Письмо и уведомление на случай, если надо исправить назначение платежа

Когда исправлять ошибку

Часто нужно сделать срочный платеж. Если делаете платежное поручение второпях, легко допустить ошибку. Платежи с ошибочным назначением лучше скорректировать. Чем они опасны, читайте в подверстке ниже. Правил, по которым следует исправлять платежки, нет. Поэтому компании могут сами решить, как это сделать и в какой срок. Но лучше исправить ошибку как можно быстрее. Чем больше времени пройдет, тем сложнее будет доказать, что платежку неверно оформили по ошибке, а не умышленно. Исправленную формулировку в поле «Назначение платежа» могут признать недействительной, если ошибку исправили с большим опозданием, например через полгода (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 18 ноября 2014 г. № 12АП-10719/2014).

Как оформить документы

Составьте письмо для контрагента, которому перечисляли деньги. В нем попросите дать согласие изменить назначение платежа. Оформите два экземпляра и подпишите. Будет лучше, если это сделают те же сотрудники, которые подписали неверную платежку. Если это невозможно, пусть распишется любой человек, у которого есть право подписи платежных поручений. Оба экземпляра отправьте получателю денег. Он сделает отметку о том, что согласен с изменением, один экземпляр вернет, а другой оставит себе.

Можно отправить обычное письмо с просьбой согласовать изменение назначения платежа. Но первый вариант удобнее. Во-первых, контрагент сможет ответить быстрее, ему ничего не нужно писать самому, только поставить подписи. Во-вторых, предложение одной стороны и согласие другой будут в одном документе. От получателя денег письмо должен подписать директор или другой сотрудник по доверенности. Образец письма.

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Надо ли уведомлять банк

Безопаснее уведомить банк, что поле «Назначение платежа» в платежке изменилось. Иначе налоговики могут посчитать, что исправлений не было (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 23 июля 2010 г. № А32-46778/2009-63/638). Обычно уведомление банка помогает выиграть спор с налоговой (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 25 мая 2005 г. № Ф04-33051/2005/11525-А70-34).

Иногда суды и без уведомления поддерживают компании (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 22 июня 2009 г. № КА-А40/5514-09, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 9 июля 2010 г. по делу № А35-463/2010). Но если сумма платежа крупная, лучше не рисковать. Отправьте письмо через Банк-клиент или почтой с описью вложений. А еще лучше передайте лично, на своем экземпляре получите отметку о вручении. Даже если банк проигнорирует ваше уведомление, останется подтверждение, что он его получил.

Как составить уведомление, смотрите на образце.

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word