Как вести новую книгу учета по упрощенке и что проверить в прошлогодней

Прежде чем сдавать декларацию по упрощенке за 2017 год, проверьте, нет ли ошибок в книге учета. Книгу на 2018 год заведите по обновленной форме. Законодатели добавили в нее еще один раздел (приказ Минфина от 07.12.2016 № 227н). Если в прошлом году эту форму можно было применять в добровольном порядке, то теперь она стала обязательной.

Что проверить в книге за 2017 год

Чаще всего бухгалтеры на упрощенке ошибаются в книге из-за того, что путают бухучет методом начисления и налоговый учет кассовым методом.

Авансы. В книгу учета вы записываете только реально полученные доходы, когда деньги от покупателя поступили в кассу или на счет. Причем авансы полученные тоже являются доходом (п. 1 ст. 346.17 НК). Проверьте, не забыли ли вы записать все предоплаты в графу 4 раздела I книги учета.

Аванс, возвращенный покупателю, уменьшает налогооблагаемые доходы. Вернув деньги, покажите сумму в графе 4 раздела I книги со знаком «минус». В графу 5 возвращенный аванс не записывайте, такой расход не предусмотрен статьей 346.16 Налогового кодекса.

Взаимозачет. В день, когда вы подписали акт взаимозачета, у вас возникает доход (п. 1 ст. 346.17 НК). Считается, что вы получили оплату на ту сумму, в которой признали задолженность погашенной. Поэтому вам нужно сделать запись в графе 4 раздела I. Одновременно у вас возникнет и расход, ведь вы погасили свою задолженность перед продавцом. Поэтому, если учитываете расходы, сделайте запись в графе 5 раздела I книги учета.

Открыть подсказку

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Excel

Займы. Когда вы получаете деньги взаймы, налоговых доходов не возникает (п. 1.1 ст. 346.15, подп. 10 п. 1 ст. 251 НК). Поэтому запись в книге учета вы не делаете. Аналогично при возврате займа у вас нет налоговых расходов, и записей по графе 5 книги учета тоже быть не должно. У стороны, которая выдает заем, налоговых доходов и расходов по операции тоже не возникает. Удостоверьтесь, что в книгу учета за 2017 год вы не записали по ошибке заемные суммы. Но если по договору займа вы платили или получали проценты, их нужно отразить в книге учета. Запись делайте в день, когда реально перечислили или получили деньги. День начисления процентов не важен.

Уступка права требования. При упрощенке уступка права требования — невыгодная операция. Доход по ней возникает неожиданно. Но часто бухгалтеры этого не знают и допускают ошибки. Поясним на примере.

Предположим, вы дали деньги взаймы — 100 000 руб. Налоговых расходов по операции у вас не возникло. Должник деньги вовремя не вернул, и вы продали эту задолженность третьему лицу за 80 000 руб. Деньги он перечислил на расчетный счет.

Казалось бы, для вас 80 000 руб. — это возврат части займа, которая в доходы не включается. Однако налоговики с такой трактовкой не согласятся. Они скажут, что продажа задолженности — это отдельная операция, по которой вы получили налоговый доход в размере 80 000 руб. (п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК). Но расходов при продаже задолженности у вас нет, потому что вы ничего не оплачивали. Выданный заем расходом вы признать не можете. Поэтому, прежде чем закрывать книгу за 2017 год, посмотрите, не было ли у вас уступок права требования, продажи долгов. Если были, еще раз проверьте, как вы отразили операции.

Какие суммы рассчитать в книге за 2017 год

После того как вы записали в книгу все операции IV квартала и проверили их, посчитайте итоги за год. Если у вас объект «доходы», итоги покажите только в 4-й графе раздела I. Подсчитанный вами показатель и будет налогооблагаемым доходом за год, который потом вы перенесете в декларацию по упрощенке и запишите в строку 113 раздела 2.1.1.

Если у вас объект «доходы минус расходы», результат года вы определяете в графах 4 и 5 раздела I книги учета. Здесь показываете общую сумму поступлений и трат за год.

Итоги в справке к разделу I. При объекте «доходы минус расходы» налог по упрощенке вы считаете с разницы. Поэтому, определив итоговую сумму доходов и затрат, заполните справку к разделу I. В ней вы посчитаете финансовый результат за год — прибыль или убыток. Если получится убыток, то перенесите его в раздел III книги учета и запишите в строку 140.

Если за 2016 год вы платили минимальный налог, обратите внимание на строку 030 справки. В нее записывают разницу между минимальным и упрощенным налогами за прошлый год. Такая разница является расходом, учитываемым при налогообложении в 2017 году (п. 6 ст. 346.18 НК). Но чтобы ее учесть, нужно записать показатель в справку. А в дальнейшем годовую сумму расходов с учетом разницы вы перенесете в строку 223 раздела 2.2. декларации за 2017 год.

