Компания должна рассчитать с подотчетных НДФЛ и взносы, если сотрудник вовремя не отчитался о покупках. Письмо с таким выводом недавно выпустили чиновники из Минфина. Но есть сразу четыре причины, по которым вы не обязаны следовать новому разъяснению.

Чиновники требуют НДФЛ и взносы с выплат подотчетникам

По мнению Минфина, компания обязана рассчитать НДФЛ и взносы с подотчетных, если сотрудник не сдал авансовый отчет и первичку вовремя. Суммы без документов нельзя расценивать как деньги, которые потратили в интересах компании (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).

Сдать авансовый отчет сотрудник должен в течение трех рабочих дней после того, как вернулся из командировки (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Если подотчетные ему выдавали не на командировку, а на другие цели, то срок окончательного расчета компания устанавливает сама. Но отчитаться все равно нужно максимум чем через три дня после того, как истек срок, на который выдали деньги (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Памятка для ваших сотрудников о сроках выдачи подотчетных.

В Минфине считают, что у сотрудника возникает облагаемый доход, если он задержал документы. Когда три дня на сдачу авансового отчета истекли, компания должна сразу же рассчитать взносы и НДФЛ. Ведь нет доказательств, что деньги он потратил в интересах компании. Можно ли спорить с этими выводами, читайте ниже.

Какие есть аргументы, чтобы не платить НДФЛ и взносы с подотчетных

Есть четыре причины, почему вы не обязаны рассчитывать НДФЛ и взносы с каждого просроченного подотчета.

Во-первых, у компании есть месяц на то, чтобы без суда взыскать с сотрудника долг по подотчетным (ст. 137 ТК). В течение этого месяца облагаемого дохода у работника не возникает. Это подтверждали чиновники из Минтруда (письмо от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

Во-вторых, арбитражная практика на стороне компаний. Судьи считают: если сотрудник не сдал авансовый отчет, то доход у него возникнет только через три года. Это срок, в течение которого компания вправе взыскать с работника деньги через суд. До этого момента налоговики не должны считать подотчетные доходом сотрудника, требовать взносы и НДФЛ (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 02.11.2016 № Ф10-3997/2016).

В-третьих, налоговики узнают, что сотрудник опоздал с документами, только на проверке. Отслеживать в текущем режиме, когда ваши работники приносят авансовые отчеты, инспекторы не могут. Только если запросят у компании документы. Кроме того, налоговики должны доказать, что сотрудник потратил деньги организации на себя. В течение трех лет подотчетные не становятся доходом, так как не переходят в собственность работника. А если компания подтвердит целевые траты, то дохода не возникнет и через три года.

И последняя причина, почему вы не обязаны следовать новым разъяснениям чиновников. Допустим, компания удержала НДФЛ и начислила взносы с подотчетных, а работник позднее принес документы или вернул деньги. В таком случае налог нужно вернуть работнику, а взносы пересчитать (письма Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609). Переплату вы вправе зачесть или вернуть из бюджета. Если на момент проверки сотрудник хотя и с опозданием, но отчитался, пеней и штрафов по НДФЛ и взносам не будет.

Как защититься от штрафов и доначислений

Памятка для сотрудников про авансовый отчет

Если не хотите спорить с проверяющими, замотивируйте сотрудников, чтобы они вовремя отчитывались по подотчетным суммам. Объясните, что удержите из их зарплаты 13 процентов от подотчетных денег. Причина: суммы, по которым нет своевременных авансовых отчетов и которые сотрудник не вернул компании, становятся его доходом. Те же доводы приведите директору, если он забывает документально подтверждать траты за счет компании. Добавьте, что на неподтвержденные подотчетные вам придется начислить взносы, а для компании это дополнительные расходы.

