Правила для безопасных расчетов с самозанятыми в 2023 году
В статье — три варианта сотрудничества компаний с самозанятыми в 2023 году: безопасный, средней опасности и опасный. Узнайте, как строить работу с этой категорией исполнителей, чтобы у налоговиков не было претензий.
Самозанятый в вашей компании никогда не работал
Компания вправе предложить новому сотруднику работу в качестве самозанятого — закон не запрещает. Это безопасный вариант сотрудничества, но есть и риски.
В чем риск. Самозанятые могут потребовать признать отношения с вашей компанией трудовыми. Грань тут очень тонкая, а жалоб со стороны самозанятых в Роструд все больше.
Если проверяющие сами переквалифицируют договор с самозанятым в трудовой, вам придется доплатить взносы и НДФЛ (письмо ФНС от 27.12.2019 № БС-3-11/11131). Будут и административные штрафы за нарушение трудового законодательства, причем за каждого фиктивного самозанятого (ст. 5.27 КоАП). Например, за подмену трудовых отношений гражданско-правовыми компания заплатит штраф до 100 000 руб., а директор — до 20 000 руб.
Основные различия между трудовым и гражданско-правовым договорами смотрите в памятке. На них опираются налоговики, когда проверяют сотрудничество компаний с плательщиками НПД. Следите за тем, чтобы признаков трудовых отношений, которые перечислены в памятке, у вашего взаимодействия с самозанятыми не было.
Что предусмотреть. Не пишите в объявлениях на работу, что для трудоустройства у человека должна быть регистрация в качестве самозанятого. Само по себе это не запрещено (определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 23.07.2020 по делу № 88-13238/2020). Однако переход на самозанятость — право физлица и его осознанное решение. И в компании он имеет право работать по трудовому договору со всеми вытекающими гарантиями со стороны работодателя.
Если собираетесь сотрудничать с самозанятым гражданином, не определяйте режим его работы и продолжительность рабочего дня или смены, время отдыха. Самозанятый сам определяет график своей работы. И у него нет и не может быть руководителя. Это обычный исполнитель или подрядчик в рамках договора на оказание услуг или выполнение работ. Компания выступает как заказчик.
Также не пишите в договоре, что самозанятый получает деньги дважды в месяц, как и штатные работники компании. Отследить поступления самозанятым инспекторам не составляет особого труда. Ведь приложение «Мой налог» для самозанятых ведут сами налоговики, они же считают НПД. Вознаграждение в те же сроки, что и зарплата, это один из признаков трудовых отношений. Еще один признак — учет вознаграждения на счете 70.
Памятка. Что характерно для отношений с сотрудниками, а что с самозанятыми и другими физлицами
Отношения с работниками
 | Сотрудник выполняет за плату заранее оговоренную трудовую функцию в интересах, под контролем и управлением работодателя |
 | Работник подчиняется правилам трудового распорядка компании, графику работы или сменности |
 | Компания обеспечивает работнику условия труда, выделяет рабочее место, предоставляет необходимые материалы и инструменты |
 | Характер отношений компании и работника — устойчиво длительный, стабильный |
 | Доход, который сотрудник получает от компании, для него единственный или основной |
 | Расчет выплат сотрудника зависит от отработанного времени |
 | У сотрудника есть еженедельные выходные, социальные пособия, отпуск |
 | Компания компенсирует сотруднику расходы, которые связаны со служебными поездками |
Отношения с самозанятыми и другими физлицами
| Предмет договора — результат работ или услуг, за который положено вознаграждение |
| Исполнитель работает на свой риск, сам определяет свой режим и все сопутствующие расходы оплачивает тоже сам |
| У исполнителя есть право выполнять заказы нескольких заказчиков |
| Заказчики работ или услуг — компании и физлица |
Самозанятый — бывший сотрудник компании
Вариант сотрудничества небезопасный. Компания не вправе потребовать от работников перейти на самозанятость. Действующие сотрудники идут на это из-за страха увольнения или же из-за прибавки к зарплате: бывает, что компании обещают им половину от сэкономленных страховых взносов.
В чем риск. Работодатель не вправе формально уволить сотрудника, чтобы сразу оформить с ним отношения как с самозанятым. В течение двух лет после увольнения доходы, которые гражданин получает от бывшего работодателя, не могут облагаться НПД (ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Некоторые работодатели идут на хитрость — заключают договор с самозанятым от имени другого юрлица.
У налоговиков есть программа, которая автоматически отслеживает привлечение бывших работников в качестве самозанятых (письмо УФНС по Московской области от 27.07.2020 № 10-17/051757). Налоговики изучат штатное расписание компании, динамику ее численности, персональную историю трудоустройства самозанятого, источники и суммы его доходов. Если программа обнаружит нарушения, ИФНС проверит таких работодателей вместе с трудинспекцией — об этом уже давно есть договоренность. Ведь в данном случае компания нарушает прежде всего Трудовой кодекс, а он прямо запрещает заключать договоры ГПХ, когда между работником и компанией по сути трудовые отношения (ч. 2 ст. 15 ТК).
Что предусмотреть. Не заставляйте сотрудников становиться самозанятыми. Проверяющих насторожит массовое увольнение сотрудников и их регистрация в качестве самозанятых.
Групповой переход в другую компанию бывших работников обязательно привлечет внимание налоговиков. Инспекторы сразу вычислят это, причем даже не приходя в компанию.
В первую очередь на проверке налоговики будут смотреть на фактический характер отношений вашей компании с этой категорией исполнителей. Им будет несложно доказать фиктивность увольнения работников из штата, если иной цели, кроме налоговой экономии, у этого кадрового мероприятия не было. К тому же сами работники могут пожаловаться в трудовую инспекцию, что их заставили уволиться. Тогда компании придется готовить внятные объяснения еще и для трудинспекторов.
Самозанятый — действующий сотрудник компании
Опасный вариант сотрудничества. Штатный сотрудник не может работать с компанией как самозанятый. А вот для сотрудника на ГПД такого запрета нет.
В чем риск. Есть прямой запрет на работу с компанией в качестве самозанятого в течение двух лет с даты расторжения трудового договора (п. 8 ст. 6 Закона № 422-ФЗ). Скрыть от ФНС, кто платит самозанятому деньги, не получится. Сотрудничество с бывшим работником в рамках ГПД возможно, но не как с самозанятым, а как с обычным физлицом. А это значит, что понадобится удержать 13 процентов НДФЛ и начислить 30 процентов страховых взносов.
Что предусмотреть. В случае с трудовым договором перейти на самозанятость и работать с той же компанией не получится. Но если изначально вы уже работали с физлицами по гражданско-правовым договорам, то регистрация исполнителей или подрядчиков в качестве самозанятых безопасна и выгодна вам и им. Предложите им такой вариант.
Закон не запрещает заключать ГПД с самозанятым, даже если ранее вы заключали с ним соглашение на обычных условиях (письмо Минфина от 20.11.2020 № 03-11-11/101180). Причем без каких-либо временных рамок. Запрет есть только на трудовые договоры. Но выбор в любом случае должен быть за физлицом. Если он согласится, добавьте в договор на оказание услуг или на выполнение работ пункты, связанные с самозанятостью. Напишите об обязанности предоставлять чеки. Фрагмент договора — ниже.
Пример 2. Как может выглядеть переход на самозанятость в рамках договора ГПХ
за правильный ответ
