Как не ошибиться, когда выдаете сотруднику суточные

Сотрудника отправили на неделю в срочную командировку в Ростов. Работник вылетел из аэропорта в понедельник, 18 июня, в 00.15. Но во время командировки простудился и провел на больничном четыре дня, со вторника по пятницу. В субботу утром, 23 июня, сотрудник прилетел в Москву.

В положении о командировках суточные в поездках по России компания установила в размере 700 руб.

Как действовал бухгалтер

Бухгалтер решил не выдавать деньги перед командировкой. Рассуждал так: сколько точно дней сотрудник пробудет в Ростове — неизвестно, а значит, есть риск переплатить суточные. Лучше полностью рассчитаться с командированным, когда он вернется. В понедельник, 25 июня, работник принес в бухгалтерию авансовый отчет. Бухгалтер подсчитал все его расходы, размер суточных. Он учел, что сотрудник провел в командировке шесть дней — с 18 по 23 июня, но суточные начислил только за два дня. Ведь со вторника по пятницу сотрудник болел, а значит, не работал. Авансовый отчет директор утвердил 25 июня. И бухгалтерия сразу же перечислила работнику компенсацию всех его расходов, включая суточные — 1400 руб. (700 ₽ × 2 дн.).

Где ошибся бухгалтер

Бухгалтер допустил три ошибки. Попробуйте их найти. Правильные ответы и объяснения посмотрите на обороте.

Разбор ошибок

Ошибка первая: не начислили суточные за воскресенье, 17 июня. Фактически командировка началась раньше понедельника. Самолет вылетал в 00.15, но сотрудник должен приехать в аэропорт для регистрации на рейс минимум за 40 минут до отлета, то есть не позднее 23.35 воскресенья. Кроме того, работник еще потратил время на дорогу. А это тоже нужно брать в расчет, так как аэропорт — за чертой города (п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Ошибка вторая: не заплатили суточные за дни болезни. Если работник заболел в командировке, суточные за эти дни нужно начислить в обычном порядке (п. 25 Положения № 749).

Ошибка третья: перечислили суточные после возвращения из командировки. Суточные выплачивают работнику авансом. Если перечислить их после возвращения из командировки, возможны претензии со стороны трудовой инспекции. Организацию могут оштрафовать на 50 000 руб. Кроме того, командированному потребуется выплатить компенсацию за задержку по ставке 1/150 от ключевой ставки за каждый день просрочки (п. 10 Положения № 749, ст. 236 ТК).

Правильное решение

Бухгалтер должен был перечислить деньги на командировку перед отправлением работника, то есть в пятницу, 15 июня. Суточные нужно было посчитать за весь период командировки — с 17 по 23 июня. Включить следует и дни болезни, и день выезда в командировку. Ведь сотрудник фактически выехал не в понедельник, а в воскресенье. Получается, работник должен был получить суточные — 4900 руб. (700 ₽ × 7 дн.).