Какие бухгалтерские приказы обновить в начале года

Об индексации алиментовУдобный сервисСкрыть

Проверьте, что написано в исполнительных листах ваших алиментщиков. Если суд определил алименты в твердой сумме, их необходимо пересчитывать. По новым правилам компании должны сами индексировать алименты по исполнительным листам, которые поступили от судебных приставов (Федеральный закон от 14.11.2017 № 321-ФЗ). Раньше это нужно было делать только по листам, которые поступили от взыскателя, например от матери ребенка.

О чем сказать в приказе. Для расчета берите прожиточный минимум региона, где живет получатель (ст. 117 СК). Дайте в приказе ссылку на документ, которым утвержден минимум. Если показатель не изменился или снизился, алименты не пересчитывайте.

Кликните на черную точкуСкрытьЧто будет, если не обновить приказ. Если не проиндексируете алименты, то возможен штраф до 100 000 руб. (ч. 3 ст. 17.14 КоАП).

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Об индексации зарплаты

Проверьте, не пора ли вашей компании индексировать зарплату. Пересматривать доходы сотрудников в связи с ростом цен обязаны все организации (ст. 134 ТК). В трудовом законодательстве нет единых правил. Компании должны закрепить конкретный порядок индексации в своих внутренних документах, например в положении об оплате труда. Если ваша организация такой порядок еще не установила, внесите изменения в кадровые документы (письмо Роструда от 19.04.2010 № 1073-6-1). Иначе трудовые инспекторы могут оштрафовать до 100 000 руб. (ч. 1, 6, 7 ст. 5.27 КоАП).

Как только подойдет срок индексировать зарплату, руководитель должен издать приказ. Например, в последний раз индексацию в компании проводили в январе 2017 года. В положении об оплате труда записано, что такое повышение компания проводит ежегодно. Значит, пересматривать зарплату в очередной раз нужно в январе 2018 года.

О чем сказать в приказе. Проиндексировать зарплату надо всем, кто работает по трудовому договору. Укажите дату, с которой будете проводить индексацию. Четко напишите, начиная с зарплаты, за какой месяц будет производиться индексация. Проверьте, чтобы этот срок соответствовал тому, что содержится во внутренних документах компании. Не забудьте в приказе назначить ответственного за начисление проиндексированной зарплаты.

Что будет, если не обновить приказ. Трудинспекторы оштрафуют компанию на сумму до 100 000 руб., если не проиндексировать зарплату (ч. 1, 6, 7 ст. 5.27 КоАП, письмо Минтруда от 26.12.2017 № 14-3 /В-1135). Лишать работника этой государственной гарантии нельзя (ст. 130 ТК, определение Конституционного суда от 19.11.2015 № 2618-О).

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

О передаче полномочий главбуха

Проверьте приказ о передаче полномочий на случай отсутствия главбуха, который составляли в прошлом году. Обновите документ, если решили сменить исполняющего обязанности главбуха. Таким приказом можете дать временные полномочия главного бухгалтера любому сотруднику независимо от должности.

Если вы хотите назначить заместителя на постоянной основе, есть два варианта. Первый — введите в штатное расписание должность заместителя главного бухгалтера. А второй — впишите условие об исполнении обязанностей главбуха в трудовой договор другого сотрудника бухгалтерии, например старшего бухгалтера. В таком случае приказ составлять не придется.

О чем сказать в приказе. Укажите срок, в течение которого сотрудник будет замещать главного бухгалтера. Доплату за совмещение писать необязательно. Главное согласовать ее в дополнительном соглашении к трудовому договору с работником. Но для удобства можете включить ее и в приказ, чтобы все данные были под рукой в одном документе. Ознакомьте с приказом сотрудника, который будет замещать главного бухгалтера.

Что будет, если не обновить приказ. Если в компании есть сотрудник, который замещает главбуха и подписывает за него документы, напишите об этом в приказе. Иначе получится, что вместо главбуха подпись ставит неуполномоченное лицо. В таком случае налоговики посчитают, что первичные документы в компании отсутствуют, и оштрафуют ее на 10 000 руб. Если по первичке с неверной подписью списать расходы, то штраф будет еще выше — 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 руб. (ст. 120 НК). Кроме того, потеряете расходы и вычеты.

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

О праве подписи первички и счетов-фактур

Убедитесь, что люди, которых упоминали в прошлогоднем приказе о праве подписи первички и счетов-фактур, до сих пор работают и вы по-прежнему доверяете им подписывать документы. Если состав доверенных сотрудников изменился, составьте новый приказ. На образце смотрите, как объединить приказы на право подписи первичных документов и счетов-фактур в один документ.

