Без риска включайте эти штрафы в расходы

Командировка сотрудника сорвалась, и организация сдала неиспользованные авиабилеты. Часть денег авиакомпания вернула, а часть удержала в виде штрафа. Ту сумму, которую вернуть не удалось, вы вправе учесть в расходах.

Налоговый кодекс разрешает списывать штрафы и неустойки, если компания-должник их признала (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Это внереализационные расходы компании. Раз транспортная организация удержала часть денег и вы не возражаете, получается, что штраф признаете. Значит, эту сумму можно списать в налоговом учете.

Чтобы налоговики не прицепились к затратам, их нужно обосновать и подтвердить документами. Причина, из-за которой сорвалась командировка, должна быть уважительной. Например, сотрудник заболел, а выполнить служебное задание в поездке мог только он. Эти факты сможете подтвердить листком нетрудоспособности и приказом директора об отмене командировки.

Подтвердите и сами расходы. Условия возврата и размеры штрафов перевозчики часто печатают на билетах. Но если у вас такого нет, можно распечатать с сайта перевозчика информацию по тарифу, которому соответствовал билет. Либо попросить у транспортной компании справку о причине штрафа.