Как списать проблемные расходы на проезд и компенсировать их командированному

1. Компания оплатила работнику услуги VIP-зала в аэропорту. Как обосновать расходы?

Услуги зала повышенной комфортности можно учесть в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК, письмо ФНС от 05.06.2014 № ГД-4-3/10784). Обосновать такие расходы можно тем, что сотрудник работал до вылета или вел конфиденциальные переговоры по телефону. Хорошо, если право сотрудника пользоваться услугами VIP-зала укажете в коллективном договоре или других кадровых документах.

Стоимость услуг зала повышенной комфортности не облагайте НДФЛ (письма Минфина от 15.08.2013 № 03-04-06/33238, от 25.10.2013 № 03-04-06/45215).

Со взносами другая ситуация. Если не готовы спорить с проверяющими, то начислите их на стоимость услуг VIP-зала (письма Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19, ПФР № НП-30-26/9660 и ФСС № 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014). Но суд не поддерживает чиновников. Если компания написала про услуги VIP-зала в своих внутренних документах, то взносами их облагать не надо (определение Верховного суда от 12.05.2016 № 309-КГ16-3829 по делу № А76-8425/2015). Чиновники фондов и судьи сделали свои выводы на основании Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, который уже не действует. Но налоговики сейчас придерживаются такой же точки зрения, как и раньше сотрудники фондов.

2. Сотрудник оплатил билет на самолет авиамилями. Можно списать цену билета на расходы?

Компания не сможет учесть в налоговых расходах билет, который оплатили авиамилями (п. 1 ст. 252 НК). Это нам подтвердили в Минфине. Чиновники считают, что расходов в этом случае нет, значит, и учесть его для налога на прибыль нельзя. Ведь сотрудник не потратил на билет деньги. Получается, что он получил его бесплатно. Если возместили сотруднику цену билета, удержите с нее НДФЛ и начислите взносы (ст. 211, п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК).

Предупредите сотрудников, чтобы они не оплачивали билеты в командировку личными бонусами. В таком случае компания вправе не компенсировать работникам стоимость билета. Будет еще лучше, если укажете это условие в положении о командировках.

3. Сотрудник проспал и опоздал на самолет. Ему пришлось купить новый билет. Нужно ли возмещать стоимость билетов?

В любом случае возместите сотруднику стоимость второго билета, который он фактически использовал для проезда (ст. 168 ТК).

Компания вправе не возмещать расходы на первый билет, если сотрудник опоздал на самолет по своей вине. Если руководитель разрешит компенсировать стоимость билета, то НДФЛ с сотрудника удерживать не нужно. Поскольку он покупал билеты не в своих интересах, а в интересах компании, значит, дохода у работника не возникает (ст. 210, п. 2 ст. 211 НК). Но страховые взносы безопаснее начислить. Таких выплат нет в перечне необлагаемых (п. 2 ст. 422 НК).

В налоговых расходах вы сможете учесть только новый билет, который использовали для поездки. Списать стоимость обоих билетов можно, только если сотрудник опоздал на рейс не по своей вине. Например, из-за неожиданного переноса рейса. Причину опоздания в таком случае придется подтвердить документально. Если подтверждающих документов нет, не включайте в расходы стоимость первого билета. Это нам подтвердили в ФНС.

4. Надо ли переводить электронный авиабилет и посадочный талон с английского языка, чтобы подтвердить расходы?

Переводить билет на русский язык нужно не всегда. Минфин разъяснял, что перевести требуется всего пять реквизитов: Ф. И. О. пассажира, направление, номер рейса, дату вылета, стоимость билета (письмо Минфина от 24.03.2010 № 03-03-07/6). Но ФНС считает, что компания не обязана переводить реквизиты авиабилетов, если они соответствуют Единому международному кодификатору (письмо ФНС от 26.04.2010 № ШС-37-3/656). Это письмо чиновники опубликовали на сайте nalog.ru в разделе «Письма ФНС России, направленные в адрес территориальных налоговых органов». Значит, на проверках инспекторы будут применять именно его.

Сделать построчный перевод билета могут не только профессиональные переводчики, но и сотрудники компании (письмо Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801).

5. Сотрудник оформил добровольную страховку от несчастного случая на время полета. Можно ли списать ее в расходы?

Стоимость добровольной страховки, которую оформили отдельным полисом и приложили к билету, не включают в налоговые расходы (письмо Минфина от 10.05.2006 № 03-03-04/2/138). Но есть судебные решения, в которых судьи разрешили учесть затраты на страховку в расходах (постановление ФАС Московского округа от 29.03.2010 № КА-А40/2482-10 по делу № А40-68040/08-80-270).

Минфин считает, что стоимость добровольной страховки облагается НДФЛ (письмо от 13.11.2014 № 03-03-06/1/57298). До этого чиновники придерживались противоположного мнения (письмо Минфина от 17.12.2010 № 03-04-06/6-311). Кроме того, на сумму страховки надо начислить страховые взносы. Как нам пояснили в ФНС, расходы на страховку во время командировки не относятся к необлагаемым выплатам (п. 2 ст. 422 НК).

6. В поезде сотрудника накормили обедом. Как списать его стоимость?

Компания вправе включить в налоговые расходы стоимость питания, только если она входит в цену билета (письмо Минфина от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34149). В этом случае компенсируйте затраты на билет сотруднику полностью. Не удерживайте НДФЛ с его стоимости и не начисляйте взносы (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК).

Если же питание выделено в билете отдельной строкой, то учесть такие расходы у компании не получится (письмо Минфина от 02.03.2017 № 03-03-07/11901).

7. В аэропорту работник за отдельную плату выбрал удобное место в самолете. Как обосновать расходы?

Учесть сумму в налоговых расходах можно в том случае, если сможете ее обосновать. Если же выбор удобного места оплатили только для того, чтобы создать сотруднику более комфортные условия в дороге, налоговики не примут такие расходы. Если директор решит компенсировать сотруднику такие затраты, удержите с них НДФЛ и начислите на них взносы (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК).