Как заполнить новый отчет СЗВ‑СТАЖ, чтобы его принял ПФР

Как составить и сдать идеальный СЗВ-СТАЖ за 2017 год

Убедитесь, что в учетной программе есть нужные бланки

Сформируйте отчет и сверьте с нашим образцом

Распечатайте и проверьте опись ОДВ-1, приложите к отчету

Сдайте отчет с описью в свой ПФР. Срок — 1 марта, но лучше отчитаться заранее

Подсказки, как впервые сдать СЗВ-СТАЖ за 2017 год 

Шаг 1. Убедитесь, что бланк отчета есть в учетной программе

Заполнять СЗВ-СТАЖ нужно на бланке из постановления Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Отчет будете сдавать вместе с описью по форме № ОДВ-1 из того же постановления. Убедитесь, что бланки этих документов есть в вашей учетной программе.

В отчет должны попасть штатные работники и подрядчики-физлица, которые трудились в компании или у предпринимателя в 2017 году. Сведения об их стаже надо приводить по кадровым документам: трудовым книжкам, приказам о приеме на работу и увольнении, договорам подряда, табелям рабочего времени и т.п. Если формируете СЗВ-СТАЖ в учетной программе, сначала убедитесь, что информация из базы совпадает с кадровыми документами.

Рекомендую сдать СЗВ-СТАЖ за 2017 год заранее —
например, в середине февраля. Не оставляйте все
на последний момент. Из-за большого наплыва
желающих отчитаться ваш СЗВ-СТАЖ может
не дойти до фонда вовремя.

ВАРТАН МЕЛКОНЯН,

начальник УПФР по Московскому району Санкт-Петербурга

Шаг 2. Сформируйте отчет и сверьте с нашим образцом

В СЗВ-СТАЖ пять разделов. Не торопитесь сразу отправлять отчет, который сформировали в учетной программе. Сначала сверьтесь с нашим образцом, чтобы избежать ошибок.

Заполненный отчет начните проверять с таблицы в разделе 3. Она для сведений о физлицах и их стаже. Это самая сложная часть отчета, и в ней легко ошибиться. А за каждую ошибку фонд вправе требовать 500 руб. штрафа (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Затем проверяйте разделы 1 и 2 — в них информация о вашей компании и периоде, за который отчитываетесь.

Что проверить в разделе 3 отчета. По каждому человеку всегда приводите фамилию, имя, СНИЛС и периоды работы в 2017 году. Это графы 2, 3, 5, 6 и 7. Остальные графы таблицы нужно заполнять, только если есть, что в них писать. Перепроверьте Ф.И.О. и номера СНИЛС каждого физлица. Фонд будет сверять эту информацию с СЗВ-М и разделом 3 расчета по взносам, поэтому расхождений быть не должно.

Графы 6 и 7 таблицы — для периодов работы, которые пришлись на 2017 год. Например, сотрудника взяли на работу в 2016 году, и он до сих пор в штате. Тогда период его работы будет таким: с 01.01.2017 по 31.12.2017. Другой пример: человек устроился в компанию 15 августа, а уволился 20 октября. Тогда период его работы — с 15.08.2017 по 20.10.2017.

Периоды, когда сотрудник числился в штате, но не работал, надо отражать в графах 6 и 7 отдельными строчками и со специальными кодами в графе 11. Например, это периоды болезни, декрета, разных видов отпусков. Кроме того, в графе 11 надо приводить специальный код, если человек трудится как подрядчик. Какие коды когда ставить — смотрите в сервисе.

В разделе 3 есть особая графа 14. В ней вы сообщите фонду о людях, которые с 1 января 2018 года уже не работают в вашей компании. Ставьте в этой графе крестик, но только в одном случае: когда работник уволился 31 декабря. Если раньше, то никаких отметок в этой графе не делайте, даже если уволили сотрудника в последний рабочий день года, 29 декабря. Это нам подтвердили в ПФР.

Подсказки по заполнению СЗВ-СТАЖ за 2017 год

Образец заполненияСкрыть Образец 1. Как заполнить СЗВ-СТАЖ за 2017 год

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Excel

Что проверить в разделах 1 и 2 отчета. После того, как разберетесь с таблицей в разделе 3, переходите к проверке разделов 1 и 2. В разделе 1 — информация о вашей организации. Сверьте ИНН, КПП и регистрационный номер компании в ПФР из этого раздела с шапкой отчета. Фонд будет идентифицировать компанию по ее регномеру, и если ошибетесь, может заявить, что отчет вы не сдавали. В таком случае объясните проверяющим, что определить компанию можно и по ИНН (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 17.01.2017 по делу № А82-16424/2015).

В графе «Наименование» кратко напишите, как называется ваша компания. Например, ООО «Радуга». Как заполнять это поле предпринимателям, в порядке оформления отчета не сказано. Но, как мы выяснили в ПФР, нужно просто привести фамилию, имя и отчество предпринимателя.

