Когда и сколько заплатить бывшим сотрудникам, чтобы не попасть на большие штрафы
Прежде чем сдавать зарплатную отчетность, проверьте, полностью ли вы рассчитались с бывшими сотрудниками. Есть ситуации, когда компания обязана выдать уволенным премию или пособия. Чаще всего о бывших коллегах забывают, когда начисляют годовые премии. В какой момент и сколько выплачивать, читайте в статье.
Осторожно
Инспекторы начислят штраф до 100 000 руб. за невыплату или неполную выплату пособий и премий (ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП).
Выходное пособие
Компания обязана выплатить сотруднику выходное пособие, если это написано во внутренних кадровых документах или в трудовом договоре. Кроме того, есть еще два случая, когда такое пособие положено по закону. Выдайте как минимум два средних заработка, если людей уволили по сокращению штата или в связи с ликвидацией компании (ч. 1 ст. 178 ТК).
Предприниматели выплачивают выходное пособие, только если в трудовом договоре есть такое условие (определение Верховного суда от 05.09.2016 № 74-КГ16-23).
Сколько выдать. Работнику, которого сократили, выдайте при увольнении среднемесячную зарплату в качестве выходного пособия. Если уволенный в течение двух месяцев не устроится на новую работу, выплату придется повторить. Для этого понадобятся заявление и трудовая книжка без новых записей о трудоустройстве.
В некоторых случаях придется выдать деньги и в третий раз. Для этого бывший работник должен подтвердить, что обратился в Центр занятости в течение двух недель после увольнения. Выплатите пособие, если человек в течение трех месяцев не нашел работу и остался без средств к существованию, заболел сам или заболели члены семьи, которые находятся у него на содержании (ч. 2 ст. 178 ТК, определение Верховного суда от 23.01.2017 № 69-КГ16-14).
Платить ли средний заработок во второй и третий месяцы после увольнения
 |
Если выходное пособие предусмотрено внутренними кадровыми документами или трудовым договором, выдавайте его в том размере и в те сроки, которые оговорили в этих документах.
Осторожно
Руководителя могут оштрафовать до 500 000 руб., если докажут, что он в личных интересах задержал выплаты уволенным больше чем на два месяца (п. 2 ст. 145.1 УК).
Когда выдать. Выходное пособие в связи с сокращением штата или ликвидацией компании выдайте в день расчета с сотрудником, то есть в последний рабочий день. Среднемесячный заработок за второй и третий месяцы перечисляют по окончании этих месяцев в ближайший день выдачи зарплаты (ч. 6 ст. 136 ТК).
Как рассчитать налоги и взносы. Выходное пособие в пределах трехкратного среднемесячного заработка не облагают НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). Такие выплаты можно учесть в составе расходов на оплату труда, если они предусмотрены внутренними кадровыми документами компании (п. 9 ст. 255 НК, письмо Минфина от 24.07.2017 № 03-03-06/1/46887).
Премии
Осторожно
Компанию могут оштрафовать до 100 000 руб., если премию сотруднику не выдали только по причине его увольнения (ст. 5.62 КоАП).
Бывает так, что работник уже уволился, но премию заработать успел. Речь о ситуации, когда компания выдает вознаграждение за тот период, в котором сотрудник еще работал.
Проверьте, что написано во внутренних документах об оплате труда, например в положении о премировании. Выдайте премию людям, которые до увольнения успели достичь того результата, за который положено вознаграждение. К примеру, в положении о премировании написано, что каждый квартал организация выдает вознаграждение всем менеджерам, которые нашли 50 новых клиентов. Даже если сотрудник уволился до окончания квартала, но успел выполнить план, такую премию ему следует выплатить. Это нам подтвердили в Роструде.
Бывают и другие случаи, когда из формулировок в кадровых документах не ясно, нужно ли выплачивать премию бывшим сотрудникам. Чтобы избежать споров с работниками, лучше добавить специальные пункты. В них напишите, как премировать уволенных.
Сколько выплатить. Размер премии зависит от того, что написано в кадровых документах. Если четкого порядка для уволенных нет, вознаграждение можно посчитать пропорционально отработанному времени. Смотрите на примере.
Пример. Как посчитать премию уволенному сотруднику
Работодатель издал приказ о годовой премии. Премию в размере 50 процентов от оклада получают все сотрудники, так как оборот компании за год вырос на 10 млн руб. Оклад сотрудника Иванова составлял 40 000 руб. Последний рабочий день Иванова — 30 сентября. В условиях премирования указано, что премии уволенным в этом году сотрудникам выплачивают пропорционально отработанному времени.
Рассчитайте премию пропорционально отработанному времени по формуле:
В нашем примере расчет будет таким: 40 000 ₽ : 12 мес. × 9 мес. = 30 000 руб.
По условию премирования размер премии составляет 50 процентов от оклада. Бухгалтер выплатит Иванову 15 000 руб. (30 000 ₽ × 50%).
Выдавать ли премию уволенному сотруднику
 |
Когда выдать. Выдавайте премию в сроки, которые установили во внутренних документах. Уволенным можно перечислить деньги одновременно с сотрудниками.
Как рассчитать налоги и взносы. Заплатите с премий НДФЛ и взносы (письмо Минфина от 20.06.2017 № 03-15-06/38515). Если премия носит производственный характер, выплату можно учесть в налоговых расходах (письмо Минфина от 18.02.2016 № 03-05-05-01/9022).
Пособия по временной нетрудоспособности
Компания обязана выплатить сотруднику больничное пособие, если он заболел в течение 30 календарных дней после увольнения (ч. 2 ст. 5 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Оплачивать ли больничный бывшему работнику
 |
Важная деталь
Выплачивайте больничное пособие за все дни в общем порядке, если сотрудник уволился во время болезни.
Сколько выплатить. Независимо от стажа работника и причины увольнения пособие выплачивают в размере 60 процентов от среднего заработка (ч. 2 ст. 7 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Когда выдать. Рассчитайте больничный лист в течение 10 дней с того момента, когда бывший сотрудник передал его в бухгалтерию. А деньги выдайте в ближайший день выплаты зарплаты.
Как рассчитать налоги и взносы. При выплате пособия удержите НДФЛ. Страховые взносы не начисляйте (подп. 1 п. 1 ст. 422 НК). Расходы на выплату пособия в течение первых трех календарных дней болезни компания вправе учесть в составе прочих расходов (подп. 48.1 п. 1 ст. 264 НК).
На заметку
Матпомощь бывшим работникам, которая не облагается НДФЛ
Не удерживайте НДФЛ с материальной помощи:
— бывшему работнику, который вышел на пенсию по инвалидности или по старости в пределах 4000 руб. (п. 9 ст. 217 НК);
— родственникам бывшего работника в связи с его смертью (п. 8 ст. 217 НК);
— бывшему работнику-пенсионеру на лечение или пребывание в санатории либо в пансионате в пределах 4000 руб. (п. 9 ст. 217 НК);
— бывшим работникам, которые пострадали в стихийных бедствиях или при террористическом акте (п. 8 ст. 217 НК).
за правильный ответ
