Будет проще,

если станете сразу предупреждать работников о их праве на детский вычет, чтобы не пересчитывать НДФЛ в конце года.

Налоги, бухучет и взносы

НДФЛ

Три примера с НДФЛ, если сотрудник в конце года вспомнил про вычет

1Определите, за какой период сотруднику положен детский вычет: Пересчитайте налог с начала года или с месяца рождения ребенка
2Сравните доходы сотрудника с лимитом: Вычет предоставьте только за те месяцы, в которых доходы укладываются в лимит
3Используйте особые правила для новичков: Проследите за доходами этих сотрудников на прошлой работе
46-НДФЛ за прошлые периоды не корректируйте: Покажите все перерасчеты в отчете за год

Схема 1. Как определить, есть ли у работника право на детский вычет

Кликайте на картинку, чтобы ее увеличить.

Работники вправе обратиться к вам за детским вычетом по НДФЛ в любой момент. Особенно они это любят делать в конце года. Если право на вычет у них есть, отказать нельзя: налог придется пересчитать. Как это правильно сделать, объясняем в статье.

Что сделать, если сотрудник поздно обратился за вычетом

Представьте ситуацию: сотрудник в конце года попросил детский вычет по НДФЛ. Первым делом проверьте, вправе ли он этот вычет получить. Сориентироваться поможет схема 1.

Если право на вычет есть и возникло оно в текущем году, налог пересчитайте с месяца рождения ребенка, как показано ниже в примере 1. Если право на вычет возникло раньше — пересчет сделайте с января текущего года. Вернуть излишне уплаченный НДФЛ за прошлые годы сотрудник сможет сам через налоговую инспекцию — за последние три года (п. 4 ст. 218 НК).

Какие документы взять с сотрудника для оформления вычета через компанию, смотрите в таблице, а размер вычета определите по схеме 2.

Схема 2. Как определить размер детского вычета

Кликайте на картинку, чтобы ее увеличить.

Пример 1. Как пересчитать НДФЛ из-за детского вычета

У сотрудника в августе 2022 года родился первый ребенок. Оклад работника — 30 000 руб., в компании он трудится с декабря 2019 года. Заявление на детский вычет сотрудник написал только в конце ноября.

Доход сотрудника к 1 декабря не превысил 350 000 руб. Работник — налоговый резидент России. Поэтому ему полагается вычет в размере 1400 руб. за период с августа по ноябрь — за четыре месяца. Дата рождения при этом значения не имеет. Даже если малыш родился 31 августа, сотруднику за август полагается полный вычет.

НДФЛ с дохода за ноябрь бухгалтер рассчитал с учетом вычета за все четыре месяца. Сумма составила 3172 руб. ((30 000 ₽ – 1400 ₽ × 4 мес.) × 13%).

Очередность детей определите по датам рождения. Учитывайте в том числе взрослых детей, на которых вычет уже не полагается (письмо Минфина от 28.03.2019 № 03-04-05/21495). Также берите в расчет детей от прошлых браков и детей супруга или супруги. Но при этом брак обязательно должен быть зарегистрирован.

Как сравнить доход работника с лимитом

Вычет на детей предоставьте до месяца, в котором доходы сотрудника с начала года превысили 350 000 руб. (абз. 16 и 17 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК). Считать этот лимит нужно так:

Если доходы работника меньше лимита, вычет ему положен. Если нет, на вычет он рассчитывать уже не может, но только начиная с того месяца, в котором лимит превышен. Смотрите в примере 2, как пересчитать налог, если доход сотрудника превысил лимит раньше того месяца, в котором он написал заявление на вычет.

Пример 2. Как учесть лимит доходов при пересчете НДФЛ из-за детского вычета

Работник — резидент России трудится в компании с 2021 года. Его оклад — 50 000 руб. Других выплат от компании он не получает. В марте 2022 года у работника родился первый ребенок, но заявление на детский вычет сотрудник написал только в ноябре. Доход работника к 1 декабря превысил 350 000 руб. и составил 550 000 руб. (50 000 ₽ × 11 мес.). Последний месяц, за который ему полагается вычет, — июль. В этом месяце доход работника с начала года был ровно 350 000 руб. (50 000 ₽ × 7 мес.). Поэтому ему полагается вычет в размере 1400 руб. за период с марта по июль — то есть за пять месяцев.

НДФЛ с дохода за ноябрь бухгалтер рассчитал с учетом вычета работника за последние пять месяцев. Получилось 5590 руб. ((50 000 ₽ – 1400 ₽ × 5 мес.) × 13%).

Вычеты по НДФЛ полагаются только налоговым резидентам России. Речь и о детских вычетах

Как быть, если сотрудник устроился в компанию только сейчас

Если работник трудится в вашей компании не с начала года, при расчете права на вычет учтите его доходы у предыдущего работодателя (абз. 2 п. 3 ст. 218 НК). Ориентируйтесь на пример 3 ниже. Попросите сотрудника представить справку о доходах на прежнем месте работы. Доходы для сравнения с лимитом отберите по коду дохода и с учетом данных о необлагаемой части. Если работник справку о доходах не принесет, вычет ему не предоставляйте.

