Как правильно подписать счет‑фактуру, чтобы налоговики не придрались

1. Нужна ли подпись главбуха в счете-фактуре?

Да, нужна. Но право подписи можно передать другому лицу.

Счет-фактуру от имени организации подписывают ее руководитель и главный бухгалтер либо другие лица (п. 6 ст. 169 НК). Например, за главбуха счет-фактуру может визировать его заместитель или бухгалтер-аутсорсер. Главное передать такие полномочия письменно. Если передаете право подписи штатному сотруднику, оформите приказ или доверенность. Можно даже оба документа. Передаете третьему лицу вне штата — составьте только доверенность (п. 3 ст. 29 НК). Заверять ее у нотариуса не обязательно.

2. Кто вправе визировать счета-фактуры за предпринимателя?

Счет-фактуру за предпринимателя вправе подписать тот, кому бизнесмен выдаст нотариально заверенную доверенность. Например, бухгалтеру аутсорсинговой компании. ИП может передать право подписи независимо от вида счета-фактуры: на реализацию, авансовый, корректировочный, исправленный, сводный. Налоговый кодекс не содержит специальных ограничений на этот счет (п. 3 ст. 29, п. 6 ст. 169 НК).

3. Разрешено ли на счетах-фактурах ставить факсимиле?

Нет, подписывать счета-фактуры факсимиле нельзя. На  счетах-фактурах должны стоять «живые» подписи уполномоченных лиц (п. 6 ст. 169 НК). Факсимиле же представляет собой воспроизведение подписей техническими средствами. Счета-фактуры, оформленные с  использованием факсимильных подписей, не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны лично. Принимать НДС к вычету на основании такого документа нельзя (п. 2 ст. 169 НК, письма Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 27.08.2015 № 03-07-09/49478, от 01.06.2010 № 03-07-09/33).

Налоговики против вычета НДС на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью

4. Вправе ли ответственный сотрудник визировать счета-фактуры во время отпуска?

Да, вправе. Но есть риск спора с проверяющими.

Закон не запрещает подписывать счета-фактуры во время отпуска. То есть не важно, когда уполномоченный человек поставил подпись на документе. Главное, чтобы виза была подлинная, а счет-фактура оформлен в течение пяти календарных дней с момента реализации (п. 3 ст. 168 НК). Но инспекторы с настороженностью относятся к документам, которые подписывают в нерабочее время. Если не хотите спорить с ИФНС, безопаснее на время отпуска ответственного лица передать право подписи другому человеку приказом или доверенностью.

5. Указывать ли в счете-фактуре должность уполномоченного лица вместо руководителя или главбуха?

Нет. Реквизиты счета-фактуры «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» — обязательные и унифицированные (п. 5, 6 ст. 169 НК). Менять их недопустимо. Если документ подписывает другой человек, его должность можно указать как дополнительный реквизит, не нарушая типовую форму документа. Например, вы вправе добавить строчку, как на образце ниже.

Образец, как внести в счет-фактуру должность третьего лица — подписанта

6. Кто вправе подписывать счета-фактуры электронной подписью?

Электронный счет-фактуру заверяет усиленной квалифицированной электронной подписью руководитель организации, предприниматель или уполномоченные лица. Причем уполномоченным лицом может быть и главбух (п. 6 ст. 169 НК, п. 8 прил. 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137, п. 1 Порядка, утв. приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н). В этом случае реквизит «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» в электронном счете-фактуре отдельно не заполняйте.

7. Может ли налоговая отказать в вычете НДС, если в счете-фактуре отсутствуют расшифровки подписей?

Да, не исключено, что инспекторы откажут в вычете. Если в счете-фактуре нет расшифровок подписей, проверяющие сочтут, что документ оформлен с нарушениями. Получив такой счет-фактуру, покупатель не сможет зарегистрировать его в книге покупок (п. 3 разд. II прил. 4 к постановлению Правительства № 1137).

Форма счета-фактуры предполагает, что документ должны подписать руководитель и главбух либо ИП. Достаточно полностью указать только фамилии должностных лиц, а имена и отчества обозначить инициалами. Расшифровки подписей необходимы, чтобы установить факт подписания счетов-фактур надлежащими лицами.

8. Можно ли подписывать счета-фактуры черной ручкой?

Да, цвет и  тип ручки не  имеют значения. В  законе нет требований к  цвету чернил и типу ручки, которые надо использовать при подписании счета-фактуры. Поэтому завизировать документ можно чернилами любого цвета: черного, синего, красного. Не важен и тип ручки: перьевая, шариковая или гелевая. Такие разъяснения налоговики давали еще давно (письмо УФНС по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968). Как мы выяснили, сейчас в ФНС придерживаются аналогичной позиции.

9. Могут ли счета-фактуры и товарные накладные визировать разные лица?

Да, могут. Требования от том, что счета-фактуры и первичку обязаны визировать одни и те же сотрудники, в законе нет.

Счет-фактуру должны подписать руководитель и главбух или иное уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК). А ответственность за оформление товарных накладных и другой первички несут сотрудники, которые подписали документ. Перечень таких работников утверждает руководитель организации своим приказом (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Поэтому подписывать документы могут разные лица. Например, счет-фактуру визирует бухгалтер по доверенности, а накладную ТОРГ-12 — кладовщик по приказу директора.

Если счета-фактуры и первичку в компании подписывают разные люди, это не нарушение

10. Как оформить приказ о подписании счета-фактуры за директора и главбуха?

Специальных требований к такому приказу в НК нет. Поэтому при оформлении документа вы вправе ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 или составить приказ в произвольной форме. Главное укажите в нем, кто уполномочен подписывать счета-фактуры за руководителя организации, а кто — за главного бухгалтера (п. 6 ст. 169 НК). Пример приказа о передаче права подписи скачайте к конце статьи.

11. Как составить доверенность на подписание счета-фактуры от имени компании или ИП?

Воспользуйтесь рекомендациями, на которые опираются нотариусы (письмо ФНП от 22.07.2016 № 2668/03-16-3). Укажите в доверенности, кто уполномочен подписывать счета-фактуры. Доверенность можно оформить на бланке компании или чистом листе. Готовый образец скачайте в конце статьи. При желании составить документ можно сразу у нотариуса.