Больше возможностей для мотивации есть, когда помимо окладов сотрудники получают ежемесячные производственные премии. Сообщите работникам, что премии можно лишиться, если сдавать авансовые отчеты с опозданием. Ведь отчитаться вовремя — обязанность подотчетника. За нарушение трудовых обязанностей работнику можно сделать замечание или объявить выговор. А это основание, чтобы частично или полностью лишить его премии. Оспорить ваше решение сотруднику вряд ли удастся даже в суде (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.11.2017 по делу № 2-3555/2017).

Выдайте подотчетникам специальную памятку. Образец. Распечатайте им шаблон авансового отчета, чтобы заполняли документ без ошибок. Тогда работники будут помнить, когда им отчитываться и какие документы от них ждет компания. Станет меньше вопросов к бухгалтерии и ошибочных документов.

Допустим, у сотрудников есть просроченные подотчетные, НДФЛ и взносы вы не рассчитывали, а налоговики затребовали авансовые отчеты. Чтобы не спорить с проверяющими, попросите работников как можно скорее отчитаться или вернуть деньги. Иначе придется рассчитать НДФЛ и взносы, чтобы избежать доначислений и штрафа — 20 процентов от недоимки (ст. 122, 123 НК). Второй вариант — сдать на проверку инспектору только те документы, которые у вас есть. Если он доначислит НДФЛ, взносы и потребует штраф, напишите жалобу. В ней перечислите аргументы из нашей статьи. Велика вероятность, что санкции отменят.

Узнать, что сотрудник затянул с авансовым отчетом, налоговики могут только на проверке. Отслеживать в текущем режиме, когда именно ваши работники приносят авансовые отчеты, инспекторы не будут.

Памятка на случай, если получаете деньги под отчет

Уважаемые сотрудники! Перед вами памятка, как работать с подотчетными деньгами. Ознакомьтесь, если хотите избежать претензий компании и сэкономить собственные деньги.

		Всегда требуйте у продавцов первичные документы — кассовые чеки, акты, бланки строгой отчетности и т. д. Эти бумаги подтвердят, что вы потратили деньги не на себя, а в интересах компании.
		Сдайте в бухгалтерию авансовый отчет. Как его заполнить — смотрите на образце, который вам выдали с этой памяткой. К авансовому отчету приложите первичные документы. Без них подотчетные деньги считают вашим доходом. С этой суммы нам придется рассчитать НДФЛ и удержать его из ближайшей зарплаты. Значит, на руки получите меньше обычного.
		Сдать авансовый отчет по командировочным расходам надо в течение трех рабочих дней после того, как вы вернулись из командировки. Если получили деньги на другие цели, отчитайтесь не позднее трех рабочих дней с момента, когда закончился срок подотчета. Его можно посмотреть в приказе или заявлении на выдачу денег.
		Срок сдачи авансового отчета продлевается, если вы заболели, уехали в отпуск или другую командировку. Заранее предупредите об этом бухгалтерию, чтобы избежать споров.
		По правилам работы с подотчетными деньгами, вы должны вовремя отчитываться за покупки. Опоздание с авансовым отчетом — это дисциплинарный проступок. За него организация вправе частично или полностью лишить вас премии.

Для чего нужен договор дарения

С выплат, которые компания передает работникам по договору дарения, рассчитывать взносы не надо. Такие суммы — не объект для взносов (п. 4 ст. 420 НК). Важно, чтобы проверяющие не смогли доказать связь между договорами дарения и трудовыми функциями работников. Иначе проверяющие сделают выводы, что договоры дарения заключены формально, и без доначисления взносов не обойдется (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.12.2016 по делу № А44-1285/2016).

К какому договору у налоговиков не будет претензий

Договор дарения — безопасный вариант передать сотрудникам деньги без уплаты взносов (письмо Минфина от 20.01.2017 № 03-15-06/2437). Но чтобы избежать возможных споров с налоговиками, учтите следующие советы.

Дарите работникам небольшие суммы денег. Безопаснее не превышать размер зарплаты. Иначе проверяющие могут посчитать, что договором дарения вы прикрываете оплату труда сотрудников (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.12.2016 по делу № А44-2047/2016). Тогда они доначислят взносы с пенями и штрафом — 20 процентов от недоимки (ст. 75, 122 НК).

