Как заполнять путевые листы по‑новому
- 1В форме путевого листа два изменения
- Новый образец.Все обязательные реквизиты для путевых листов в 2018 году в одной таблице
- 2Опасно игнорировать требование о техосмотре
- Есть риск, что налоговики снимут расходы. Еще два негативных последствия и как их избежать
- 3Три ситуации, когда нужен путевой лист
- Шпаргалка
храните путевые листы
Перепроверьте путевые листы за последний месяц. 15 декабря Минтранс поправил форму. Если оформляете путевые листы в программе, удостоверьтесь, что она обновилась. Если разработали форму сами и заполняете вручную, переделайте ее. И предупредите об изменениях водителей.
Что изменилось в путевом листе
В путевых листах по-новому заполняйте два обязательных реквизита (приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476). Образец ниже.
Еще по этой теме
Сведения о собственнике автомобиля. Теперь в бланки нужно вписывать ОГРН компании. По этому номеру сотрудники ГИБДД смогут точно идентифицировать компанию, когда начисляют штрафы. Предприниматели вписывают ОГРНИП.
Отметка о техосмотре. К отметкам о техническом состоянии транспорта стало меньше требований. Теперь достаточно одной записи о техосмотре — при выезде. В прошлом году чиновники требовали ставить отметку дважды — когда машина выезжает и возвращается к месту стоянки. Двойную отметку ставили компании, занимающиеся перевозкой грузов и пассажиров (п. 29 Правил, утв. приказом Минтранса от 15.01.2014 № 7). Теперь достаточно одной.
Предрейсовые осмотры транспорта проводят все компании, которые эксплуатируют автомобили. Не важно, перевозит организация грузы или директор ездит на служебном автомобиле на встречи с партнерами. Техосмотр обязателен, поскольку поддержка технического состояния — это требование по безопасности дорожного движения (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).
Как выполнить требования о техосмотре
Отметка о техосмотре подтверждает, что машина исправна. Если в путевом листе отметки нет, значит, водитель поехал на неисправной машине. Могут возникнуть сложности со списанием ГСМ и зарплаты водителя.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2018 году
| Обязательный реквизит | Как заполнять |
|---|---|
| Общие сведения | |
| Наименование документа | Оставьте в бланке традиционное название «Путевой лист», даже если вы разработали его сами. Иначе есть риск, что налоговики не примут расходы на топливо (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11.07.2013 № Ф03-2842/2013) |
| Номер | Ставьте номера в путевых листах в хронологическом порядке по принятой у вас системе |
| Срок действия | Налоговики снимают затраты на ГСМ и зарплату водителя, если из листа непонятно, за какой период его оформили. Автотранспортное предприятие выписывает путевой лист ежедневно (раздел 2 Указаний, утв. постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78). Остальные компании оформляют путевые листы, как удобно: на день, неделю. Главное — не более чем на месяц (п. 10 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). |
| Сведения о собственнике | |
| Собственник — компания | Запишите наименование компании, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона. Во всех листах, оформленных с 15 декабря, должен быть также ОГРН. Инспекторы проверяют, есть ли машина на балансе. Если автомобиля нет в собственности или аренде, могут снять расходы на горючее |
| Собственник — предприниматель | Впишите Ф. И. О. предпринимателя, почтовый адрес, номер телефона. С 15 декабря добавляйте сюда же ОГРНИП |
| Сведения о транспортном средстве | |
| Тип транспортного средства | Варианты: легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай |
| Модель и государственный регистрационный знак | Укажите модель машины, например Ford Focus. Если машина ездит с прицепом, впишите и модель прицепа. Госзнак пишите и для машины, и для прицепа |
| Показания одометра | Впишите показания одометра в момент, когда автомобиль выезжает из гаража и возвращается обратно |
| Дата и время, когда автомобиль выехал из гаража и вернулся | Отметьте дату и время в часах и минутах, когда машина выезжала из гаража и возвращалась обратно. Так вы подтвердите, что используете ее в служебных целях |
| Дата и время предрейсового техосмотра машины | Контролер пишет дату и время техосмотра, свою фамилию и расписывается |
| Сведения о водителе | |
| Общая информация о водителе | Впишите Ф. И. О. водителя и номер его водительского удостоверения |
| Медосмотр | Водитель проходит медосмотр дважды: до и после рейса. Если отметки о медосмотре нет, но все другие реквизиты компания заполнила, налоговики обычно не снимают расходы на ГСМ. Но есть другая опасность. Если пассажиров или груз перевозит водитель без медосмотра, инспектор ДПС может оштрафовать перевозчика на 30 000 руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП). А трудовой инспектор — на сумму до 130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП). Есть еще штраф Росздравнадзора на сумму 30 000—50 000 руб. (ст. 11.32 КоАП). Но для компаний, у которых перевозки — не основной вид деятельности, проверки Росздравнадзора маловероятны |
Осторожно
Регистрируйте путевые листы в журнале (п.17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). За его отсутствие Гостранснадзор штрафует профессиональных перевозчиков на сумму до 40 000 руб. (ч. 3 ст. 14.1 КоАП).
Без отметки в путевом листе водитель выезжать на маршрут не вправе (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 06.04.2017 № 141). Возможны санкции со стороны ГИБДД за перевозку грузов или пассажиров без техосмотра. Инспекторы ГИБДД вправе оштрафовать директора на 5000 руб., а компанию — на 30 000 руб. (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП).
При ДТП страховые компании могут отказать в выплате, если машина не прошла техосмотр.
Отметку о техническом контроле машины вправе ставить любой сотрудник компании. Например, водитель или мастер. Отдельную ставку для контролера вводить в штат не надо. Но следите, чтобы он соответствовал двум требованиям. Первое требование — к образованию. Оно должно быть не ниже среднего профессионального по специальности «техобслуживание и ремонт автомобильного транспорта». Стаж необязателен. Другие возможные специальности — в приказе Минтранса от 28.09.2015 № 287. Второе требование — к квалификации. Раз в пять лет контролер должен проходить аттестацию в транспортной инспекции (приказ Минтранса, Минтруда от 11.03.1994 № 13/11).
Чтобы не нанимать для техосмотра отдельного специалиста, заключите договор со сторонней компанией, занимающейся обслуживанием транспорта (п. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Сервисный центр выделит вам человека для ежедневного осмотра автомобиля. Вы сэкономите на зарплате. Ответственным за осмотр будет сервисный центр, а не ваша компания.
Шпаргалка
Три ситуации, когда нужны путевые листы
| 1. Поездки на собственном автомобиле компании или предпринимателя. Путевой лист подтверждает служебный характер поездки, помогает определить объем израсходованного бензина и обосновать зарплату водителя. | 2. Разъезды на арендованной машине. Без путевых листов арендатор не спишет затраты на поездки. Даже списание арендной платы налоговики могут оспорить (постановление ФАС Московского округа от 03.10.2013 № А40-78836/12). | 3. Поездки на машине сотрудника. Сотрудник получает компенсацию и лишь ее компания учитывает в расходах, и то по нормам. Однако без путевых листов налоговики могут не признать компенсацию обоснованной. |
за правильный ответ
