В фонде ответили, какие документы выдавать уволенным
Главное изменение: безопаснее выдавать уволенным выписку не только из раздела 3 РСВ, но и из нового персотчета.
Раньше уволенным сотрудникам в числе других документов вы выдавали выписки из СЗВ-М. Но с 1 января 2023 года СЗВ-М отменили. Теперь компании ежемесячно сдают в инспекцию новый отчет — персонифицированные сведения (п. 7 ст. 431 НК). Делать ли для уволенных выписку из нового отчета? Такой запрос мы направили в СФР, и вот, что нам ответили.
В фонде считают, что компания обязана выдавать работникам те документы, о которых сказано в Законе о персучете (п. 2, 8, 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Какие документы компания представила в СФР и ИФНС, такие и нужно передавать сотрудникам.
В пункте 2 статьи 11 Закона № 27-ФЗ сказано о сведениях из подразделов 1, 2 и 3 новой формы ЕФС-1 — о кадровых мероприятиях, стаже, заработке, дополнительных пенсионных взносах и т. д. Все эти данные вы направляете в СФР.
Пункт 8 статьи 11 Закона № 27-ФЗ говорит о сведениях, которые вы передаете в ИФНС. Среди них данные о сумме заработка, на который начисляли взносы, а также сумма начисленных взносов. Эти цифры есть в разделе 3 РСВ. Выписку из расчета по взносам вы оформляли и до 2023 года.
Новые персонифицированные сведения полностью дублируют раздел 3 РСВ, но в них меньше данных о выплатах и взносах. Есть только один показатель — общая сумма дохода. Но облагаемой базы и суммы взносов в новом отчете нет. Поэтому сотруднику достаточно раздела 3 РСВ: все данные у него будут. Однако учитывая позицию СФР и тот факт, что в Законе № 27-ФЗ четко не сказано, какие именно документы надо выдавать уволенным, безопаснее оформить для бывшего работника оба документа. Это убережет от штрафа: за невыдачу обязательных документов при увольнении трудинспекторы вправе оштрафовать компанию на сумму до 50 000 руб., а директора — до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
Сведения выдавайте только за те периоды, за которые еще не отчитались, и только по конкретному сотруднику. Например, работник уволился 20 марта. За февраль перссведения компания уже подала. Выдайте сотруднику раздел 3 РСВ за I квартал и персонифицированные сведения за март. Включите туда только уволенного работника.
