Не отражаем в расчетных листках отпуск за свой счет. Что будет?

Трудовой кодекс обязывает работодателей ежемесячно сообщать сотрудникам, из чего складывается их оплата труда, сколько денег они получают на руки и какие суммы удерживают с их выплат. Эти сведения вы отражаете в расчетных листках, которые передаете сотрудникам. При этом не важно, каким способом выплачиваете зарплату — наличными через кассу или на банковские карты (письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).

В трудовом законодательстве нет четких требований к форме расчетного листка. Поэтому разработать бланк работодатель вправе самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК). Однако кодекс конкретизирует сведения, о которых следует известить сотрудника (ч. 1 ст. 136 ТК).

Прежде всего, работника нужно уведомить о составных частях зарплаты за конкретный период. Это могут быть аванс, вторая часть зарплаты, премии, отпускные, больничные и т. д.

Если начисляли работнику компенсацию за задержку зарплаты, о ней также надо известить сотрудника. Раз так, то эту информацию компания и должна включать в расчетные листки.

Кроме того, в расчетных листках нужно сообщать работникам об удержаниях, которые работодатель произвел из их выплат. Вместе с этим уточните, что послужило основанием для удержания. Например, когда удерживаете налог с доходов, в листке можно написать так: «НДФЛ по ставке 13%».

Обязательно отразите в расчетном листке и общую сумму зарплаты к выдаче. То есть сколько денег сотрудник получит на руки. Ведь после всех удержаний сумма к выплате может сильно отличаться от той, которая установлена в трудовом договоре с сотрудником.

Трудинспекторы не требуют показывать в расчетном листке периоды, которые компания не оплачивала (ответ на вопрос № 174368 от 13.01.2023 →онлайнинспекция.рф). В листке организация отражает только начисленные суммы. А значит, включать в расчетный листок отпуск без сохранения зарплаты или период отстранения от работы не нужно.

Если ваши расчетные листки не содержат информацию о неоплачиваемых периодах  — все в порядке, претензий у проверяющих не будет. В обратной ситуации неоплачиваемые периоды лучше убрать из расчетных листков. Это может перегружать документ и путать сотрудников.