KPI для бухгалтера: как научить коллег работать быстро и без ошибок

Вас не устраивают результаты работы подчиненных, а их — уровень премий и вознаграждений? Разработайте отдельную систему премирования, которая зависит от эффективности сотрудника. Для этого нужно пройти три шага.

1. Проанализировать работу бухгалтерии;

2. Определить показатели (KPI), за достижение которых бухгалтерам положены премии;

3. Объяснить сотрудникам бухгалтерии новые условия премирования.

Разберем каждый шаг подробнее.

Шаг 1. Проанализируйте работу бухгалтерии

Для анализа соберите данные. Сначала поручите бухгалтерам вести учет времени в специальной ведомости: что каждый из них делал в течение рабочего дня и сколько времени заняло каждое действие. Иначе говоря, попросите делать «фотографии рабочего времени».

Затем данные из всех ведомостей сведите в единую таблицу, например в Excel. По ней сможете сделать выводы об интенсивности работы каждого специалиста и принять решение о перераспределении нагрузки, если это необходимо.

Подробный список задач и данных для анализа смотрите в таблице 1. На основе полученной информации определите, какие нужны изменения.

Шаг 2. Определите показатели, за достижение которых начисляются бонусы

Учитывайте два фактора, когда будете определять соотношение доли фиксированного оклада к премии. Первый: чем выше оклад, тем меньше возможностей влиять на сотрудника. Второй: чем больше целевых показателей влияет на премию, тем существеннее должна быть ее доля в общем доходе работника. Оптимально, когда оклад составляет 70–80 процентов, а на премию приходятся оставшиеся 20–30 процентов.

Для каждого специалиста по бухучету установите ключевые показатели эффективности, или KPI. Увяжите с ними размеры бонусов. Другой вариант: увязать премию с достижением задач бухгалтерии в целом.

Чтобы определиться, на каких направлениях работы сосредоточить усилия, ответьте себе на три вопроса.

1. Что можно считать вкладом бухгалтеров в общий финансовый результат компании?

2. В чем основные задачи бухгалтеров в текущей деятельности?

3. Какие ошибки и недостатки в работе хотелось бы ликвидировать в первую очередь?

К примеру, не стоит включать в показатели успешное прохождение выездной налоговой проверки. По данным статистики ФНС, штрафы и пени практически неизбежны. Поэтому такой показатель не будет влиять на мотивацию сотрудника. Чаще всего результаты выездной проверки мало зависят от работы бухгалтера.

Отбирайте показатели, на которые может повлиять сам бухгалтер. Например, своевременная подготовка показателей для сдачи отчетности, сумма налоговых штрафов и пеней, доначисленных компании за год, количество замечаний в отчете по результатам аудиторской проверки. Примерные KPI для отдела бухгалтерии смотрите в таблице 2.

Для каждого ключевого направления нужно выбрать критерии эффективности и целевые показатели. Необходимо ранжировать показатели по важности и распределить доли этих показателей в общей премии. Чем значительнее доля показателя в премии, тем больше усилий на него будет тратить сотрудник.

KPI можно разработать и для вас как для главбуха — для прозрачности, чтобы было понятно, из каких показателей складываются ваши бонусы и что нужно делать, чтобы получать больше. Сформируйте свою систему KPI в зависимости от задач подразделения и целей предприятия. Например, показатели могут быть такими: своевременная и корректная сдача отчетности и выдача зарплаты сотрудникам компании, отсутствие ошибок в отчетной документации. Другие варианты — в таблице 2.

Шаг 3. Ознакомьте сотрудников с новой системой премирования

Расскажите коллегам о показателях, которых им надо достичь, чтобы получить премию. Объясните, как именно она будет рассчитываться. Предупредите сразу, что система только внедряется и первые три месяца будет работать в тестовом режиме. У коллег есть время к ней привыкнуть и обсудить, надо ли в этой системе что-то скорректировать. Потом руководство может пересмотреть отдельные показатели и их удельный вес. В том числе при изменении задач, стоящих перед отделом, или стратегических целей, поставленных перед компанией в целом. После того как объясните сотрудникам новую систему премирования, составьте план действий по достижению поставленных KPI.