Книги Библиотека журнала «Главбух» 2023 Как перестроить бухгалтерию под новые правила с 2023 года Что поменять в работе из-за новых правил по НДФЛ

Расчет зарплаты и вычеты

Итак, с 1 января 2023 года удерживать НДФЛ нужно при каждой выплате зарплаты. Смотрите на примерах, что это меняет в расчетах и как теперь предоставлять вычеты.

Ситуация 1. Выплата зарплаты за декабрь

28 число —
единый срок уплаты всех налогов и взносов

Первый рабочий день в 2023 году — 9 января. Компания, у которой день выдачи зарплаты выпадает на период с 1-го по 8-е число месяца, должна была выдать сотрудникам декабрьскую зарплату 30 декабря (ст. 136 ТК). Это последний рабочий день перед праздниками. Если выплатили зарплату 30 декабря, вы использовали прежние правила.

ПРИМЕР 4

Компания выплачивает зарплату за первую половину месяца 20-го числа, за вторую — 5-го числа следующего месяца. По правилам статьи 136 ТК сроки для выплаты зарплаты за декабрь будут такими: 20 декабря — за первую половину месяца, 30 декабря — за вторую.

НДФЛ с аванса удерживать не нужно. Аванс 20 декабря сотрудники получили в полной сумме. Итоговую зарплату компания выплатила 30 декабря. В этот день бухгалтер удержал НДФЛ со всей суммы зарплаты. Перечислить налог нужно не позже 9 января, в данном случае срок определяется по правилам 2022 года.

Если зарплату за декабрь вы выдали в январе, в этом случае действуют уже новые правила. Выплатить зарплату за декабрь в январе могут компании, у которых дата выплаты приходится на период с 9-го числа. Рассчитаться с работниками нужно не позже 13 января, поскольку 14 и 15 января — выходные дни.

В данном случае есть как минимум три варианта, по каким правилам учитывать декабрьскую зарплату. Первый — зарплату за декабрь в полной сумме отнести к доходам декабря, то есть 2022 года (п. 2 ст. 223 НК). Этот пункт кодекса действовал до 31 декабря включительно. Второй — зарплату за декабрь, в том числе и выплаченный в декабре аванс, включить в доходы 2023 года. И третий вариант, компромиссный, разделить декабрьскую зарплату на две части — аванс и итоговую выплату. Первую часть отнести к доходам 2022 года, вторую — 2023 года. Вы можете выбрать любой вариант, для налоговиков главное, чтобы НДФЛ удержали и перечислили в бюджет.

Налоговая служба разослала по системе письмо от 09.11.2022 № БС-4-11/15099, из которого можно сделать вывод, что использовать нужно второй вариант. Он позволяет избежать расхождений в отчетах за год и за I квартал. В 6-НДФЛ за год выплата за декабрь не попадет ни в основной раздел, ни в справки о доходах. Этот вариант поддерживают и в 1С.

Как показать декабрьскую зарплату и НДФЛ с нее в 6-НДФЛ

Зарплату выдали 30 декабря 2022 года или раньше	Зарплату выдали в 2023 году до момента подачи отчета	Зарплату не выдали на момент подачи отчета
Когда перечислить НДФЛ
НДФЛ перечислите в бюджет не позднее дня, следующего за днем выдачи зарплаты. Например, если деньги сотрудникам выплатили 28 декабря 2022 года, перечислить налог в бюджет нужно не позднее 29 декабря 2022 года	Срок уплаты НДФЛ — 30 января (перенос с 28 января). Налоговики сами спишут деньги с единого налогового счета компании. Основанием будет уведомление. Подать его нужно до 25 января (п. 9 ст. 58 НК в новой редакции)	Перечислять налог не нужно. Обязанность платить НДФЛ появляется только после удержания налога, а это происходит в момент выплаты зарплаты
Как заполнить раздел 1 6-НДФЛ
Заполните раздел 1 в отчете за год. В строке 021 раздела 1 приведите крайний срок перечисления налога, например 09.01.2023, а по строке 022 сумму налога. Включите налог в общий показатель по строке 020	Заполните раздел 1 в отчете за I квартал. Включите налог с декабрьской зарплаты в общий показатель по строке 021. Также включите налог в итоговое поле 020	Не заполняйте
Как заполнить раздел 2 6-НДФЛ
Заполните раздел 2 в отчете за год. Начисленную зарплату включите в строки 110 и 112, НДФЛ с нее — в поля 140 и 160 как исчисленный и удержанный	Декабрьскую зарплату в отчет за год не включайте. Это доход 2023 года. Заполните по ней раздел 2 в отчете за I квартал. Начисленную зарплату включите в строки 110 и 112, НДФЛ с нее — в поля 140 и 160	Не заполняйте

Важная деталь
Если вам удобнее заплатить налог 9 января, все равно заполните платежку, ведь НДФЛ удержан в 2022 году

Вместе с тем получится, что «зарплатного» дохода в декабре у работников не будет и вы не сможете предоставить работнику стандартный вычет. Получить его сотрудник сможет через свою ИФНС. Инспекция пересчитает налог с начала года и вернет НДФЛ.