Раздел 2 состоит только из одного реквизита — календарный год, за который отчитываетесь. Убедитесь, что здесь стоит число «2017». Периоды работы, которые приводите в разделе 3 расчета, должны попадать в этот календарный год. То есть в отчете не должно быть периодов, которые относятся, например, к 2016 и 2018 годам.

Что писать в разделах 4 и 5 отчета. В годовой форме надо заполнить только первые три раздела. Разделы 4 и 5 оставляйте пустыми: они нужны только в отчетах СЗВ-СТАЖ, которые в течение года подаете на пенсионеров (п. 2.4 Порядка, утв. постановлением № 3п). Информацию в этих разделах надо приводить, только если в блоке «Тип сведений» стоит крестик рядом со словами «Назначение пенсии».

Разъясняет чиновник

Какой отпуск отмечать в СЗВ-СТАЖ кодом ДЛОТПУСК

Если сотрудник в течение года был в обычных оплачиваемых отпусках, показывать эти периоды отдельно в графах 6 и 7 раздела 3 не нужно. Исключение — если в течение года у сотрудника не было начислений и весь период, пока числился в штате, он был в отпуске. Например, в начале прошлого года сотрудник взял отпуск с последующим увольнением, и в итоге не проработал в 2017 году и дня. Если отпускные ему выдали в декабре 2016 года, то в 2017 году начислений по нему не было. Чтобы данные о стаже корректно сошлись с расчетом по взносам, отразите отпуск с кодом ДЛОТПУСК. К примеру, сотрудник ушел в отпуск с последующим увольнением в декабре 2016 года, а уволился 25 января 2017 года. Тогда стаж покажите так: «с 01.01.2017 по 25.01.2017 ДЛОТПУСК». Причем такая запись должна быть последней у этого сотрудника.

НАТАЛЬЯ БАКУЛИНА,

главный специалист-эксперт межрайонного УПФР
в Карасукском районе Новосибирской области

Электронный справочник «Коды периодов для раздела 3 СЗВ-СТАЖ»

Шаг 3. Распечатайте и проверьте опись ОДВ-1, приложите к отчету

К отчету СЗВ-СТАЖ всегда прикладывайте опись по форме № ОДВ-1 (утв. постановлением № 3п). Даже если отчитываетесь через программу спецоператора. Распечатайте опись, которую сформировала ваша учетная программа, и сверьте с нашим образцом.

В описи к годовому СЗВ-СТАЖ обязательно заполнять разделы 1 — 3. Раздел 4 будет пустым. Он для случаев, когда сдаете другие отчеты — СЗВ-ИСХ или СЗВ-КОРР. К ним тоже надо прикладывать опись по форме № ОДВ-1.

Раздел 5 связан с сотрудниками, которые вправе выйти на пенсию досрочно. Заполняйте его, только если в отчете СЗВ-СТАЖ приводили информацию о таких работниках в графах 9, 10 и 12 раздела 3 (п. 3.7 Порядка, утв. постановлением № 3п).

Шаг 4. Сдайте отчет с описью в свой ПФР

Сдайте документы в отделение ПФР по адресу вашей компании (п. 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Если в 2017 году у вас трудились менее 25 человек, вы вправе отчитаться на бумаге. Если 25 и более — отчет сдавайте в электронном виде через программу спецоператора (абз. 3 ч. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ). В расчете численности учитывайте не только сотрудников компании, но и подрядчиков-физлиц. 

Некоторые коллеги, которые уже решили отчитаться на бумаге, столкнулись со странными требованиями фондов. Проверяющие утверждают: если СЗВ-СТАЖ состоит из нескольких листов, их надо сшить, пронумеровать, заверить у директора. Вдобавок это все надо сшить с описью ОДВ-1. У компаний, которые этого не сделали, проверяющие отказывались принимать отчет. Мы обратились в центральный ПФР и выяснили, что подобные отказы незаконны. Порядок оформления СЗВ-СТАЖ не требует сшивать листы между собой. Каждый лист отчета нужно визировать отдельно. Сшивать отчет с описью тоже не надо — это два самостоятельных документа.Опись ОВД-1Скрыть

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Excel

Ответы на ваши вопросы с вебинара по СЗВ-СТАЖ

Уволенные сотрудники и пенсионеры

  Если сотрудник уволился 10 января 2017 года, сразу после новогодних каникул, его все равно показывать в СЗВ-СТАЖ?

Да, покажите, ведь часть 2017 года он числился в штате. В графах 6 и 7 раздела 3 приведите период работы такого сотрудника: с 01.01.2017 по 10.01.2017. Других записей делать по нему не надо.

  Нужно ли как-то специально выделять в отчете сотрудника, который в 2017 году ушел на пенсию и уволился?

Не нужно. Просто отразите в графах 6 и 7 отчета период работы сотрудника вплоть до выхода на пенсию. Например, так: с 01.01.2017 по 10.10.2017. Этого достаточно.

  Работник уволился в середине 2017 года. В графе 14 раздела 3 ставить дату увольнения?

Нет, эту графу оставляйте пустой. Она только для случаев, когда работник увольняется 31 декабря. Тогда в этой графе ставят крестик. Дату увольнения здесь приводить в любом случае не надо.

Если работник уволился не 31 декабря, а, скажем, 29-го, то крестик в графе 14 не ставьте. В графах 6 и 7 будет стоять период работы сотрудника, вплоть до даты увольнения. Из этих граф проверяющие увидят, что человек у вас больше не работает, и сделают отметку в своей программе.

  Работник был на больничном с 1 по 7 февраля 2017 года, 8 февраля он прогулял работу, а 9-го его уволили. Как это отразить в СЗВ-СТАЖ?

Заполните по работнику три отдельных строки в разделе 3. В графах 6 и 7 первой строки покажите период работы сотрудника до момента, как он взял больничный. Например, так: с 01.01.2017 по 31.01.2017. Второй строкой отразите дни болезни сотрудника. В графах 6 и 7 поставьте период с 01.02.2017 по 07.02.2017, в графе 11 — код ВРНЕТРУД. Третьей строкой вы покажете день, когда сотрудник появился на работе, и его уволили. В графах 6 и 7 напишите: с 09.02.2017 по 09.02.2017.

Прогул в разделе 3 не отражайте: этот день не засчитывается в стаж работника. Поэтому в отчете будет разрыв между периодом болезни и датой увольнения. Это не ошибка.

Подрядчики-физлица

  Какую дату ставить в графе 7 раздела 3 по подрядчикам-физлицам — день, когда подписали акт выполненных работ, или крайний срок действия договора подряда?

Если в договоре нет срока действия, то в СЗВ-СТАЖ ставьте дату, когда подписали акт выполненных работ. Но если крайний срок в контракте есть, то в графе 7 приведите именно эту дату.

  Договор с подрядчиком заключили в апреле 2017 года, а расторгли в октябре. Деньги физлицу перечислили только в ноябре. Как это отразить в СЗВ-СТАЖ, и какой код поставить в графе 11?

Отразите в графах 6 и 7 раздела 3 период, когда подрядчик выполнял для компании работу. Например, так: с 01.04.2017 по 20.10.2017. В графе 11 поставьте код ДОГОВОР (п. 2.3.5 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п).

По подрядчикам есть и другой специальный код — НЕОПЛДОГ. Его ставят, если в отчетном периоде с физлицом не успели расплатиться. В вашем случае оплата прошла в ноябре, значит, код НЕОПЛДОГ использовать не надо.

Разные периоды стажа в разделе 3

  Как правильно показать в СЗВ-СТАЖ болезнь работника с кодом ВРНЕТРУД: отразить весь периоды по больничному листу, или только те дни, которые оплачивает ФСС?

Ставьте даты начала и окончания болезни по листку нетрудоспособности. Ведь СЗВ-СТАЖ заполняют по кадровым документам, а к этим бумагам относится и больничный лист. Для ПФР не важно, сколько дней оплатила компания, а сколько ФСС. Важен сам факт, что сотрудник был на больничном.

  Как отразить в разделе 3 СЗВ-СТАЖ период, когда сотрудник работал по внутреннему совместительству?

Отразите период работы такого сотрудника одной строкой, например, с 01.01.2017 по 31.12.2017. Показывать отдельно работу по внутреннему совместительству не надо.

  Отражать ли в СЗВ-СТАЖ командировки?

Нет. Служебные поездки входят в период основной работы сотрудников. Выделять командировки в отдельные строки раздела 3 не надо. Пример: сотрудник числился в штате с 1 января по 15 августа 2017 года. За этот период он был в командировках три раза — в феврале, апреле и мае. В разделе 3 отчета СЗВ-СТАЖ за 2017 год период работы сотрудника отразите одной строкой — с 01.01.2017 по 15.08.2017.

  Сотрудник работает неполный рабочий день. Это как-то нужно показать в СЗВ-СТАЖ?

Только если работник трудится в особых условиях труда, которые дают право на досрочную пенсию. Например, в районах Крайнего Севера. Тогда в графах 8 или 9 раздела 3 отразите код территориальных или особых условий труда и долю ставки, на которой работает сотрудник. К примеру, ставку 0,5. Коды условий труда для граф 8 и 9 возьмите из специального Классификатора (утв. постановлением № 3п).

Сотрудников, которые работают неполный день в обычных условиях, специально выделять в СЗВ-СТАЖ не надо. Нужно только записать Ф.И.О., СНИЛС и периоды, в которых действовали трудовые договоры.

  С 1 января 2017 года женщина находилась в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. С 20 августа и до конца года она работала неполный день, не прерывая детский отпуск. Как это отразить в СЗВ-СТАЖ?

Заполните по сотруднице две строки в разделе 3. Первой строкой отразите период, когда она находилась в отпуске: с 01.01.2017 по 19.08.2017. В графе 11 поставьте код ДЕТИ. Второй строкой отразите период, когда она стала работать неполный день — с 20.08.2017 по 31.12.2017. Код ДЕТИ уже не ставьте.