Расчетные листки по электронной почте: еще можно или уже запрещено

Что нового сказали в Минтруде о выдаче электронных расчетных листков

Ранее Минтруд разрешал работодателям направлять расчетные листки работникам на электронную почту (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). При условии что в трудовых договорах или локальном акте компания зафиксировала такой порядок извещения.

Однако в начале 2023 года чиновники неожиданно изменили свою позицию. Теперь, по их мнению, недостаточно указать в локальном акте или трудовых договорах, что компания выдает листки в электронном виде. Необходимо использовать систему ЭКДО, чтобы выдача листков соответствовала требованиям ТК (письмо Минтруда от 20.01.2023 № 146/ООГ-296).

Возможная причина такого резкого разворота чиновников — новые нормы трудового законодательства (ст. 22.1–22.3 ТК). С 2021 года в кодекс ввели понятие кадрового ЭДО. С этого момента чиновники выделяют три формата обмена документами между работником и работодателем: бумажный, электронный документооборот, а также смешанный обмен документами с дистанционщиками. Почему дистанционщикам, как и прежде, безопасно отправлять на электронку расчетные листки, смотрите в заметке ниже.

Кроме того, с 1 марта 2023 года вступили в силу единые требования к форматам электронных документов (приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н). Теперь электронные документы должны иметь коды. Так, трудовому договору присвойте код 01.006, а согласию работника работать сверхурочно — 02.008. Такая настройка должна быть в информационной системе, где ведете электронный документооборот.

Но все это только предположения. Чтобы разобраться в ситуации, мы обратились с просьбой прокомментировать последнее письмо Минтруда № 146/ООГ-296 к представителям юридического сообщества и Роструда. Что они нам ответили, читайте далее.

Что о новой позиции Минтруда думают юристы и чиновники

Электронные письма с расчетными листками — это надлежащий письменный способ извещения сотрудников о составе зарплаты. В этом убежден Аркадий Вайман, кандидат юридических наук и партнер юридической фирмы АНП «Зенит». Он считает, что компании вправе направлять расчетные листки по электронной почте. Ведь стороны в договоре могут согласовать любой способ обмена документами и сведениями (п. 64 постановления Пленума Верховного суда от 23.06.2015 № 25).

Похожая позиция и у адвоката Марии Поляк. Она тоже считает, что расчетные листки можно рассылать по электронной почте. Но необходимо установить такой способ извещения в локальном акте или трудовом договоре.

Другая позиция у адвоката Олеси Умрихиной. По ее мнению, компании безопаснее работать с учетом новых разъяснений Минтруда. По крайней мере до тех пор, пока не появится судебная практика, которая будет разрешать передачу расчетных листков по электронке. Но если все же решили рассылать листки по электронке, позаботьтесь об информационной безопасности. За утечку персональных данных из расчетных листков Роскомнадзор вправе оштрафовать компанию на сумму до 100 000 руб., директора или главбуха — до 20 000 руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП).

А вот другой юрист Анна Устюшенко считает, что введение в ТК норм об ЭКДО никак не повлияло на право работодателя отправлять расчетные листки на электронную почту сотрудника.

А что же о новой позиции Минтруда думают чиновники из Роструда? Иван Иванович Шкловец, заместитель руководителя Роструда, разъяснил: если все требования закона соблюдены, рассылать расчетные листки можно и по электронной почте.