Вычеты по декабрьской зарплате перейдут на январь, то есть уже на новый налоговый период. Предоставьте детский вычет, даже если в 2022 году доход сотрудника уже превысил 350 000 руб. Ведь теперь это доход января. При этом стандартные вычеты вы можете отложить до выплаты заработной платы за первую половину января. Учтите все доходы января, то есть как итоговую выплату за декабрь, так и январский аванс. В данном случае это доходы одного месяца.

ПРИМЕР 5

Заработная плата за декабрь 2022 года выплачена 10 января 2023 года. Ее общая сумма — 10 млн руб. 23 декабря сотрудники получили аванс — 4 млн руб. НДФЛ с него бухгалтер не удерживал. 10 января он посчитает налог со всей суммы — 10 млн руб. И вся эта сумма — доход января 2023 года. Заплатить НДФЛ с него нужно не позднее 30 января (перенос с 28 января).

Точно так же при подсчете порога в 5 млн руб. смотрите на дату выплаты. Если доходы работника с начала года превысят 5 млн руб., ставка НДФЛ возрастает с 13 до 15 процентов. При выплате зарплаты в январе отсчет этих 5 млн начинайте заново, даже если речь идет о декабрьской зарплате. К декабрю выплаты работника превысили 5 млн руб., и вы уже использовали ставку 15 процентов. То есть применяйте тот же подход, что и в случае с лимитом в 350 000 руб. для детского вычета. Не смотрите на то, за какой месяц зарплата, главное, когда вы ее выплачиваете.

Однако в устных комментариях налоговики допускают и третий вариант: разделить декабрьскую зарплату на две части — аванс и итоговую выплату. Он позволяет избежать проблем с вычетами, но зарплату придется поделить на две части и посчитать налог отдельно по каждой из них. При этом налог с обеих частей вы в любом случае удержите в январе. Оснований удерживать НДФЛ с аванса в декабре нет. Первая часть выплаты попадет в 6-НДФЛ за год, вторая — за I квартал. Причем налоговики советуют показать налог в отчетности за год как удержанный. Это противоречит правилам заполнения, но позволит избежать расхождений между исчисленным и удержанным налогом. ФНС удобнее, когда эти показатели совпадают.

Что касается первого варианта, то в ФНС использовать его не советуют. Да, только он соответствует НК, но не забывайте про технический аспект. Бухгалтерские программы будут считать НДФЛ и заполнять отчетность по тем правилам, которые согласуют с ФНС. И чтобы их изменить, вам придется корректировать программу.

НДФЛ в бюджет при любом варианте заплатите не позднее 30 января. Сделать это вы можете как обычной платежкой, так и по новым правилам: в срок до 25 января включительно подготовьте налоговое уведомление и до 30 января включительно пополните единый налоговый счет.

Ситуация 2. Выплата в январе дополнительной выплаты плюс январский аванс

Многие компании выдали зарплату в декабре, даже если могли выдать ее в январе. В этом случае в январе нужна еще одна дополнительная выплата. Такая мера позволит избежать санкций, ведь платить заработную плату реже чем каждые полмесяца нельзя. Это условие нельзя изменить ни по соглашению сторон, ни на основании коллективного договора (письмо Минтруда от 12.03.2019 № 14-2/ООГ1663).

ПРИМЕР 6

Компания выплачивает зарплату за первую половину месяца 25-го числа, за вторую — 10-го числа следующего месяца. Срок для выплаты зарплаты за декабрь выпал на 10 января, аванса за январь — на 25 января.

Компания решила рассчитаться с работниками за декабрь 30 декабря. Между 30 декабря и 25 января 26 календарных дней.

Чтобы соблюсти положения трудового законодательства, между 30 декабря и 25 января компании следует выплатить работникам еще один аванс — в срок не позднее 13 января, то есть 15 календарных дней после 30 декабря и с учетом того, что 14 января выпадает на субботу. При этом с этой дополнительной выплаты удержать НДФЛ. То есть налог в январе нужно удержать дважды — 13 и 25 января.

Покажем расчет на примере одного из сотрудников. Работнику установлен оклад в размере 51 000 руб. В положении об оплате труда прописано, что с 1 января 2023 года аванс выплачивается за фактически отработанные дни в период с 1-го по 15-е число данного месяца.

Первую половину января сотрудник отработал полностью. В январе всего 17 рабочих дней, а в первой половине месяца их пять.

Сумма аванса за январь составит 15 000 руб. (51 000 ₽ : 17 дн. × 5 дн.). Компания приняла решение выплатить 13 января всем сотрудникам дополнительную выплату в размере 50 процентов от зарплаты за первую половину месяца.

И 13, и 25 января сотруднику начислят по 7500 руб. (15 000 ₽ × 50%). Сотруднику полагается вычет на ребенка в размере 1400 руб. Бухгалтер предоставил его при выплате второй половины аванса.

