В ФНС объяснили, как использовать электронные подписи в 2023 году

РОМАН ЧУБАРОВ, начальник отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления электронного документооборота ФНС.

ГЛАВБУХ: Роман Юрьевич, какие электронные подписи в этом году перестанут действовать и когда именно?

РОМАН ЧУБАРОВ: Сертификаты электронных подписей, которые выданы представителям компаний и ИП, станут недействительными с 1 сентября 2023 года. Закон об этом уже принят (Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ. — Примеч. ред.). Взамен работникам понадобятся электронные подписи, выданные как физлицам, а также машиночитаемые доверенности. Оформлением подписей занимаются коммерческие удостоверяющие центры.

Использование прежних электронных подписей, которые выданы сотрудникам от имени компаний и ИП, планировали остановить с 1 января 2023 года. Но отложили это на восемь месяцев, до 1 сентября. Так что работники компаний и ИП вправе использовать старые подписи до конца срока их действия, но максимум до 31 августа 2023 года включительно.

А что с электронными подписями директоров компаний и предпринимателей?

Они вправе использовать прежние сертификаты электронных подписей до истечения срока их действия, но не дольше, чем до 31 августа 2023 года включительно (Закон № 536-ФЗ. — Примеч. ред.). После этой даты у директора или ИП уже должна быть на руках электронная подпись, которую выдал Удостоверяющий центр ФНС. А их представители обязаны перейти на электронные подписи физлиц, которые оформляют коммерческие УЦ.

Удостоверяющие центры ФНС открыты на базе налоговых инспекций. Прийти можно в любой УЦ ФНС независимо от места постановки на учет. Главное взять с собой паспорт, СНИЛС и ключевой носитель — токен. Сертификат подписи выдают бесплатно и за одно посещение, вся процедура занимает не более 15 минут.

Куда обращаться главному бухгалтеру компании, чтобы получить или заменить электронную подпись?

Если по уставу главный бухгалтер не вправе действовать от имени компании без доверенности, то ему надо обращаться в коммерческий Удостоверяющий центр. Там главбуху как физлицу оформят сертификат электронной подписи.

Возможно, у главного бухгалтера есть полномочия действовать от имени компании без доверенности. В этом случае сертификат электронной подписи он, как и директор, должен получать в Удостоверяющем центре ФНС.

В обоих случаях срок, чтобы обзавестись электронной подписью, выданной по новым правилам, — до 1 сентября 2023 года.

Чтобы в 2023 году главбух мог заверять налоговую отчетность, какая ему нужна доверенность — бумажная или машиночитаемая?

Можно использовать как бумажную доверенность, так и электронную — ее и называют машиночитаемой. НК не содержит ограничений на этот счет. Но если главбух будет пользоваться именно электронной доверенностью, надо, чтобы она была оформлена в особом формате. Этот формат, как и правила представления доверенности в инспекцию, утверждены ФНС (приказ от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445. — Примеч. ред.). Важное преимущество электронной доверенности — ее не нужно нотариально удостоверять при взаимодействии с налоговой.

Документы от имени компании подписывают руководитель, его заместитель и главбух. На заместителя и главбуха оформлены простые бумажные доверенности. Надо ли в 2023 году переделывать их на машиночитаемые?

Для взаимодействия с налоговой инспекцией не обязательно: право использовать бумажную доверенность остается и в 2023 году. А вот для того, чтобы подписывать электронные документы по сделкам с контрагентами, потребуется машиночитаемая доверенность. Применять ее обязательно с 1 сентября 2023 года (Закон № 536-ФЗ. — Примеч. ред.). Требования к форме доверенности есть в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857.

А налоговые инспекции уже без проблем принимают машиночитаемые доверенности?

Да, еще с начала 2022 года. Представлять этот документ в инспекцию надо по формату и в соответствии с порядком, которые закреплены в приказе ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445.

Вправе ли руководитель компании иметь электронную подпись на двух разных токенах?

Если электронная подпись касается деятельности одной конкретной компании, то она должна быть на одном токене. Одно лицо, одна электронная подпись, один токен — такова позиция ФСБ. Это снижает риск компрометации электронной подписи, то есть ситуации, когда ее копию незаконно используют мошенники.

Распространенная ситуация: директор руководит несколькими организациями. В этом случае у него будет несколько сертификатов подписей для каждого юридического лица в отдельности. Для удобства и безопасности хранить их можно на одном токене.