Какое название компании опасно писать в первичке и других документах

1. Продавец привел в счете-фактуре вместо полного наименования лишь аббревиатуру. Вычеты снимут?

Только из-за аббревиатуры — нет. Компания вправе приводить в счетах-фактурах сокращенное наименование в соответствии с учредительными документами (п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137). Сокращать можно и организационно-правовую форму, и название организации вплоть до аббревиатуры. Например, Общество с ограниченной ответственностью «Московская промышленная компания» можно укоротить до ООО «МПК» (см. рисунок ниже).

У налоговиков могут возникнуть вопросы к вычетам, если в счете-фактуре название совершенно не похоже на то, которое указано в уставных документах и ЕГРЮЛ. В такой ситуации безопаснее попросить поставщика исправить счет-фактуру.

Как можно сократить наименование компании в счете-фактуре

2. В счете-фактуре наименование поставщика, но КПП его подразделения. Это критично?

Не критично. Именно так ФНС и рекомендует заполнять счета-фактуры в подобных ситуациях: приводить наименование головной компании и КПП дополнительного офиса (письмо от 16.11.2016 № СД-4-3/21730). Ведь плательщиком НДС является головная компания, а не подразделение (ст. 143 НК).

3. Поставщики присылают компании накладные и счета-фактуры с ее старым наименованием. Такая ошибка опасна?

Да, налоговики могут придраться к вычетам и расходам.

Наименование покупателя — обязательный реквизит счетов-фактур (п. 5 ст. 169 НК). Если оно полностью расходится с ЕГРЮЛ, налоговики могут отказать в вычете, даже если в документе верный ИНН. Они не поймут, какой из реквизитов правильный — ИНН или наименование. Значит, точно идентифицировать компанию невозможно.

То же самое и с первичными документами. Минфин и ФНС настаивают, что у инспекции должна быть возможность идентифицировать покупателя и поставщика (письма от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104). Если наименование и ИНН в первичке расходятся, непонятно, кто купил или продал товары, работы, услуги.

Чтобы сохранить расходы и вычеты, попросите контрагентов исправить первичку и счета-фактуры. Но для начала проверьте, точно ли вы их предупреждали о новом наименовании организации. Если нет, составьте для партнеров уведомление, как на образце 1. В уведомлениях приведите ваше новое наименование. Предложите контрагентам подписать дополнительные соглашения к действующим договорам.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

4. В договоре есть имя физлица, но не сказано о том, что он предприниматель. Вносить ли правки в контракт?

Да, безопаснее исправить договор, если в нем не сказано о статусе контрагента. Иными словами, когда в контракте есть только Ф. И. О. физлица, но нет условия, что он предприниматель. Частая проблема с Ф.И.О. предпринимателя в первичке.

На проверке налоговики могут заявить, что предприниматель заключил договор с компанией как обычный человек. Значит, с выплат в его пользу организация должна удерживать НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК).

Проверяющих не устроит, если из договора будет следовать, что физлицо платит налог самостоятельно. Такие условия инспекторы считают ничтожными. НДФЛ с доходов физлиц должны перечислять налоговые агенты (письмо Минфина от 09.03.2016 № 03-04-05/12891).

Важная деталь
Не страшно, если предприниматель привел в первичке Ф. И. О. в кавычках. Это ошибка, но на расходы она не влияет.

5. Предприниматель написал в накладной Ф. И. О. в кавычках. Так можно?

Так писать некорректно, но ошибка безопасна.

Допустим, в строке «Поставщик» товарной накладной предприниматель указал: ИП «Иванов Иван Иванович». В отличие от компании, у предпринимателя нет фирменного наименования. У него есть только Ф. И. О., которые не нужно брать в кавычки. Но исправлять документ с подобной ошибкой не обязательно — расходы не потеряете. Главное, чтобы предприниматель отразил в накладной верный ИНН, который не будет расходиться с его Ф. И. О. без кавычек. Тогда налоговики смогут идентифицировать предпринимателя и к затратам компании вряд ли придерутся.

6. Сотрудник принес больничный с кратким наименованием компании. ФСС возместит расходы на пособие?

Да, если в больничном листе нет серьезных ошибок. Например, когда врач исказил фамилию сотрудника, перепутал дату его рождения, привел неверную организационно-правовую форму компании, заполнил листок с подчистками или помарками.

Сокращенное наименование допустимо в больничных листах. Главное, чтобы оно совпадало с учредительными документами (письмо ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956). Если же короткого наименования у организации нет, а полное в больничный лист не помещается, врач может сократить название произвольно. Проблем с таким листком не будет, а если понадобится, фонд идентифицирует компанию по регистрационному номеру (письмо ФСС от 26.03.2013 № 10-09/10/7103).

Чтобы обезопасить себя от возможных вопросов фонда, закрепите сокращенное наименование компании для больничных листов в отдельном приказе (образец ниже). С документом ознакомьте сотрудников под подпись. По возможности раздайте работникам памятки. Тогда больше гарантий, что врачу они будут сообщать одинаковое наименование компании.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

7. У компании новое наименование. Исправлять ли трудовые книжки и договоры с сотрудниками?

Да, безопаснее исправить эти документы. Иначе есть риск, что трудинспекторы, когда придут с проверкой, не смогут идентифицировать компанию как работодателя.

В графу 3 «Сведения о работе» трудовых книжек внесите новое наименование организации и дату, с которой оно действует. В графе 4 приведите документ-основание. Например, лист записи в ЕГРЮЛ с новым наименованием (п. 3.2 Инструкции, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, п. 10 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

К трудовым договорам с сотрудниками заключите дополнительные соглашения. В них тоже закрепите новое наименование компании (ч. 1, 3 ст. 57 ТК).

Исправьте личные карточки сотрудников. Зачеркните в них одной чертой прежнее название организации. Впишите новое наименование, дату изменения и сделайте ссылку на документ-основание. Рядом приведите свою должность и Ф. И. О., поставьте подпись. Попросите сотрудников сделать то же самое