По-новому исправляйте первичку и УПД — налоговики ужесточили правила

Исправлять первичку теперь надо по-новому. ФНС запретила заменять ошибочные экземпляры правильными. Смотрите новые образцы. В конце статьи — тест для самопроверки в новом формате.

Исправить так же, как счет-фактуру

Чтобы исправить первичку, можно выставить новый экземпляр с правильными данными. Дата и номер — такие же, как в первоначальном документе. Дополнительно нужно указать дату и номер исправления. То есть действовать по тому же алгоритму, как при исправлении счета-фактуры (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137). Образец 1. Чтобы применять такой способ, закрепите его в учетной политике.

Плюсы. Вносить изменения в первичку через исправительный документ удобнее, чем корректировать вручную (способ 2 — ниже). Хотя бы потому, что передать новую первичку контрагенту проще, чем запрашивать у него второй экземпляр для исправления.

Минусы. Есть риск, что инспекторы не примут исправленный документ. Недавно компания спросила в ФНС, вправе ли покупатель учесть расходы, если продавец исправил первичку так же, как счета-фактуры — то есть выставил новый правильный экземпляр. ФНС ответила, что Закон о бухучете не предусматривает замену первички с ошибками новым экземпляром (письмо от 12.01.2018 № СД-4-3/264).

Но закон требует только указать дату исправления и подписи работников, которые составили документ, с расшифровкой (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если исправлять первичку по аналогии со счетами-фактурами, то это требование выполняется.

Если налоговики не приняли исправленную бумажную первичку, можно ссылаться на письмо Минфина. Чиновники разъяснили: компания вправе сама разработать конкретный способ, как исправлять первичку, и закрепить его в учетной политике. Причем при разработке этого способа чиновники разрешили ориентироваться на порядок исправления счетов-фактур (письмо от 22.01.2016 № 07-01-09/2235).

Если же первичка электронная, то претензий у налоговиков не будет. Другой способ — зачеркнуть неверные данные и вписать верные — к электронной первичке не подходит.

 Живые образцыСкрытьОбразец 1. Как исправить товарную накладную аналогично счету-фактуре

 Распечатать образец

Удобная таблицаСкрытьКакие есть варианты исправления первички и УПД

Исправить вручную

Самый старый и самый неудобный способ исправить первичку — зачеркнуть неправильные данные одной чертой и вписать верные. Поставить дату исправления. Сделать запись «исправлено» и заверить подписями работников, которые подписали первоначальный документ (п. 4.1—4.3 положения, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105). Образец 2.

Плюсы. Абсолютная безопасность. Налоговики не скажут, что компания исправила первичку не верно.

Минусы. Исправлять нужно оба экземпляра. Например, продавец обнаружил ошибку в ТОРГ-12. Придется запросить у покупателя его экземпляр накладной, а затем вернуть с исправлениями.

Если исправлений много, разобрать их сложно. К тому же множество корректировок привлекает внимание налоговиков. Иногда они заявляют: множество правок — довод в пользу того, что сделка фиктивна. Правда, судьи с этим не соглашаются (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 29.12.2014 № Ф06-18395/2013).

 Образец 2. Как исправить товарную накладную вручную

 Распечатать образец

Заменить документ

Чаще всего в компаниях поступают так: заменяют неправильную первичку на правильный вариант, а первоначальный документ выбрасывают. Никаких отметок об исправлении компании при этом не делают.

Плюсы. Это самый удобный вариант.

Минусы. В законе этот способ не предусмотрен, и налоговики считают, что заменять первичку нельзя. Если инспекторы обнаружат замену, то не примут исправленный документ для целей налогообложения. Так, если речь идет о замене товарной накладной с ошибками, покупателю откажут в расходах и вычетах.

Судьи высказывают позицию, что закон не запрещает исправлять первичку путем замены на новые документы с теми же реквизитами (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.05.2017 № Ф06-20469/2017). Но чтобы не спорить с инспекторами, безопаснее не заменять те документы, которые они уже видели.

Например, налоговики запросили у покупателя первичку и нашли в ней ошибки. Покупатель может получить у продавца исправленный документ. Но лучше, чтобы продавец исправил первичку вручную (способ 2). То же самое относится и к другим ситуациям, когда вы или контрагенты уже передавали налоговикам первичку, например на встречке, а теперь ее нужно исправить.

Риски возникают также, если продавец заменит документ, а покупатель этого не сделает. Ведь если у сторон сделки экземпляры первички расходятся, для налоговиков это один из признаков фиктивных сделок и незаконных налоговых схем (письмо ФНС от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650). Например, расхождения бывают, когда бухгалтер не выбросил неверный экземпляр и по ошибке сдал его по запросу налоговиков вместо правильного варианта.

Исправить так же, как счет-фактуру

Налоговики требуют исправлять УПД так: продавец выставляет новые экземпляры документа с правильными данными и заполненной строкой 1а. Поле «Статус» продавец не меняет — то есть указывает в нем 1. Это означает, что УПД заменяет счет-фактуру и первичку. Такой способ применяйте, если ошибку нашли в счет-фактурной части (строки 2—8, графы 1—11 таблицы). Образец 3.

Иногда ошибка несущественная, но покупатель требует ее исправить. Тогда ФНС рекомендует в поле «Статус» указать 2 (письмо от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86). Причина в том, что ошибка не влияет на вычет. Значит, продавец исправляет УПД только в качестве первички. Однако когда покупатель хочет исключить претензии именно к вычетам, безопаснее указать в поле «Статус» 1, а не 2.

Исправлять УПД данным способом ФНС разрешает также, когда есть ошибка в реквизитах, которые относятся только к первичке. Это строки и графы за рамкой счета-фактуры. В поле «Статус» укажите 2. Покупателю не нужно выбрасывать первоначальный УПД со статусом 1, чтобы у налоговиков на проверке не было вопросов к вычетам.

Плюсы. Этим способом можно исправить ошибки в любых реквизитах УПД, в том числе в части первички.

Минусы. Чиновники рекомендуют по-разному заполнять поле «Статус» в зависимости от того, в каких реквизитах была ошибка — в части счета-фактуры или первички. Это усложняет исправление. Но даже если продавец укажет неверный статус, это не влияет на право покупателя заявить вычет или учесть расходы (п. 2 ст. 169 НК).

Образец 3. Как исправить УПД аналогично счету-фактуре

Распечатать образец • Скачать образец в формате Word

Исправить вручную

В УПД можно зачеркнуть неверные данные, указать правильные, поставить дату исправления и подписи. Образец 4.

Плюсы. Способ безопасен, если нужно исправить ту часть, которая относится только к первичке (строки и графы за рамкой счета-фактуры).

Минусы. Способ неудобен. Кроме того, его нельзя применять, если нужно исправить недочеты в счет-фактурной части УПД.

Образец 4. Как исправить УПД вручную

Распечатать образец • Скачать образец в формате Word

Заменить документ

УПД с ошибками можно заменить на правильный вариант. Плюсы и минусы такие же, как при замене обычной первички.

Итоговый тест для самопроверки