Подписывать документы без приказа вправе только те сотрудники, у которых есть доверенность. Еще один случай именно для первичных документов — такая обязанность может быть предусмотрена должностной инструкцией сотрудника или законом.

Если речь идет о подаче налоговых деклараций, пояснений к ним или других аналогичных действиях, то приказ не подойдет. В этом случае вам понадобится оформить доверенность от руководителя организации.

О чем сказать в приказе. Перечислите всех лиц, которым доверяете право подписи первичных документов и счетов-фактур. Укажите их Ф. И. О. полностью. Контрагентам вы можете давать выписки из этого приказа. Их запрашивают для подтверждения полномочий. Дополнительно можете указать, за кого именно будет подписывать сотрудник. Например, поручите начальнику финансового отдела заверять счета-фактуры и от имени главбуха, и от имени директора. Ознакомьте с документом всех сотрудников, кого затрагивает этот приказ.

Что будет, если не обновить приказ. Принимать к учету документы, которые подписали неуполномоченные лица, рискованно. Инспекторы могут снять налоговые расходы по такой первичке и вычеты по счетам-фактурам. Тогда компанию оштрафуют как минимум на 20 процентов от суммы неуплаченного налога (ч. 3 ст. 120, 122 НК).

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

О лимите наличных в кассе

Загляните в старый приказ о лимите наличных, чтобы решить, нужно ли его обновлять. Пересчитайте лимит, ведь у компании могла в разы вырасти наличная выручка или измениться соотношение доходов и расходов по кассе. Постоянно ездить в банк с выручкой неудобно, а прятать сверхлимит в подотчетных опасно. Налоговики знают эту схему и оштрафуют компанию на 40 000 руб. (решение Арбитражного суда г. Москвы от 15.05.2017 по делу № А40-33514/17-120-302).

Устанавливать предельное значение остатка наличных в кассе обязаны все организации, за исключением малых (п. 2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Утверждают приказ на любой период времени — месяц, год и т. д. Но можно и вовсе не указывать период, в течение которого действует лимит. Тогда не потребуется переутверждать его каждый год. Издавать такой приказ на длительный срок имеет смысл, когда доходы и расходы по кассе сильно не меняются. А значит, будут вписываться в выбранный лимит. Как оформить такой приказ, смотрите на образце.

О чем сказать в приказе. Установите дату, с которой будет действовать лимит. Не забудьте приложить к приказу расчет. Сумма лимита в приказе и расчете должна быть одинаковой.

Что будет, если не обновить приказ. В Указаниях ЦБ не сказано, как часто компания обязана пересчитывать лимит. Поэтому и штрафов за то, что новые обороты компании не укладываются в старые расчеты, быть не должно. Но если выручка стремительно растет и существующий лимит не позволяет оставлять деньги в кассе на несколько дней, удобнее его увеличить.

Налоговики вправе оштрафовать компанию на 50 000 руб., только если она нарушит утвержденный в приказе лимит кассы (ч. 1 ст. 15.1 КоАП).

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

О подотчетных

Теперь компании могут выдавать деньги подотчетникам не только по заявлению сотрудника, но и по приказу руководителя. Приказ со списком всех подотчетных лиц издавать не обязательно. Чтобы выдать деньги, достаточно распоряжения руководителя для конкретного сотрудника (подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ № 3210-У).

Чтобы каждый раз не собирать заявления или не оформлять распоряжения, сделайте один общий приказ. Такой документ подойдет для сотрудников, которые регулярно берут подотчетные на одну и ту же сумму из месяца в месяц. Этот приказ можно утвердить на весь 2018 год. Что написать в таком приказе, смотрите на образце 6.

О чем сказать в приказе. Не забудьте указать все обязательные реквизиты: Ф. И. О. работника, подотчетную сумму, срок ее возврата, дату и номер приказа (письмо ЦБ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642). Пропишите, в какой срок работник должен отчитаться по авансу. Если вы хотите, чтобы сотрудники не затягивали с отчетом, то добавьте в приказ еще одно условие. Зафиксируйте обязанность работника отчитаться и вернуть задолженность, чтобы получить новую сумму под отчет.

Если хотите сделать документ на длительный срок, то четко пропишите все суммы подотчетных средств и даты, когда планируете их выдавать. Но заменить этот приказ придется в том случае, если подотчетник уволится или вы просто захотите назначить другого сотрудника на его место. Учтите, что это условие не обязательно включать в приказ.

Что будет, если не обновить приказ. Если выдать наличные под отчет без приказа или заявления, налоговики могут оштрафовать компанию на 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП). Такой же штраф ждет организацию за расплывчатые формулировки в приказе.

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Ответы на частые вопросы об оформлении приказов

Шаблоны для скачиванияСкрыть