Сотрудник-новичок мог нигде не работать с начала года. В таком случае вычеты ему предоставьте с месяца, когда приняли его на работу (письмо Минфина от 27.02.2013 № 03-04-05/8-154). Но попросите написать заявление и подтвердить, что никаких доходов по трудовым договорам у него не было. Именно по трудовым договорам. Если человек что-то получал по гражданско-правовым соглашениям, для вычета это не важно.

С момента трудоустройства при расчете лимита учитывайте только выплаты, которые сотрудник получает в вашей компании по любым договорам. Его доходы по совместительству в других компаниях, а также выплаты из ФСС, например больничные пособия, в расчет не берите.

Пример 3. Как рассчитать НДФЛ новичка с учетом детского вычета

Сотрудник — налоговый резидент РФ устроился в компанию 11 ноября 2022 года. За ноябрь ему начислили 40 000 руб. У него есть трое несовершеннолетних детей. Он написал заявление на детский вычет по НДФЛ и приложил к нему справку о заработке, из которой видно, что сотруднику с начала года начислили 292 643,55 руб. При этом из своей прежней компании работник уволился 31 октября.

За ноябрь работнику полагается детский вычет, поскольку доходы укладываются в лимит: 292 643,55 ₽ 40 000 ₽ < 350 000 ₽. Сумма вычета — 5800 руб. (1400 1400 3000). Сумма налога составит 4446 руб. ((40 000 ₽ – 5800 ₽) × 13%).

В декабре доходы работника превысят 350 000 руб. Значит, за этот месяц вычет он уже не получит.

Ваша компания может предоставить сотруднику вычеты только с месяца трудоустройства. Но проверьте, получил ли он вычет за этот месяц в своей прежней компании. Если да, первый раз предоставьте ему вычет в следующем месяце. В примере 3 сотрудник уволился 31 октября. Если бы он уволился, например, 7 ноября, вычет за ноябрь он получил бы в прежней компании — полностью или частично.

Если справку о доходах ваш сотрудник не принесет, предоставить ему детский вычет по НДФЛ вы не сможете. Вместе с тем права на вычет работник не теряет. Но получить его он сможет только по окончании года, представив налоговую декларацию в свою инспекцию. У налоговиков будут данные по всем доходам сотрудника за год, поэтому в вычете ему отказать не должны. Такой же порядок действует и в том случае, если прежний работодатель по каким-то причинам вычеты сотруднику не предоставил.

Нужно ли корректировать 6-НДФЛ из-за детского вычета

Отчеты по НДФЛ за истекшие периоды не корректируйте. В 6-НДФЛ за год в поле 140 «Сумма налога исчисленная» раздела 2 покажите корректную сумму налога, а сумму вычета включите в поле 130 отчета «Сумма вычетов». В поле 160 «Сумма налога удержанная» отра-зите фактическую сумму НДФЛ, которую удержали с работников, то есть с учетом перерасчета. Поскольку вы пересчитываете текущие платежи, поля 031 «Дата возврата налога» и 032 «Сумма налога» не заполняйте.

Какие документы взять с работника для детского вычета

Документ	Когда потребуется
Заявление	Всегда
Копия свидетельства о рождении ребенка	Всегда
Документы, подтверждающие статус получателя вычета, если он не родитель ребенка, — например, копия свидетельства о браке с родителем	Если вычет запрашивает супруг или супруга родителя
Копии свидетельств о рождении предыдущих детей, чтобы установить очередность их рождения, в том числе и тех, кто старше 24 лет	Если в семье есть другие дети
Копия актуальной справки об инвалидности ребенка	Если работник просит вычет на ребенка-инвалида
Копии документов об уплате алиментов или других сумм на содержание ребенка, заявление матери о том, что отец участвует в содержании ребенка, и т. п.	Если родители в разводе, а вычет просит отец или его супруга
Копия документа, подтверждающего право на удвоенный вычет, например свидетельство о смерти второго родителя	Если сотрудник просит удвоенный вычет как единственный родитель
Заявление об отказе второго родителя от вычета, справка с его работы о том, что вычет на ребенка он не получает, и справка о доходах за текущий период	Если один из родителей отказался от вычета в пользу другого родителя
Справка из учебного заведения о дневной форме обучения ребенка старше 18 лет	Если ребенок сотрудника студент-очник и ему больше 18 лет (письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596)
Свидетельство об усыновлении ребенка или решение суда об усыновлении	Если вычет просит работник-усыновитель
Акт органа опеки и попечительства о назначении опекуном или попечителем	Если вычет просит работник-опекун или попечитель
Договор о передаче ребенка (детей) на воспитание в семью, копия удостоверения приемного родителя	Если вычет просит работник — приемный родитель