Работник получит на руки:

— 13 января — 6525 руб. (7500 ₽ — 7500 ₽ × 13%);

— 25 января — 6707 руб. (7500 ₽ — (7500 ₽ — 1400 ₽) × 13%).

Заплатить НДФЛ с этих доходов нужно:

— 6525 руб. — не позднее 30 января (перенос с 28 января);

— 6707 руб. — не позднее 28 февраля.

Ситуация 3. Выплата в январе только зарплаты за первую часть месяца

Предположим, сотрудники в январе получат только аванс, например 20 января. Итоговая выплата за январь — это уже доход февраля. Поэтому все вычеты тогда предоставьте при выплате январского аванса.

ПРИМЕР 7

Заработная плата сотрудника состоит только из оклада в размере 40 000 руб. Положением об оплате труда установлено, что аванс с 1 января составляет 50 процентов от оклада. Дата выплаты за январь — 20 января.

Первую половину января сотрудник отработал полностью. Сотруднику полагается вычет по НДФЛ в размере 2800 руб.

Сумма зарплаты за первую половину месяца составит 20 000 руб. (40 000 ₽ × 50%). НДФЛ с этой суммы — 2236 руб. ((20 000 ₽ — 2800 ₽) × 13%). На руки сотрудник получит 17 764 руб. (20 000 — 2236).

Заплатить НДФЛ нужно не позднее 30 января (перенос с 28 января).

ПРИМЕР 8

Сотруднику установлен оклад в размере 40 000 руб. В положении об оплате труда прописано, что с 1 января 2023 года аванс выплачивается за фактически отработанные дни в период с 1-го по 15-е число данного месяца. Первую половину января сотрудник отработал полностью. Сотруднику полагается вычет по НДФЛ в размере 2800 руб.

В январе всего 17 рабочих дней, а в первой половине месяца их пять. Сумма аванса за январь составит 11 764,71 руб. (40 000 ₽ : 17 дн. × 5 дн.). НДФЛ с этой суммы — 1165 руб. ((11 764,71 ₽ — 2800 ₽) × 13%). На руки сотрудник получит 10 ,71 руб. (11 764,71 — 1165).

Заплатить НДФЛ нужно не позднее 30 января (перенос с 28 января).

Если работнику полагается имущественный или социальный вычет и он получает его через компанию, тогда предоставьте вычеты при каждой выплате. Но проверьте, чтобы уведомление было на 2023 год. В том числе это касается декабрьской зарплаты, выплаченной в январе, если вы примете решение учесть такие выплаты в доходах 2023 года.

Ситуация 4. Кроме зарплаты были дополнительные выплаты

В этом случае дату дохода определяйте как день выплаты. В отношении незарплатных выплат никаких изменений нет.

ПРИМЕР 9

Сотруднику организации январский аванс и отпускные выплатили 25 января 2023 года. И зарплата, и отпускные относятся к 2023 году, дата получения доходов — 25 января. Налог с обеих выплат посчитайте в этот день, причем с учетом вычетов, в том числе детских. Заплатить НДФЛ с этих доходов нужно не позднее 28 февраля.

Ситуация 5. Аванс в одном месяце, зарплата в следующем

Налог считайте при выплате каждой части зарплаты. При этом аванс — это доход одного месяца, а итоговая выплата — другого. Учитывайте это, когда будете считать детский вычет.

ПРИМЕР 10

Сотрудник принят на работу 1 марта 2023 года, заработная плата составляет 200 000 руб. в месяц. У сотрудника есть ребенок 8 лет, в 2023 году сотрудник до трудоустройства в данную компанию нигде не работал. Заработная плата за первую половину марта (100 000 руб.) выплачивается 17 марта, а за вторую половину марта (100 000 руб.) — 2 апреля.

Дата получения дохода в виде заработной платы за первую половину марта — 17 марта, за вторую половину — 2 апреля. Стандартный налоговый вычет в размере 1400 руб. полагается работнику и в марте, и в апреле. Его лучше предоставить при выплате аванса. Таким образом, 17 марта работник получит 87 182 руб. (100 000 ₽ — (100 000 ₽ — 1400 ₽) × 13%), а 2 апреля — 87 000 руб. (100 000 ₽ — (100 000 ₽ × 13%)).

Вычет за апрель работник получит в аванс 17 апреля. На этот момент доход работника с начала года не превысит 350 000 руб. (100 000 ₽ × 3 мес.). Ведь выплата 2 мая зарплаты за апрель — это уже доход мая. Но если компания решит выплатить зарплату за апрель в конце апреля, сотрудник потеряет право на вычет уже с апреля.

Заплатить НДФЛ с зарплаты за первую половину марта 2023 года нужно не позднее 28 марта, а с заработной платы за вторую половину марта — не позднее 28 апреля.

Таким образом, зарплата за первую половину марта и НДФЛ с нее попадет в разделы 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года, а за вторую половину марта — в отчет за полугодие 2023 года.