Проверьте налоговые статусы работников, чтобы не ошибиться со ставками НДФЛ
В конце года налоговые статусы работников могли поменяться: резидент мог стать нерезидентом и наоборот. От статуса зависит, по какой ставке компания обязана удерживать НДФЛ из доходов сотрудника. Чтобы не ошибиться со ставкой, проверьте статусы коллег. Иначе рискуете удержать лишние суммы либо недоплатить налог.
От чего зависит ставка НДФЛ
Стандартная ставка НДФЛ — 13 процентов. Ее применяют прежде всего в отношении налоговых резидентов. Резидент — это человек, который пробыл в России не менее 183 календарных дней из последних 12 месяцев (п. 2 ст. 207 НК). Выезды за границу для лечения или учебы сроком менее шести месяцев на расчет не влияют.
Ставку 13 процентов используют и в отношении иностранных сотрудников — высококвалифицированных специалистов, беженцев, иностранцев на патенте и работников из стран ЕАЭС. Граждане ЕАЭС приравниваются к гражданам России и могут работать в нашей стране без патента.
Возможно, сотрудник не относится ни к одной из перечисленных категорий и при этом нерезидент. В этом случае НДФЛ из его доходов надо удерживать по ставке 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК).
На заметку
Когда у иностранцев появляется право на детский вычет
Иностранцы вправе получать детский вычет, как только становятся налоговыми резидентами России. Это правило касается и тех иностранных работников, которые платят НДФЛ по ставке 13 процентов, например беженцев. Чтобы получить вычет, иностранец должен подать в бухгалтерию заявление и принести свидетельства о рождении детей. Если документы составлены на иностранном языке, их надо перевести и заверить перевод у нотариуса.
Как проверить налоговый статус сотрудника
Обязанность определять статус работников налоговики возлагают на компанию (письмо ФНС от 22.05.2018 № БС-4-11/9701). Сотрудник не обязан предъявлять организации документы о своем налоговом статусе, но НК не запрещает его об этом попросить. К тому же это в интересах самого работника: если он резидент, то ставка НДФЛ у него будет ниже. Значит, на руки он сможет получать больше денег. Объясните это работнику. Пусть запросит в ИФНС подтверждение своего статуса и передаст информацию в бухгалтерию (письмо Минфина от 22.02.2017 № 03-04-05/10518). Так вы снизите риск доначисления НДФЛ и точно будете удерживать с работника правильные суммы.
Чтобы узнать свой налоговый статус, сотруднику не обязательно обращаться в инспекцию лично. Самый простой вариант — воспользоваться электронным сервисом ФНС →service.nalog.ru/nrez. С помощью сервиса гражданин может запросить у проверяющих документ, который подтверждает налоговое резидентство. Если сотрудник — нерезидент, вместо запрошенного документа ему придет отказ. Это будет означать, что доходы работника облагаются НДФЛ по ставке 30 процентов.
Как действовать, если сотрудник стал резидентом
Статус работника компания определяет на дату получения каждого дохода (письмо ФНС от 22.10.2014 № ОА-3-17/3584). Для зарплаты это пока последний день месяца. Если сотрудник, например, на 30 ноября стал резидентом, налог с его зарплаты за этот месяц считайте по ставке 13 процентов. При этом правила расчета зависят от того, может ли работник до конца года снова стать нерезидентом или его статус уже не изменится.
Статус может поменяться. Налог за месяц, в котором работник стал резидентом, посчитайте по ставке 13 процентов и с учетом вычета, который положен сотруднику. За предыдущие месяцы налог не пересчитывайте и вычет не предоставляйте, ведь работник еще может снова стать нерезидентом.
Статус уже не изменится. Если в течение года работник пробудет в России минимум 183 календарных дня, его статус до конца года не изменится. Значит, можно пересчитать НДФЛ со всех доходов работника с начала года (письмо Минфина от 15.02.2016 № 03-04-06/7958). Все доходы гражданина будут облагаться по ставке 13 процентов. При этом НДФЛ, удержанный и перечисленный по ставке 30 процентов, можно зачесть в счет уплаты налога, исчисленного по ставке 13 процентов, именно по этому работнику (письма Минфина от 27.02.2018 № 03-04-06/12086 и ФНС от 26.11.2015 № ОА-3-17/4483). Если весь налог зачесть не получится, разницу вернет сам работник через ИФНС.
