Две оплошности в счетах‑фактурах и УПД, из‑за которых налоговики запросят пояснения

Проверьте счета-фактуры и УПД в книге покупок. Возможно, они содержат два недочета, которые в совокупности могут привести к разрывам по НДС. Налоговики обнаружат их с помощью системы АСК НДС и запросят пояснения.

Важная деталь

При сверке книг покупок и книг продаж налоговики сопоставляют несколько реквизитов: номер документа, дату, стоимость, ИНН. Причем ИНН — основной реквизит для сверки.

Оплошность 1. Неточный номер документа

По возможности не добавляйте к реквизитам счета-фактуры дополнительные символы. К примеру, код продавца или номер своей обособки. Это затруднит сопоставление номера с данными продавца. Если более двух реквизитов счета-фактуры внесены в книгу покупок с оплошностями, будет разрыв, и налоговики запросят пояснения. Некоторые неточности в номере счета-фактуры или УПД исправлять не нужно, они не опасны. Во-первых, не важно, латинские буквы поставите в номере или кириллические. К примеру, у вас документ с номером 143-К. Система налоговиков заменит букву К на кириллическую, если вдруг укажете ее на латинице.

Во-вторых, можно не беспокоиться, если поставили в номере документа лишний пробел или перенос строки. Ненужные символы программа инспекции удалит автоматически. И третье: разницы между номером 1 и 0000001 для программы налоговиков нет. Она удаляет нули в начале номера. В любом случае все остальные реквизиты счета-фактуры или УПД в книге покупок должны совпадать с данными контрагента. Тогда претензий от проверяющих не будет.

Внимательно переносите в книгу покупок номера счетов-фактур. Явно некорректный номер счета-фактуры в книге покупок помешает налоговикам соотнести документ с аналогичным в книге продаж контрагента. Даже если ошибетесь всего в одном символе.

Обязательный реквизит для сопоставления — ИНН.
Если покупатель или продавец укажет его неверно,
программа предупредит о расхождении. Исправить
такую ошибку можно, внеся изменения формализованным
пояснением в ответ на требование или уточненкой
с доплистами книги покупок или книги продаж.

АЛЕВТИНА ПОЛЯКОВА,

советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

Допустим, в счете-фактуре или УПД указаны как облагаемые, так и необлагаемые операции. В книгу покупок внесите общую стоимость

Оплошность 2. Не та стоимость покупки

Всегда указывайте в книге покупок полную стоимость товаров, работ или услуг. Иначе программа ФНС не сможет сопоставить счета-фактуры или УПД в вашей книге покупок с данными поставщика.

Ситуация, когда в книгу покупок попадает частичная стоимость, обычно возникает, когда продавец выставляет УПД сразу на облагаемые и не облагаемые НДС операции. Но вносить в книгу покупок стоимость только облагаемых операций нельзя, это ошибка.

В качестве стоимости покупок отражайте общую из счета-фактуры, а не только ту, что облагается НДС. Ведь по правилам ведения книги покупок показатель графы 14 «Стоимость покупок по счету-фактуре» равен графе 9 «Всего к оплате» счета-фактуры (постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137). Подробнее об этом — в примере 1.

Пример 1. Какую сумму сделки внести в книгу покупок, если в УПД есть не только облагаемые НДС операции

В ООО «Мир» от транспортной компании поступил УПД на общую сумму 10 000 руб. В документе было указано две позиции: услуги по транспортировке — 8500 руб., в том числе НДС по ставке 20 процентов — 1416,67 руб., а также страховой сбор — 1500 руб. (без НДС). Бухгалтер ООО «Мир» укажет в графе 14 книги покупок всю сумму по УПД — 10 000 руб. В графу 15 внесет НДС — 1416,67 руб.

Еще одна ситуация, когда возможна ошибка, — принимаете налог к вычету частично. К примеру, вычеты при отгрузке с полученного аванса, вычеты при ретроскидке и т. д.

Если внесете в книгу покупок стоимость товара только в части заявленного вычета, возникнет расхождение с данными продавца. Правильно делать так: отражать стоимость в графе 14 книги покупок полностью. Она должна равняться показателю графы 9 «Всего к оплате» счета-фактуры. Сумму НДС включите в книгу покупок только в той части, которую принимаете к вычету. Пример 2 — ниже.

Пример 2. Как заполнить книгу покупок при вычете НДС с аванса

Компания «Торгснаб» во II квартале 2022 года получила 100-процентный аванс и выставила счет-фактуру на сумму 1 200 000 руб., в том числе НДС — 200 000 руб. Отразила в книге продаж авансовый счет-фактуру также во II квартале. В III квартале отгружена половина предоплаченного товара на 600 000 руб., в том числе НДС — 100 000 руб. Остальная половина — в IV квартале.

Компания дважды отразит авансовый счет-фактуру в декларации по НДС — по итогам III и IV кварталов 2022 года. Все графы книги покупок, кроме графы 15 «Сумма НДС по счету-фактуре», бухгалтер заполняет одинаково. Стоимость покупок как в III, так и в IV квартале будет составлять 1 200 000 руб. (графа 14 книги покупок).

В графе 15 книги покупок бухгалтер укажет не весь НДС по счету-фактуре, а только тот, который заявит к вычету с аванса: в III квартале — 100 000 руб., в IV квартале — 100 000 руб.

На заметку

Есть исключение, когда ИНН в книгу покупок можно не вносить

По командировочным расходам компания вправе заявить вычет на основании бланков строгой отчетности с выделенной суммой НДС. Например, это расходы на проезд в командировку (письма Минфина от 14.02.2022 № 03-04-06/9883, от 30.10.2020 № 03-07-09/94559). Если невозможно указать ИНН и КПП продавца в графе 10 книги покупок, ИНН можно не вносить. Программа налоговиков расхождение в этом случае не сформирует (письмо ФНС от 20.09.2016 № СД-4-3/17657, п. 18 Правил, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).