Как закрыть долги работников по подотчетным
С чего начать: решите, будете ли вы взыскивать с работника остаток по подотчетным.
Компания вправе потребовать от сотрудников вернуть подотчетные, если они вовремя за них не отчитались. Как оформить и отразить в учете эти операции, смотрите на схеме справа.
Осторожно
Удерживайте долги у подотчетников только с их письменного согласия. Штраф за нарушение — 50 000 руб.
Директор решил простить долг работнику. Чтобы списать задолженность по подотчетным, оформите приказ. Образец 1. Начислите страховые взносы и НДФЛ на сумму долга (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК). В налоговых расходах списанную задолженность не учитывайте (п. 16 ст. 270 НК, письмо Минфина от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53125). Взносы, которые начислили, вы вправе включить в прочие расходы для налога на прибыль (подп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК, письмо Минфина от 05.02.2018 № 03-03-06/1/6290). В бухучете списанную задолженность по подотчетным относят к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99).
Сотрудник разрешил удержать долг из своей зарплаты. Долг подотчетника можно удержать из зарплаты. Для этого оформите приказ. Образец 3. Подпишите его не позже одного месяца со дня окончания срока для возврата подотчетных сумм (ст. 137 ТК). Попросите сотрудника написать согласие на удержание долга из зарплаты. Составить его можно в произвольной форме. Образец 2. Если работник отказывается, взыскать задолженность можно только через суд.
Удерживайте из доходов сотрудника не больше 20 процентов. НДФЛ и взносы на сумму долга не начисляйте.
Работник отказался возвращать подотчетные. Когда работник не возвращает подотчетные, компания вправе обратиться в суд.
Если взыскать долг не удалось, его можно списать, когда пройдет трехлетний срок исковой давности. В этом случае компания вправе учесть безнадежный долг в налоговых расходах (письмо Минфина от 08.08.2012 № 03-03-07/37). Оформите приказ о списании задолженности, например, как на образце 4. Минфин считает, что взносы и НДФЛ нужно начислять на дату, когда прошел срок для авансового отчета (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).
 |