Пример. Сотрудник стал резидентом: как пересчитать НДФЛ
| Показатель | Сотрудник — беженец | Сотрудник — иностранец без особого статуса |
|---|---|---|
| Доход за июнь — октябрь | 200 000 руб. (40 000 ₽ × 5 мес.) | 200 000 руб. (40 000 ₽ × 5 мес.) |
| НДФЛ за июнь — октябрь | 26 000 руб. (200 000 ₽ × 13%) | 60 000 руб. (200 000 ₽ × 30%) |
| Излишне удержанная сумма НДФЛ | — | 34 000 руб. (200 000 ₽ × 17%(30 – 13)) |
| Доход за ноябрь | 40 000 руб. | 40 000 руб. |
| НДФЛ за ноябрь | 4108 руб. (40 000 ₽ – 1400 ₽ × 6 мес.) ×13% | 4108 руб. (40 000 ₽ – 1400 ₽ × 6 мес.) ×13% |
| Сумма на руки за ноябрь | 35 892 руб. (40 000 – 4108) | 40 000 руб. НДФЛ не удержан, так как у сотрудника есть переплата по налогу (4108 руб. < 34 000 руб.) |
Возвращать НДФЛ работнику, ставшему резидентом по итогам года, должна инспекция, в которой он состоит на учете по месту жительства или пребывания (п. 1.1 ст. 231 НК, письмо Минфина от 26.09.2017 № 03-04-06/62126). Это в том случае, если по итогам года у него сохранится остаток переплаты по НДФЛ. Компания никаких возвратов работнику делать не должна.
Что предпринять, если работник стал нерезидентом
НДФЛ сотрудника, который стал нерезидентом, пересчитайте в сторону увеличения до 30 процентов. Кроме того, нерезидент лишается налоговых вычетов. Порядок действий в этом случае зависит от того, может ли налоговый статус работника поменяться до конца года.
Статус может поменяться. С месяца, в котором сотрудник стал нерезидентом, удерживайте НДФЛ по ставке 30 процентов. Налог за прошлые месяцы пересчитывать не нужно.
Статус уже не изменится. Когда станет ясно, что налоговый статус работника не изменится, пересчитайте НДФЛ по ставке 30 процентов с начала года. Кроме того, нерезидент лишается налоговых вычетов. В этом случае ежемесячно из каждой последующей зарплаты работника надо высчитывать не только сумму НДФЛ за текущий месяц, но и сумму неудержанного ранее налога. Если вы рассчитали НДФЛ с зарплаты, среднего заработка и других аналогичных выплат, применяйте ограничение суммы удержанного НДФЛ в 20 процентов. Для НДФЛ с иных выплат ограничений нет (письмо ФНС от 26.10.2016 № БС-4-11/20405).
Если полностью удержать НДФЛ не получится, сообщите об этом в налоговую инспекцию и работнику (п. 5 ст. 226 НК). НДФЛ в таком случае сотрудник доплатит самостоятельно — на основании налогового уведомления.
Как быть, если сотрудник работает за границей
Если сотрудник выполняет свои трудовые обязанности на территории иностранного государства, НДФЛ с его доходов удерживать не нужно. И тут не важно, резидент он или нерезидент (письмо Минфина от 07.07.2022 № 03-04-05/65409). Но есть важное условие: рабочее место человека не просто находится за рубежом, а это следует из трудового договора сотрудника. Образец 1.
Зарплата, которую получает сотрудник, официально работающий из-за рубежа, относится к доходам от источников за пределами России (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК). Если работник не является резидентом нашей страны, то НДФЛ он заплатит сам в том государстве, где работает. Правда, не исключено, что вам все же придется удерживать у него налог.
Если сотрудник в итоге пробудет в России не менее 183 дней в году, платить НДФЛ нужно уже здесь. Однако заплатить налог должен сам работник (подп. 1 п. 1 ст. 228 НК). Контролировать, где именно трудится гражданин, в обязанности бухгалтера не входит. Главное, что записано в трудовом договоре как место работы. Но чтобы вас не обвинили в преднамеренном занижении НДФЛ, обяжите работника информировать компанию о пересечении границы. Это требование можно также закрепить в трудовом договоре. Образец 2.
Допустим, гражданин фактически выполняет работу за рубежом, но место работы у него указано как территория России. В этом случае удерживайте из доходов работника НДФЛ, но следите за налоговым статусом сотрудника. Если налоговая выяснит, что по итогам года гражданин оказался нерезидентом, компании могут доначислить НДФЛ.
Чтобы избежать доначислений, закрепите в трудовом договоре условие о том, что сотрудник обязан предупреждать компанию о своих выездах за рубеж и возвращении домой.
На заметку
Доходы удаленщиков, возможно, будут облагаться НДФЛ, несмотря на работу из другой страны
Чиновники подумывают вернуть НДФЛ в Россию. Идея законодателей в том, чтобы компании удерживали налог у всех сотрудников. Не важно, где они выполняют свою работу — здесь или за рубежом. Если идею воплотят в жизнь, то выплаты зарубежным сотрудникам будут считаться доходами от источников в России. Компаниям придется удерживать из них НДФЛ по ставке 13 или 30 процентов. Причем организация будет обязана удержать налог и в том случае, если с физлицом заключили не трудовой, а гражданско-правовой договор.
за правильный ответ
