по вине компании
Компания должна оплатить время, когда сотрудник простаивает по вине работодателя или по причинам, которые не зависят от работника и компании (ст. 157 ТК РФ). В Трудовом кодексе не сказано, в какие сроки это делать. Если простой случился по вине сотрудника, его оплачивать не нужно. Тогда может возникнуть длительный разрыв между выплатами, но это не нарушение.
Проверяющие из региональных инспекций пояснили нам, что оплачивать простой не по вине работника нужно в сроки, когда в компании по правилам внутреннего трудового распорядка, коллективному договору или трудовому договору платят зарплату. Исключений в связи с трудным финансовым положением закон не предусматривает.
Пример 4. Как оплачивать время простоя
В компании из-за урагана произошла авария. Пока делали ремонт здания и оборудования, с 1 по 15 ноября производство не работало. Устранить последствия и восстановить работу удалось только к 16 ноября. Сотрудник вышел на работу в этот день. Сроки выплаты зарплаты в компании такие же, как и в первом примере.
Поскольку простой был не по вине работника или компании, сотруднику нужно выплатить компенсацию за время простоя в размере не менее двух третей оклада. Предположим, оклад сотрудника составляет 50 000 руб. в месяц. В ноябре 21 рабочий день, из них без работы сотрудник был 10 дней. За период простоя сотруднику надо начислить:
50 000 ₽ : 21 дн. × 2/3 × 10 дн. = 15 873,02 ₽.
Посчитаем сумму, которую нужно перечислить в день, установленный в компании для выплаты зарплаты за первую половину месяца, — 20 ноября:
15 873,02 ₽ × 0,87 = 13 809,53 ₽.
за правильный ответ
Директор компании работает без зарплаты
Чем рискуете: инспекторы могут заблокировать счет компании, потребовать начислить директору зарплату задним числом, удержать НДФЛ, начислить взносы, уплатить штрафы и пени.
Инспекторы, не разбираясь, блокируют счета компаниям, которые не сдали 6-НДФЛ. Это коснулось даже тех, кто не выдает зарплату сотрудникам.
Даже если отправить пояснения, что доходы не начисляли и не выплачивали, счет могут не разморозить. Иногда инспекторы ждут, пока компания не рассчитается с сотрудниками. То есть выплатит зарплату не меньше регионального МРОТ, перечислит взносы, НДФЛ и пени. Конечно, это незаконно. Проверяющие вправе только пригласить директора на беседу (письмо ФНС России от 25 июля 2017 г. № ЕД-4-15/14490).
Допустим, директор в компании единственный сотрудник. Не начислять и не выплачивать зарплату можно в одном случае — оформить директору отпуск за свой счет. Что написать в налоговую, чтобы разблокировать счет, смотрите на образце ниже.
Шпаргалка
Что будет, если…
| Главбух визирует заявления подотчетников | Выплатили директору материальную помощь |
Такой вариант можно применить, только если компания вообще не работает. У нее нет доходов и зарплату не из чего платить. Если деятельность была, безопаснее выплачивать хотя бы минимальные суммы.
Есть риск, что налоговики сообщат в трудовую инспекцию. Оттуда поинтересуются, как директор подписывает документы, отвечает на запросы и занимается другой работой в отпуске. Безопаснее оформить неполный рабочий день и начислять зарплату из МРОТ пропорционально отработанному времени. Иначе за нарушение Трудового кодекса компании грозит штраф до 50 000 руб., а директору — до 20000 руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). За повторное нарушение руководителя могут дисквалифицировать.
- Главный аргумент
Главный аргумент
Объясните налоговикам, что компания не вела деятельность, директор был в неоплачиваемом отпуске, а зарплата не начислялась.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word
Выплатили директору материальную помощь
Чем рискуете: учредители могут подать на директора в суд, если выплатить материальную помощь без их согласия.
Материальную помощь директору выплачивайте на основании приказа. Предупредите руководителя, что ему нужно получить одобрение учредителей, даже если он один из собственников.
Директор вправе сам принимать решения о выплатах, только если они касаются других работиков. А любые доплаты в свою пользу нужно согласовывать с владельцами бизнеса.
Если директор не уведомит остальных участников, они могут через суд потребовать вернуть деньги. Поэтому лучше провести собрание участников и оформить разрешение в протоколе.
Уведомлять учредителей не понадобится, если согласно уставу директор вправе выплатить себе материальную помощь (постановление ФАС Московского округа от 22 ноября 2012 г. по делу № А40-134527/11-137-566).
Больше проводок
В бухучете матпомощь относят к прочим расходам. Начисляют проводкой:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73 начислена материальная помощь директору. |
В налоговом учете выплату вообще не отражают (п. 1 ст. 252, п. 23 ст. 270 НК РФ). Минфин сделал только одно исключение. Матпомощь можно учесть в расходах на оплату труда, если она предусмотрена внутренними кадровыми документами компании и связана с выполнением трудовых обязанностей (письмо от 2 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/43912). Пример — матпомощь к отпуску.
Когда будете выдавать деньги, удержите НДФЛ. Облагаемую сумму можно уменьшить на 4000 руб., если не исчерпали этот лимит с начала года (п. 28 ст. 217 НК РФ). Суммарная стоимость подарков и призов, а также мат-помощь не облагаются НДФЛ в пределах 4000 руб. за год. Есть и другие исключения. О них читайте в шпаргалке ниже.
Страховые взносы с материальной помощи тоже нужно начислить (подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ). Облагается вся сумма за вычетом 4000 руб. Этот лимит считают с начала года.
Шпаргалка
Какая материальная помощь не облагается НДФЛ
1. Сумма не превышает 4000 руб. за год.
2. При рождении ребенка не более 50 000 руб.
3. В связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством.
4. В связи со смертью члена семьи сотрудника и самого сотрудника.
5. В связи с терактами, пострадавшим и родственникам погибших на территории России.
