Простой способ выполнить новые требования по расчетным листкам
Трудинспекторы на проверке выписывают штрафы за то, что компания выдает расчетные листки сотрудникам один раз в месяц. С проверяющими можно спорить, но проще настроить программу и рассылать сотрудникам каждый месяц по два листка.
Трудовые инспекторы стали штрафовать на проверках компании, которые выдают сотрудникам расчетные листки один раз в месяц. Об этом нам сообщила читательница. Аргументы следующие. Компания обязана извещать работника о составных частях зарплаты (ч. 1 ст. 136 ТК). Раз деньги выдают два раза в месяц, то и расчетный листок нужно передавать дважды. Роструд разъясняет, что расчетные листки достаточно выдать один раз в месяц (письма от 20.05.2011 № 1375-6-1, от 24.12.2007 № 5277-6-1).
Судебной практики по этому вопросу пока нет. Чтобы снизить риск спора, можно делать так, как требуют проверяющие. Проще всего организовать раздачу расчетных листков по электронной почте. Минтруд не против, если компания рассылает их в электронном виде (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).
Бухгалтерская программа «Главбух 24/7» сделает это за минуту.
Укажите адрес электронной почты. Зайдите в модуль «Зарплата». Откройте пункт меню «Основные сведения». Выберите сотрудника и внесите в личную карточку адрес его электронной почты. Рисунок 1.
Рисунок 1. Где указать электронную почту сотрудника
- Электронная почта
Электронная почта
Программа отправит письмо на адрес, который вы указали в личной карточке сотрудника. Здесь можно написать рабочую или личную почту.
Настройте автоматическую рассылку. Нажмите на вкладку «Еще» и выберите раздел «Настройки зарплаты». Выберите сотрудника, от имени которого будут приходить письма с расчетным листком. Рисунок 2.
Рисунок 2. Как настроить рассылку
- Имя отправителя
Имя отправителя
Выберите сотрудника, от имени которого программа разошлет письма с расчетными листками.
Отправьте письма. В модуле «Зарплата» в разделе «Сервис» выберите «Рассылка по электронной почте». Нажмите «Добавить рассылку». В выпадающем списке кликните «Рассылка расчетных листков сотрудникам». Укажите дату, расчетный месяц и нажмите кнопку «Сформировать», а затем «Отправить рассылку». Рисунок 3.
Рисунок 3. Как отправить расчетные листки
- Формат листка
Формат листка
Заполните все поля формы — дату, месяц и список сотрудников. Расчетные листки можно отправить в одном из двух форматов — Excel или PDF.
