Компания должна рассчитать с подотчетных НДФЛ и взносы, если сотрудник вовремя не отчитался о покупках. Письмо с таким выводом недавно выпустили чиновники из Минфина. Но есть сразу четыре причины, по которым вы не обязаны следовать новому разъяснению.

Чиновники требуют НДФЛ и взносы с выплат подотчетникам

По мнению Минфина, компания обязана рассчитать НДФЛ и взносы с подотчетных, если сотрудник не сдал авансовый отчет и первичку вовремя. Суммы без документов нельзя расценивать как деньги, которые потратили в интересах компании (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).

Сдать авансовый отчет сотрудник должен в течение трех рабочих дней после того, как вернулся из командировки (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Если подотчетные ему выдавали не на командировку, а на другие цели, то срок окончательного расчета компания устанавливает сама. Но отчитаться все равно нужно максимум чем через три дня после того, как истек срок, на который выдали деньги (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Памятка для ваших сотрудников о сроках выдачи подотчетных.

В Минфине считают, что у сотрудника возникает облагаемый доход, если он задержал документы. Когда три дня на сдачу авансового отчета истекли, компания должна сразу же рассчитать взносы и НДФЛ. Ведь нет доказательств, что деньги он потратил в интересах компании. Можно ли спорить с этими выводами, читайте ниже.

Какие есть аргументы, чтобы не платить НДФЛ и взносы с подотчетных

Есть четыре причины, почему вы не обязаны рассчитывать НДФЛ и взносы с каждого просроченного подотчета.

Во-первых, у компании есть месяц на то, чтобы без суда взыскать с сотрудника долг по подотчетным (ст. 137 ТК). В течение этого месяца облагаемого дохода у работника не возникает. Это подтверждали чиновники из Минтруда (письмо от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

Во-вторых, арбитражная практика на стороне компаний. Судьи считают: если сотрудник не сдал авансовый отчет, то доход у него возникнет только через три года. Это срок, в течение которого компания вправе взыскать с работника деньги через суд. До этого момента налоговики не должны считать подотчетные доходом сотрудника, требовать взносы и НДФЛ (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 02.11.2016 № Ф10-3997/2016).

В-третьих, налоговики узнают, что сотрудник опоздал с документами, только на проверке. Отслеживать в текущем режиме, когда ваши работники приносят авансовые отчеты, инспекторы не могут. Только если запросят у компании документы. Кроме того, налоговики должны доказать, что сотрудник потратил деньги организации на себя. В течение трех лет подотчетные не становятся доходом, так как не переходят в собственность работника. А если компания подтвердит целевые траты, то дохода не возникнет и через три года.

И последняя причина, почему вы не обязаны следовать новым разъяснениям чиновников. Допустим, компания удержала НДФЛ и начислила взносы с подотчетных, а работник позднее принес документы или вернул деньги. В таком случае налог нужно вернуть работнику, а взносы пересчитать (письма Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609). Переплату вы вправе зачесть или вернуть из бюджета. Если на момент проверки сотрудник хотя и с опозданием, но отчитался, пеней и штрафов по НДФЛ и взносам не будет.

Как защититься от штрафов и доначислений

Памятка для сотрудников про авансовый отчет

Если не хотите спорить с проверяющими, замотивируйте сотрудников, чтобы они вовремя отчитывались по подотчетным суммам. Объясните, что удержите из их зарплаты 13 процентов от подотчетных денег. Причина: суммы, по которым нет своевременных авансовых отчетов и которые сотрудник не вернул компании, становятся его доходом. Те же доводы приведите директору, если он забывает документально подтверждать траты за счет компании. Добавьте, что на неподтвержденные подотчетные вам придется начислить взносы, а для компании это дополнительные расходы.

Больше возможностей для мотивации есть, когда помимо окладов сотрудники получают ежемесячные производственные премии. Сообщите работникам, что премии можно лишиться, если сдавать авансовые отчеты с опозданием. Ведь отчитаться вовремя — обязанность подотчетника. За нарушение трудовых обязанностей работнику можно сделать замечание или объявить выговор. А это основание, чтобы частично или полностью лишить его премии. Оспорить ваше решение сотруднику вряд ли удастся даже в суде (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.11.2017 по делу № 2-3555/2017).

Выдайте подотчетникам специальную памятку. Образец. Распечатайте им шаблон авансового отчета, чтобы заполняли документ без ошибок. Тогда работники будут помнить, когда им отчитываться и какие документы от них ждет компания. Станет меньше вопросов к бухгалтерии и ошибочных документов.

Допустим, у сотрудников есть просроченные подотчетные, НДФЛ и взносы вы не рассчитывали, а налоговики затребовали авансовые отчеты. Чтобы не спорить с проверяющими, попросите работников как можно скорее отчитаться или вернуть деньги. Иначе придется рассчитать НДФЛ и взносы, чтобы избежать доначислений и штрафа — 20 процентов от недоимки (ст. 122, 123 НК). Второй вариант — сдать на проверку инспектору только те документы, которые у вас есть. Если он доначислит НДФЛ, взносы и потребует штраф, напишите жалобу. В ней перечислите аргументы из нашей статьи. Велика вероятность, что санкции отменят.

Узнать, что сотрудник затянул с авансовым отчетом, налоговики могут только на проверке. Отслеживать в текущем режиме, когда именно ваши работники приносят авансовые отчеты, инспекторы не будут.

Памятка на случай, если получаете деньги под отчет

Уважаемые сотрудники! Перед вами памятка, как работать с подотчетными деньгами. Ознакомьтесь, если хотите избежать претензий компании и сэкономить собственные деньги.

		Всегда требуйте у продавцов первичные документы — кассовые чеки, акты, бланки строгой отчетности и т. д. Эти бумаги подтвердят, что вы потратили деньги не на себя, а в интересах компании.
		Сдайте в бухгалтерию авансовый отчет. Как его заполнить — смотрите на образце, который вам выдали с этой памяткой. К авансовому отчету приложите первичные документы. Без них подотчетные деньги считают вашим доходом. С этой суммы нам придется рассчитать НДФЛ и удержать его из ближайшей зарплаты. Значит, на руки получите меньше обычного.
		Сдать авансовый отчет по командировочным расходам надо в течение трех рабочих дней после того, как вы вернулись из командировки. Если получили деньги на другие цели, отчитайтесь не позднее трех рабочих дней с момента, когда закончился срок подотчета. Его можно посмотреть в приказе или заявлении на выдачу денег.
		Срок сдачи авансового отчета продлевается, если вы заболели, уехали в отпуск или другую командировку. Заранее предупредите об этом бухгалтерию, чтобы избежать споров.
		По правилам работы с подотчетными деньгами, вы должны вовремя отчитываться за покупки. Опоздание с авансовым отчетом — это дисциплинарный проступок. За него организация вправе частично или полностью лишить вас премии.