Особый регламент, который снизит риск доначислений на проверке

Утвердите регламент проверки контрагентов. Так вы снизите риск связаться с однодневкой. Кроме того, сможете пояснить налоговикам, кто и как проверяет поставщиков.

Безопаснее проверять контрагентов до того, как вы подпишите с ними договор. С 19 августа компания вправе учесть расходы и заявить вычеты при условии, что сделку исполнит тот контрагент, с которым заключили договор (п. 2 ст. 54.1 НК РФ). Если у контрагента нет ресурсов, то налоговики заявят, что он не мог исполнить сделку. Тогда доказать, что сделка реальна, будет сложно. Кроме того, советуем убедиться, что контрагент зарегистрирован и в ЕГРЮЛ нет записи о недостоверности.

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Проверку контрагентов в зависимости от структуры компании может выполнять служба безопасности или, например, отдел договорной работы. Это избавит бухгалтерию от лишних трудозатрат.

Лучше закрепить порядок проверки в регламенте, который утвердит руководитель. Этот документ пригодится не только для внутренних целей компании, но и при налоговой проверке. Ведь ФНС советует налоговикам выяснять, кто и как в компании выбирает контрагентов и заключает договоры с ними (письмо ФНС России от 13 июля 2017 г. № ЕД-4-2/13650).

Какие документы запросить у контрагента и какие данные проверить, смотрите в чек-листе. Необязательно проверять все данные по каждому поставщику. Можно разделить контрагентов на группы в зависимости, например, от суммы договора или от того, новый это поставщик или с ним уже сотрудничали, заключает компания длительный договор или разовую сделку. Одну группу можно проверять более тщательно, а другую в упрощенном порядке.

Например, если компания закупает товары на небольшую сумму, можно скачать электронную выписку по поставщику. А в отношении другой информации ограничиться проверкой той, которая есть на сайте ФНС nalog.ru в разделе «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента».

Если же компания заключает крупную сделку, то безопаснее собрать максимально полный пакет документов, включая ответы поставщика о наличии у него ресурсов: численности, оборудования и т. д. Запросите у поставщика копии доверенности на право подписи договоров, счетов-фактур, первички. Все полученные документы включите в досье по контрагенту. Сохраняйте также электронную переписку с контрагентом.