Как заменить ИНН и паспорт работника в расчете по взносам
Зачем исправлять: налоговики потребуют уточнить расчет по взносам, если в нем неверный ИНН или номер паспорта сотрудника. Если не исправить персональные данные в отчете, начисления не попадут на лицевые счета работника.
ИНН. Идентификационный номер налогоплательщика не относится к персональным данным (письма Минфина от 23.12.2015 № 03-02-08/75666, ФНС от 05.06.2018 № ГД-2-14/1069). Поэтому инспекторы должны принять у компании расчет с неверным ИНН. Но после того как они найдут ошибку, потребуют ее исправить.
В уточненный расчет включите все разделы первичного отчета и приложения к ним, которые вы сдали ранее. Раздел 3 заполните только на того сотрудника, по которому вы указали неверный ИНН — с номером корректировки 1 в поле 010 «Признак корректировки». Укажите в нем верные сведения. Разделы 3 по остальным сотрудникам в уточненку не включайте.
Когда будете в следующий раз заполнять расчет, приводите в разделе 3 ИНН только тех сотрудников, которые вам точно известны.
У физического лица может быть только один ИНН (п. 7 ст. 84 НК). Если вы его не знаете или, напротив, вам известны два номера по одному работнику, в расчете по взносам ИНН лучше не указывать вовсе. Такой расчет инспекторы примут (письмо ФНС от 16.11.2017 № ГД-4-11/23232).
Паспортные данные. Такие сведения уже относятся к персональным. Если допустить в них ошибку, чиновники завернут расчет (п. 7 ст. 431 НК). Инспекция уведомит организацию о выявленных ошибках не позднее дня, следующего за днем сдачи электронного расчета. При этом сам расчет будет считаться несданным. В таком случае исправьте отчет в течение пяти рабочих дней и сдайте в инспекцию как первичный.
Если уведомлений об отказе от инспекции вы не получали, расчет считается принятым. Подавать уточненку вы не обязаны (п. 2 письма ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889). Но читатели рассказывают, что инспекторы принимают отчеты с ошибками, а в ходе камералки направляют компании уведомление об уточнении расчета. Если в расчете ошибка, подготовьте уточненку.
Уточненный расчет заполните так же, как в случае с ошибкой в ИНН. В раздел 1 перенесите показатели из первоначального отчета. В разделе 3 отразите сотрудника, у которого была ошибка, с правильными паспортными данными. В поле 010 «Признак корректировки» укажите код 1. При этом заполните только один раздел 3 — по работнику, чьи паспортные данные вы исказили.