Не одаривайте сотрудников слишком часто. Денежные подарки к каждому празднику вызовут у налоговиков подозрения. Проверяющие могут связать частые однотипные выплаты по договорам дарения с зарплатой или премией (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.10.2015 по делу № А44-865/2015). В этом случае без доначислений по взносам не обойдется.

Дарите сотрудникам одинаковые суммы независимо от должности. Так вы покажете, что выплаты не зависят от окладов и должностей, количества и качества труда сотрудников. А проверяющие не смогут подтвердить притворность договоров дарения. Подарки — это не оплата труда (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 19.09.2016 по делу № А19-19065/2015).

Выдавайте сотрудникам производственные премии. Налоговикам будет сложнее доказать, что договоры дарения прикрывают премии, если компания периодически их выплачивает. Например, по результатам работы за месяц, квартал, год и другие (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 08.04.2016 по делу № А48-3840/2015).

Аргументы, которые помогли компаниям в суде: фонд оплаты труда организация умышленно не занижала, своевременно поощряла работников, налоговое законодательство не нарушала, а по договорам дарения сделала подарки сотрудникам.

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Примите поздравления

Дорогие дамы! Разрешите поздравить вас с 8 Марта!

Этот праздник — прекрасный повод отложить ненадолго дела, чтобы насладиться цветами, подарками и комплиментами в ваш адрес. Уверен, вы профессионалы высокого класса и справляетесь со всеми трудностями бухгалтерского дела. Но также вы замечательные мамы, жены, бабушки, дочери и подруги. Ваши энергия, душевное тепло и нежность поддерживают нас, и мы вам очень благодарны. Успехов во всем, здоровья и благополучия.

ВЛАДИСЛАВ ВОЛКОВ,

заместитель начальника Управления налогообложения доходов
физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

Из-за чего возник конфликт

Компания объявила сотруднице выговор за то, что она опаздывала на работу, а уходила раньше времени. Точное время, когда сотрудница появлялась в офисе и когда из него выходила, компания фиксировала с помощью электронной пропускной системы. Сотрудница решила оспорить выговор в суде, ведь из-за проступка ее лишили премии.

Работодатель утверждал, что опоздания на работу доказывает распечатка из системы пропусков. Эту бумагу организация показывала и судьям. По мнению сотрудницы, ссылаться на распечатку нельзя. Сведения о приходах и уходах — это персональные данные сотрудницы. А она не давала согласия, чтобы работодатель собирал и распространял такую информацию. Документом учета рабочего времени является табель. По табелю женщина отработала месячную норму часов. Значит, выговор ей объявили незаконно.

Сотруднику можно сделать замечание или выговор,
если он опаздывает на работу. Основанием для этого
могут служить данные пропускной системы,
которая фиксирует время прихода и ухода.

ВИКТОРИЯ ПЕРЕСТОРОНИНА, 

начальник правового отдела
Государственной инспекции труда в Иркутской области

Что решили судьи

Работодатель правомерно объявил выговор сотруднице. Электронная система пропусков в компании стоит не для того, чтобы получать персональные данные физлиц. Цель такой системы — обеспечить безопасность в офисе и зафиксировать время, которое сотрудники проводят на работе. Компания не обязана брать с работников письменные согласия, чтобы получать и анализировать такую информацию. За что еще работодатель вправе наказать сотрудников.

По распечатке из системы пропусков четко видно, кто из сотрудников нарушает режим рабочего времени. В табеле нет такой информации. В нем фиксируют только количество рабочих часов. В отличие от электронной системы пропусков, по табелю не увидеть время прихода и ухода сотрудников (апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 15.11.2017 по делу № 33-4401/2017).