Если вам невыгодно увеличивать расходы, не записывайте разницу в строку 030 справки, поставьте в ней прочерк. Из-за роста расходов вы можете опять выйти на минимальный налог уже по итогам 2017 года. Поэтому законодатель дает вам право выбора — увеличивать расходы на разницу либо ее игнорировать и отложить на будущее.

Открыть подсказку

Распечатать образец

Убытки в разделе III. Если в предыдущие годы вы получали убытки, уменьшите на них налогооблагаемую базу за 2017 год (п. 7 ст. 346.18 НК).

Учет убытков, как и разницы между минимальным и упрощенным налогами, — это ваше право, а не обязанность. Поэтому, если признавать убытки вы не планируете, можете этого и не делать. Их разрешено переносить на следующие налоговые периоды в течение 10 лет.

Для расчета убытка, на который можно снизить налоговую базу, как раз и предназначен раздел III книги учета доходов и расходов. Определите в нем сумму, на которую планируете уменьшить налоговую базу за 2017 год. Позднее перенесете показатель в строку 230 раздела 2.2 декларации по упрощенке.

Вычет по налогу в разделе IV. Компании на упрощенке с объектом «доходы» могут уменьшить налог на вычет. Но есть ограничение: вычет должен составлять максимум 50 процентов от налога (п. 3.1 ст. 346.21 НК).

Размер вычета рассчитывают в разделе  IV книги учета и включают в него уплаченные страховые взносы, пособия за первые три календарных дня болезни и платежи по договорам добровольного страхования работников от нетрудоспособности.

Вы сами решаете, как заполнять раздел. Первый вариант: записывайте все взносы и пособия по мере их уплаты. В конце отчетного периода подведите итог в графе 10. Затем в бухгалтерской справке сравните вычет с величиной, равной 50 процентам от начисленного авансового платежа. Уменьшите налог к уплате на сумму вычета, не превышающую половины от налога (п. 3.1 ст. 346.21 НК).

Второй вариант — вы ждете окончания отчетного периода, чтобы узнать размер налога. Рассчитываете 50-процентный лимит вычета в отдельном документе. После этого записываете в раздел IV уплаченные пособия и взносы в пределах лимита.

Выбранный вариант рекомендуем закрепить в приказе об учетной политике.

Как заполнить раздел V новой книги учета

Раздел V в книге учета появился с 1 января 2018 года. Его заполняют те, кто платит торговый сбор. Установлен этот сбор лишь в Москве. Новый раздел нужен столичным компаниям на упрощенке с объектом «доходы». Они включают уплаченный сбор в вычет по налогу и рассчитывают этот вычет в разделе V книги (приказ Минфина от 07.12.2016 № 227н).

Столичные компании с объектом «доходы минус расходы» раздел V не заполняют. Уплаченный торговый сбор они отражают в разделе I как обычный расход (подп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК).

Открыть подсказку

Распечатать образец

Раздел V заполняют лишь московские плательщики торгового сбора с объектом «доходы». Столичным плательщикам УСН, учитывающим расходы, а также компаниям и предпринимателям на упрощенке из других регионов раздел V не нужен. Тем не менее включить его в книгу придется всем.

Если в работе раздел V вы не используете, укажите в нем отчетный год, а в показателях поставьте прочерк.

Совсем не включать в книгу новый раздел рискованно. Налоговики могут оштрафовать компанию за неполный регистр, приравняв его к отсутствующему. Штраф за отсутствие налоговых регистров составляет 10 000 руб. (ст. 120 НК).

Открыть подсказку

Распечатать образец

Какие операции в книге учета отражать по-новому

Книга учета доходов и расходов — это налоговый регистр. В нее вы записываете суммы, которые влияют на расчет упрощенного налога. В графе 4 раздела I книги отражаете лишь те поступления, которые учтете при расчете налога. Аналогично в графе 5 раздела I вы показываете траты, которые уменьшают налогооблагаемый доход по нормам статьи 346.16 НК.

Доходы или выплаты, не учитываемые при налогообложении, в книгу учета не заносите.

С 2018 года список необлагаемых доходов по УСН изменился. Законодатели поправили формулировку статьи 251 НК. Убрали возможность увеличить чистые активы без уплаты налогов. Остался лишь один способ передать имущество — внести вклад в порядке, установленном гражданским законодательством (подп. 3.7 п. 1 ст. 251 НК). Поэтому, если вы по старинке оформите увеличение чистых активов, налоговики потребуют отразить операцию в разделе I книги учета и включить сумму в налогооблагаемые доходы по упрощенке.