Как избежать спора

Ознакомьте сотрудников под подпись с графиком работы, если такой информации нет в трудовом договоре. Напомните, что они обязаны соблюдать правила трудового распорядка, в том числе режим рабочего времени (ст. 21 ТК). Опоздания и ранние уходы с работы — это нарушение трудового распорядка. За это сотруднику грозят замечание или выговор. А работника, который и дальше будет опаздывать или уходить раньше, компания вправе уволить (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК).

Если в компании есть электронная пропускная система, заранее предупредите работников, что она фиксирует, кто и во сколько приходит в офис. Эта информация поступает к руководству оперативно. Судьи соглашаются: не табель, а данные пропускной системы подтверждают, во сколько сотрудник приходит и когда уходит с работы (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 21.01.2016 по делу № 2-4349/2015). Согласны с этими выводами и трудинспекторы.

За что еще работодатели недавно наказывали сотрудников и чем все кончилось 

Ситуация	Аргументы судей
За грубость Сотрудника можно наказать, если он раздраженно говорит с коллегами
Сотрудница работала на входе в организацию. Ее обязанностью была проверка пропусков у людей, которые входили в здание. Начальник одного из отделов попросил ее проверять пропуска у всех, а не выборочно. На это женщина раздраженно ответила: «Я и так проверяю у всех. Не верите — проверяйте сами». Вскоре ей объявили замечание за неуважительное отношение к коллегам. Женщина решила оспорить дисциплинарное взыскание в суде	Сотруднице правомерно объявили замечание. Она утверждала, что добросовестно исполняла должностные обязанности. Однако по правилам трудового распорядка, которые действуют в компании, работники должны уважительно относиться к посетителям, коллегам и руководству. Грубость и пренебрежительный тон недопустимы. С этими правилами сотрудницу знакомили под подпись. Она их нарушила, значит, допустила дисциплинарный проступок (апелляционное определение Свердловского областного суда от 10.10.2017 по делу № 33-17652/2017)
За прогулы Компания вправе не отпускать сотрудника без двухнедельной отработки
Одна из сотрудниц компании написала заявление на увольнение по собственному желанию. В заявлении она попросила уволить ее на следующий же день по причине переезда. Компания отказалась отпускать сотрудницу без отработки, и тогда она самовольно не вышла на работу. Организация уволила ее за прогул, с чем женщина не согласилась	Судьи поддержали компанию. Она не обязана отпускать сотрудника без двухнедельной отработки. Это возможно только по обоюдному согласию компании и сотрудника. На заявлении женщины директор сделал отметку «отработка — две недели». Сотрудница эти две недели на работе не появлялась без уважительных причин. Поэтому компания правомерно уволила ее за прогул (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 15.11.2017 по делу № 33-15051/2017)
За срыв дедлайнов Сотруднику можно вынести замечание, если он регулярно срывает сроки работы
В обязанности сотрудницы входила оперативная подготовка ответов на заявления клиентов-физлиц. Но сроки ответов женщина постоянно срывала. Например, одному клиенту она ответила на два месяца позже, чем было нужно. По докладной записке начальника отдела сотруднице объявили замечание, которое она решила оспорить в суде	Компания права. Сотрудница халатно относилась к работе. Отвечать клиентам в срок — ее прямая трудовая обязанность. Женщина эти сроки срывала, значит, нарушала должностные обязанности. А за это организация вправе сделать замечание или выговор. За повторное нарушение работника уже можно увольнять (апелляционное определение Приморского краевого суда от 07.11.2017 по делу № 33-11055/2017)
За спонтанный выходной Совместителя нельзя уволить за прогул, если у него нет графика работы
Работник трудился в компании в качестве внешнего совместителя. Однажды он самовольно пропустил работу. Свое отсутствие объяснил тем, что в это время трудился у основного работодателя. Компания, где сотрудник работал как совместитель, уволила его за прогул. Работник обратился в суд	Увольнение незаконно. Совместитель пропустил работу по уважительной причине: трудился в основной организации. Компания, где он работал по совместительству, не утвердила ему график. Раз нет графика работы, то нет и прогула (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 07.11.2017 по делу № 33-10828/2017)